Verpflegungsspesen
Verpflegungsspesen bezeichnen die steuerfreie Vergütung für Mahlzeiten und Verpflegung bei Geschäftsreisen und Arbeitseinsätzen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Spesenabrechnung und beeinflussen sowohl die Steuerregeln als auch die Buchführung.
Was sind Verpflegungsspesen?
Verpflegungsspesen umfassen Mahlzeiten und Nebenkosten (zum Beispiel Kaffee und Snacks), die vom Arbeitgeber übernommen werden, wenn Mitarbeitende auf Geschäftsreise oder bei Einsätzen ausserhalb des regulären Arbeitsortes sind. Ziel ist es, die Mehrkosten für den Lebensunterhalt während der Reise zu decken, ohne dass eine Besteuerung erfolgt, sofern die Ansätze im Rahmen der von der ESTV genehmigten Pauschalen liegen.
Steuerregeln und Pauschalansätze
Die ESTV gibt Richtlinien zu Pauschalspesen vor, die eine steuerfreie Deckung innerhalb festgelegter Ansätze ermöglichen. Die konkreten Pauschalen werden oft durch ein genehmigtes Spesenreglement festgelegt.
| Art der Spesen | Dokumentation | Üblicher Ansatz |
|---|---|---|
| Hauptmahlzeit (Mittag/Abend) | Eigenbeleg oder Quittung | CHF 30.00 pro Mahlzeit |
| Frühstück | Eigenbeleg oder Quittung | CHF 10.00 pro Mahlzeit |
| Ganztagesspesen | Eigenbeleg oder Quittung | CHF 70.00 pro Tag |
Verbuchung von Verpflegungsspesen
Verpflegungsspesen werden auf eigenen Konten im Schweizer Kontenrahmen KMU verbucht, abhängig davon, ob die Beträge lohnausweispflichtig sind oder nicht.
| Konto | Beschreibung | Lohnausweispflichtig |
|---|---|---|
| 6810 | Reise- und Repräsentationsaufwand | Je nach Spesenreglement |
| 6820 | Pauschalspesen | Bei genehmigtem Reglement: Nein |
Buchungsbeispiel
| Transaktion | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aufgelaufene Verpflegungsspesen | Konto 6810 – Reiseaufwand | Konto 2000 – Kreditoren |
| Auszahlung der Verpflegungsspesen | Konto 2000 – Kreditoren | Konto 1020 – Bankguthaben |
Dokumentationsanforderungen
- Eigenbeleg oder Quittung: Dokumentation der Mahlzeiten mit Datum und Betrag.
- Spesenabrechnung : Reisezweck, Zeitraum und zugehörige Verpflegungsspesen angeben.
- Genehmigung: Vorgesetzte oder Controller müssen die Spesenabrechnung visieren.
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Zusammenfassung: Verpflegungsspesen sind ein zentraler Bestandteil der Spesenabrechnung und erfordern korrekte Dokumentation, visierte Abrechnungen und Verbuchung auf den richtigen Konten, um sowohl die Steuerfreiheit als auch eine ordnungsgemässe Buchführung sicherzustellen.