Kilometerentschädigung
Kilometerentschädigung ist eine steuerfreie Vergütung pro Kilometer für die Nutzung des Privatfahrzeugs bei dienstlichen und berufsbedingten Fahrten. Korrekte Dokumentation und Buchführung der Kilometerentschädigung sichern den richtigen Steuerabzug und die Compliance mit Schweizer Vorschriften.
Was ist eine Kilometerentschädigung?
Die Kilometerentschädigung kompensiert Mitarbeitende oder Selbständigerwerbende für Kosten, die bei der Nutzung des Privatfahrzeugs für dienstliche Zwecke entstehen. Die Vergütung wird als Betrag pro Kilometer gemäss den Ansätzen der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) festgelegt.
Rechtsgrundlage und Regelwerk
Gemäss der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises und den kantonalen Steuerverordnungen müssen alle, die einen Abzug für Fahrzeugkosten geltend machen, die geschäftliche Nutzung mit einem genau geführten Fahrtenbuch belegen.
Steuerregeln und Ansätze
Die ESTV und die kantonalen Steuerbehörden legen Ansätze für die Kilometerentschädigung fest, die eine steuerfreie Deckung bis zum festgelegten Betrag pro Kilometer ermöglichen. Der übliche Ansatz beträgt CHF 0.70/km für Personenwagen.
Dokumentationsanforderungen
Für eine steuerfreie Kilometerentschädigung müssen Sie dokumentieren:
- Zweck der Reise, Datum und Ziel
- Start- und Endkilometerstand
- Gesamtzahl der Kilometer
- Zuordnung zur Dienstfahrt im Fahrtenbuch
Buchführung der Kilometerentschädigung
| Konto | Beschreibung | Lohnausweispflichtig |
|---|---|---|
| 6270 | Fahrzeugentschädigung, lohnausweispflichtig | Ja |
| 6271 | Fahrzeugentschädigung, nicht lohnausweispflichtig | Nein |
Buchungsbeispiel
| Transaktion | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aufgelaufene Kilometerentschädigung | 6270 | 2000 |
| Auszahlung der Kilometerentschädigung | 2000 | 1020 |
Praktische Routinen
Tägliche Erfassung
- Erfassen Sie alle Fahrten mit korrektem Kilometerstand im Fahrtenbuch .
- Notieren Sie Zweck und allfällige Besprechungen oder Lieferungen.
- Kontrollieren Sie die Gesamtsummen am Ende des Tages.
Monatliche Nachverfolgung
- Sammeln Sie Spesenabrechnungen und Fahrberichte
- Überprüfen Sie, dass alle Tage und Fahrten dokumentiert sind
- Analysieren Sie Fahrmuster zur Optimierung der Kosten
Digitale Lösungen und Integration
Moderne Lösungen können Erfassung, Berechnung und Integration mit Buchhaltungssystemen automatisieren.
Typische Funktionen umfassen:
- GPS-basierte Erfassung von Start, Stopp und Distanz
- Automatische Kategorisierung von Geschäftsfahrten
- Direkte Integration mit Buchhaltungssystemen
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Zusammenfassung
Die Kilometerentschädigung ist ein zentrales Instrument, um eine steuerfreie Kompensation von Fahrzeugkosten bei Dienstfahrten sicherzustellen. Durch die Einhaltung der ESTV-Ansätze, eine genaue Dokumentation im Fahrtenbuch und die korrekte Verbuchung der Transaktionen können Unternehmen die Steuervorteile maximieren und den administrativen Aufwand reduzieren.