Vollmacht
Eine Vollmacht ist ein rechtliches Dokument, das einer Person (Vollmachtgeber) das Recht gibt, eine andere Person (Bevollmächtigter) in spezifischen oder allgemeinen Angelegenheiten in ihrem Namen handeln zu lassen. In der Schweizer Buchhaltung ist die Vollmacht entscheidend, um eine korrekte Autorisierung von Belegen, Unterschriften und finanziellen Dispositionen sicherzustellen. Vollmachten können schriftlich oder mündlich erteilt werden, für Buchhaltungszwecke wird jedoch stets eine schriftliche Dokumentation gemäss den Anforderungen des Obligationenrechts (OR) und des Schweizerischen Vertragsrechts empfohlen.
Arten von Vollmachten
Es gibt mehrere Arten von Vollmachten, die im Geschäftsleben verwendet werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
| Art der Vollmacht | Umfang | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Generalvollmacht | Gibt dem Bevollmächtigten das Recht, in allen angegebenen Angelegenheiten im Namen des Vollmachtgebers zu handeln. | Täglicher Geschäftsbetrieb, Bezahlung von Rechnungen |
| Spezialvollmacht | Gibt dem Bevollmächtigten das Recht, eine bestimmte Handlung oder einen bestimmten Vertrag auszuführen. | Verkauf eines Vermögenswerts, Vertragsabschluss |
| Prokura | Eine besondere Handlungsvollmacht gemäss OR Art. 458 ff., die weitgehende Vertretungsbefugnisse verleiht. | Vertretung für Kapitalgesellschaften |
Siehe auch Aktienrecht für Details zur Prokura.
Vollmacht in der Buchhaltungspraxis
In der Buchhaltungsabteilung müssen Vollmachten dokumentiert und für die Revision und interne Kontrolle aufbewahrt werden. Nachfolgend einige wichtige Anwendungsfälle:
- Visierung: Die Genehmigung von Rechnungen und Belegen erfordert häufig, dass der Bevollmächtigte über die erforderliche Vollmacht verfügt, um Verpflichtungen zu bestätigen. Siehe Visierung .
- Handelsregistereintrag: Eine schriftliche Vollmacht kann bei der Bestellung eines Handelsregisterauszugs beim Handelsregisteramt beigelegt werden.
- Bankvollmacht: Wird verwendet, um Banktransaktionen und Unterschriften auf dem Geschäftskonto zu autorisieren.
- Vertragsvollmacht: Stellt sicher, dass Verträge von Personen mit der richtigen Delegation unterzeichnet werden, beispielsweise der Arbeitsvertrag, der von der Geschäftsleitung unterzeichnet wird.
Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften
Bei Buchprüfungen und Revisionen ist es entscheidend, die Vollmachtsdokumentation vorweisen zu können. Die folgenden Punkte sollten stets erfüllt sein:
- Die Vollmacht sollte schriftlich, datiert und vom Vollmachtgeber unterzeichnet sein.
- Der Vollmachtgeber muss mit Name, Funktion und UID-Nummer spezifiziert werden.
- Die Identität des Bevollmächtigten wird dokumentiert, beispielsweise über das Personalregister.
- Aufbewahrung gemäss den Anforderungen des OR Art. 958f, das eine Aufbewahrung von Belegen und zugehöriger Dokumentation von mindestens 10 Jahren vorschreibt.
- Interne Abläufe für die periodische Überprüfung und Aktualisierung von Vollmachten.
Zusammenfassung
Die Vollmacht ist ein grundlegender Bestandteil der internen Kontrolle und der Autorisierungsprozesse in der Buchhaltung. Durch die Dokumentation und Einhaltung klarer Abläufe bei der Vollmachtsverwaltung stellen Unternehmen sicher, dass finanzielle Dispositionen von den richtigen Personen ausgeführt werden und die Anforderungen des Obligationenrechts (OR) eingehalten werden.
