Automatisierte Belegbuchung
Warum die Belegbuchung automatisieren?
Automatisierte Belegbuchung reduziert manuelle Eingaben, verbessert die Qualität und schafft Zeit für Analysen. Mit ReAI werden maschinelles Lernen, Regelmotor und menschliche Kontrolle kombiniert, sodass Abweichungen erkannt werden, bevor sie die Berichterstattung beeinflussen. Eine korrekte Einrichtung sorgt dafür, dass die Saldobilanz stets aktuell und bereit für die Kontrollen des Buchhaltungskurses ist.
Quelldaten und Anreicherung
| Quelltyp | Beispieldaten | Automatisierte Kontrollen |
|---|---|---|
| Bankströme | Kontoauszüge, Zahlungseingänge | Abgleich mit offenen Posten und QR-Referenz |
| Lieferantenrechnungen | E-Rechnung, PDF | Validierung mit Rechnungstolke |
| Quittungsdaten | Mobilquittungen, Kassensystem, Kreditkarte | Kontrollroutinen via digitale Quittungsverarbeitung |
| Lohntransaktionen | Lohnabrechnungsdaten, Lohndateien | Abstimmung gegen Sozialversicherungsbeiträge |
| Projektdaten | Stunden, Kostenträger | Periodenabgrenzung und Verteilungsschlüssel |
Die KI klassifiziert Belege basierend auf früheren Kontrollen und maschinellem Lernen. Abweichungen werden mit Kontext zur manuellen Beurteilung weitergeleitet, damit der Controller die Entscheidung direkt im Workflow dokumentieren kann.
Prozessablauf
- Belegdaten via API, E-Rechnung, Bankintegration oder Import einholen
- ReAI schlägt Konto, MWST-Code und Dimensionen basierend auf der Historie vor
- Das System fügt Kontrollschritte mit Zwei-Stufen-Freigabe ein, bei der rollenbasierte Zugriffssteuerung erforderlich ist
- Freigegebene Belege werden gebucht und mit der Nebenbuchhaltung synchronisiert, während Abstimmungslisten aktualisiert werden
- Abweichungen und unsichere Vorschläge werden mit Begründung und empfohlenen Massnahmen an Fachverantwortliche weitergeleitet
Kontrollpunkte, die vorhanden sein müssen
- Definieren Sie Toleranzgrenzen für Abweichungen, z. B. Beträge oder neue Lieferanten
- Erstellen Sie Regeln, wann Belege zur manuellen Prüfung gestoppt werden sollen
- Überwachen Sie Kennzahlen wie Fehlerrate im Belegfluss und benchmarken Sie gegen die Werte im Kennzahlen-Leitfaden
- Dokumentieren Sie das Änderungsprotokoll, damit die Revision Kontierungsänderungen nachverfolgen kann
- Aktualisieren Sie Checklisten entsprechend neuer Anforderungen der GeBüV
Implementierung in ReAI
- Analysephase: Identifizieren Sie, welche Belegarten das grösste Volumen und den grössten Nutzen bei der Automatisierung bieten
- Pilot: Nutzen Sie einen abgegrenzten Bereich, z. B. Spesenbelege, und vergleichen Sie das Ergebnis manuell
- Rollout: Skalierung auf weitere Belegarten, kombiniert mit Schulung und aktualisierten Verfahrensbeschreibungen
- Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie Rückmeldungen und Systemprotokolle, um das Modell weiterzutrainieren
Wenn der Prozess etabliert ist, können Sie den Belegfluss mit der Liquiditätsüberwachung und automatisierten Berichterstattung für den Verwaltungsrat verknüpfen. So wird es einfacher, die Anforderungen des Jahresabschlusskurses zu erfüllen.
Best Practices für das Team
- Teilen Sie ein Dashboard für den Belegstatus in Fachmeetings, damit alle Engpässe erkennen
- Kombinieren Sie Automatisierung mit Warnungsgrenzen für MWST-Fehler, damit die Finanzverantwortlichen vor der Einreichung benachrichtigt werden
- Stellen Sie sicher, dass Lohndaten aus einem qualitätsgesicherten System stammen, z. B. nach den Routinen im Lohnkurs
- Erstellen Sie kurze Videobibliotheken oder Verfahrensanleitungen, die zeigen, wie man Belege freigibt und ablehnt
Nächste Schritte
- Nutzen Sie die Checklisten aus dem Rechnungskurs zur Sicherstellung vollständiger Dokumentation der Kundenforderungen
- Richten Sie eine eigene Berichtsseite für Belegabweichungen ein, die die Vorbereitung der Quartalsberichterstattung erleichtert
- Evaluieren Sie den Nutzen quartalsweise und berichten Sie über eingesparte Zeit, reduzierte Fehler und verbessertes Revisionsspor