Konto 7160 – Verpflegungskosten, nicht deklarationspflichtig
Konto 7160 – Verpflegungskosten, nicht deklarationspflichtig ist ein Konto im Schweizer Kontenrahmen KMU, das zur Erfassung von Verpflegungskosten, die nicht deklarationspflichtig sind, verwendet wird.
Was sind nicht deklarationspflichtige Verpflegungskosten?
- Nicht deklarationspflichtige Verpflegungskosten erfordern keine besondere Deklaration im Lohnausweis .
- Solche Kosten decken Ausgaben für Mahlzeiten und Kleinverpflegung innerhalb der steuerfreien Pauschalansätze der ESTV.
Beispiele für nicht deklarationspflichtige Verpflegungskosten
| Art der Verpflegungskosten | Dokumentation | Bemerkung |
|---|---|---|
| Einfache Verpflegung (steuerfreier Pauschalansatz) | Belege oder Vereinbarung | Gemäss Pauschalansätzen der ESTV |
| Doppelte Verpflegung (steuerfreier Pauschalansatz) | Belege oder Vereinbarung | Gemäss Pauschalansätzen der ESTV |
| Kleinverpflegung (Kaffee, Früchte u. Ä.) | Belege oder Quittung | Gedeckt bis zum Pauschalansatz pro Tag |
Verbuchung und Dokumentation
Bei der Verbuchung von nicht deklarationspflichtigen Verpflegungskosten auf Konto 7160 sollten Sie:
- Alle relevanten Belege und Vereinbarungen sammeln.
- Klar zwischen deklarationspflichtigen und nicht deklarationspflichtigen Verpflegungskosten unterscheiden.
- Gemäss den steuerfreien Pauschalansätzen der ESTV dokumentieren.
| Transaktion | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Angefallene Verpflegungskosten | Konto 7160 – Verpflegungskosten | Konto 2000 – Verbindlichkeiten |
| Auszahlung der Verpflegungskosten | Konto 2000 – Verbindlichkeiten | Konto 1020 – Bankguthaben |
Routinen für Ansätze und Kontrolle
| Szenario | Massnahme | Ansatzreferenz |
|---|---|---|
| Inlandsreise über sechs Stunden | Spesenabrechnung gegen Pauschalansatz vor Auszahlung abstimmen | ESTV-Pauschalansätze |
| Reisen mit Übernachtung | Belege gegen gewählte Unterkunftsform (Hotel, Wohnung, privat) prüfen | Wie oben |
| Auslandsreise | Land, Stadt und Zeitraum dokumentieren und geltende Ansätze anwenden | Ansatztabelle pro Land |
Halten Sie Ansätze aktuell, indem Sie Änderungen zum Jahreswechsel prüfen, und dokumentieren Sie die Kontrollroutine im internen Handbuch. Bei Reisen ohne Belege sollten Vorgesetzte Spesenabrechnungen mit Begründung visieren.
Häufige Fehler vermeiden
- Fehlende Einreichung einer unterschriebenen Spesenabrechnung .
- Verwendung von Konto 7160 für Kosten, die eigentlich deklarationspflichtig sind und auf Konto 7150 gehören.
- Fehlende Dokumentation für Kleinverpflegung bei Tagesreisen.
- Auszahlung von Ansätzen, die den Pauschaltarif übersteigen, ohne Lohnausweis-Deklaration.
Automatisierung und Nachvollziehbarkeit
Digitale Spesenabrechnungssysteme erleichtern die Dokumentation von Verpflegungskosten. Durch die Kombination von ReAI mit API-Integrationen erhalten Sie automatische Kontrolle gegen Ansätze, Visierung und korrekten Belegfluss.
Übersicht
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Kontonummer | 7160 |
| Konto | Verpflegungskosten, nicht deklarationspflichtig |
| Kontotyp | Betriebsaufwand |
| Zweck | Erfassung von steuerfreien Verpflegungskosten |
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Konto 7160 – Verpflegungskosten, nicht deklarationspflichtig hilft Ihnen, steuerfreie Verpflegungskosten in der Buchhaltung klar abzugrenzen.