Beglaubigte Kopie
Eine beglaubigte Kopie ist ein bestätigtes Exemplar eines Originalbelegs, das verwendet wird, um Dokumentation und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung sicherzustellen. Durch die Ausstellung einer beglaubigten Kopie kann das Unternehmen Kopien wichtiger Belege handhaben, ohne das Original verteilen zu müssen, und gleichzeitig die Anforderungen des Obligationenrechts (OR) und der ordnungsmässigen Buchführung erfüllen.
Was ist eine beglaubigte Kopie?
Eine beglaubigte Kopie ist eine bestätigte Kopie eines Originalbelegs, die mit einer Beglaubigung (Unterschrift oder Stempel) versehen ist, die bestätigt, dass die Kopie mit dem Originaldokument identisch ist. Dies verleiht der Kopie rechtliche Gültigkeit und ermöglicht die Bearbeitung der Dokumentation, ohne das Original an mehrere Stellen verteilen zu müssen.
Warum beglaubigte Kopien verwenden?
Die Verwendung beglaubigter Kopien bietet mehrere Vorteile:
- Reduziertes Risiko des Verlusts oder der Beschädigung von Originalbelegen
- Bessere interne Kontrolle und Nachvollziehbarkeit
- Einfachere Übergabe von Dokumentation an externe Parteien
- Erfüllung der Anforderungen an die Buchführung und Dokumentation
Gesetzliche Anforderungen und ordnungsmässige Buchführung
Das Obligationenrecht (OR) und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) stellen klare Anforderungen an die Dokumentation von Buchungsbelegen. Bei der Verwendung beglaubigter Kopien muss das Unternehmen sicherstellen, dass Beglaubigung und Aufbewahrung den Bestimmungen für Primärbelege und die Aufbewahrungspflicht entsprechen, wie in Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen beschrieben.
Anforderungen an die Gestaltung beglaubigter Kopien
Damit eine beglaubigte Kopie gültig ist, sollte sie Folgendes enthalten:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Beglaubigung | Unterschrift oder Stempel, der bestätigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt |
| Datum und Ort | Zeitpunkt der Beglaubigung |
| Name des Beglaubigenden | Vollständiger Name der beglaubigenden Person |
| Verweis auf das Original | Referenz- oder Journalnummer des Originalbelegs |
Wie wird eine beglaubigte Kopie ausgestellt?
Befolgen Sie diese Schritte bei der Ausstellung einer beglaubigten Kopie:
- Finden Sie den Originalbeleg und notieren Sie die Journal- oder Referenznummer.
- Erstellen Sie eine deutliche Kopie des Originaldokuments.
- Bringen Sie die Beglaubigung an: Unterschrift, Stempel, Datum und Ort.
- Fügen Sie den Verweis auf den Originalbeleg hinzu.
- Verteilen Sie die beglaubigte Kopie an die entsprechenden Empfänger und archivieren Sie die Kopie.
Aufbewahrung und Archivierung
Beglaubigte Kopien gelten als Primärdokumentation und müssen zusammen mit den übrigen Belegen gemäss dem Obligationenrecht (OR) aufbewahrt werden. Siehe auch unseren Artikel über Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen für Details zu Aufbewahrungsfristen.
Tabelle: Vergleich der Dokumenttypen
| Dokumenttyp | Beschreibung |
|---|---|
| Originalbeleg | Rechnung, Quittung, Vertrag oder anderes Primärdokument |
| Beglaubigte Kopie | Bestätigte Kopie eines Originalbelegs mit Unterschrift oder Stempel |
Zusammenfassung
Beglaubigte Kopien sind ein einfaches, aber wichtiges Werkzeug in der Schweizer Buchhaltung, um sicherzustellen, dass Dokumentation verteilt und aufbewahrt werden kann, ohne dass Originalbelege ständig gehandhabt werden müssen. Durch die Einhaltung der Anforderungen an Beglaubigung, Referenzierung und Aufbewahrung erfüllen beglaubigte Kopien sowohl gesetzliche Anforderungen als auch die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung.