Elektronische Signatur in der Buchhaltung

Die elektronische Signatur ermöglicht es, Buchhaltungsdokumente digital mit rechtsverbindlicher Wirkung zu genehmigen. In Kombination mit Workflows in ReAI werden Nachvollziehbarkeit, Integrität und Zeiteinsparungen in der Finanzfunktion sichergestellt.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein digitaler Mechanismus, der die Identität der unterzeichnenden Person bestätigt und die Authentizität des Dokuments sicherstellt. In der Schweiz basieren die Lösungen auf dem ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) und der eIDAS-Verordnung, was die Signaturen in den meisten Buchhaltungskontexten rechtsverbindlich macht.

Schlüsselbegriffe

Authentifizierung: Überprüfung, wer unterschreibt — zum Beispiel mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Integrität: Das Dokument ist nach der Unterzeichnung unverändert und über Hash-Werte nachvollziehbar.
Nichtabstreitbarkeit: Die Signatur kann nachträglich nicht bestritten werden, da die Identität protokolliert ist.

Typen elektronischer Signaturen

Signaturtyp	Beschreibung	Typische Verwendung in der Buchhaltung
Einfache elektronische	PIN-Code oder E-Mail-Bestätigung	Interne Genehmigungen
Fortgeschrittene elektronische	Eindeutige Signatur, die an die Identität gebunden und von der unterzeichnenden Person kontrolliert wird	Verträge, Vereinbarungen
Qualifizierte elektronische	Zertifikat, ausgestellt von einem anerkannten Anbieter mit physischer Identitätsprüfung	Jahresabschluss, Revision

Anforderungen und Regelwerk

Das Obligationenrecht stellt Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, sichere Aufbewahrung und Dokumentation von Genehmigungen. Um diese zu erfüllen, sollten Sie:

Signierte Dokumente in einem System speichern, das die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellt.
Die Signatur mit einer Dokumentnummer verknüpfen, damit sie zum Beleg zurückverfolgt werden kann.
Den Signierungsprozess in der internen Kontrolle des Unternehmens beschreiben.
Sicherstellen, dass Protokolldaten für die Revisionsstelle und den Verwaltungsrat zugänglich sind.

Siehe auch den Leitfaden zur Integrität , um sicherzustellen, dass Daten zwischen Signierung und Archivierung nicht manipuliert werden.

Workflow mit ReAI

Schritt	Aktivität	Ergebnis
1	Dokument aus ReAI erstellen und zur Signierung senden	Belegdaten werden verschlüsselt übermittelt
2	Unterzeichnende Person authentifiziert sich	Identität wird bestätigt
3	Signatur wird zusammen mit Dokument und Zeitstempel gespeichert	Vollständiger Prüfpfad
4	Genehmigtes Dokument aktualisiert die Buchhaltung automatisch	Beleg wird gebucht und markiert

Ein solcher Workflow kann mit der API-Integration und Automatisierung verbunden werden, um sicherzustellen, dass fertig signierte Dokumente ohne manuelle Schritte archiviert und gebucht werden.

Vorteile für die Finanzfunktion

Schnellere Entscheidungen: Die Signatur kann vom Mobilgerät aus durchgeführt werden, unabhängig vom Standort der Führungsperson.
Bessere Kontrolle: Prüfpfad mit Zeitstempel und IP-Adresse gibt Sicherheit bei Prüfungen.
Reduziertes Risiko: Weniger manuelles Papierhandling reduziert Fehlerquellen und Dokumentenverlust.
Bessere Zusammenarbeit: Mehrere Personen können dasselbe Dokument in der richtigen Reihenfolge mit klaren Rollen signieren.

So wählen Sie die richtige Lösung

Kritischer Faktor	Was Sie prüfen sollten	Frage an den Anbieter
Integrationen	Unterstützt die Lösung ReAI, ERP und Fachsysteme über offene APIs?	Welche fertigen Integrationen gibt es?
Sicherheit	Verschlüsselung, Datenspeicherung in der Schweiz/EU und Zertifizierungen	Welche Zertifizierungen (ISO 27001) haben Sie?
Benutzererfahrung	Einfach für interne und externe Unterzeichnende	Wie funktioniert die Signierung auf dem Mobilgerät?
Archivierung	Langzeitspeicherung gemäss GeBüV	In welchem Format werden die Dokumente danach geliefert?

Dokumentation und Überprüfbarkeit

Speichern Sie den Signaturnachweis zusammen mit der PDF- oder XML-Version des Dokuments.
Nutzen Sie Metadatenfelder, um Signatur-ID, Zeitstempel und Signatur-Referenz zu speichern.
Aktivieren Sie Benachrichtigungen, wenn Dokumente nicht innerhalb der Frist signiert werden.
Testen Sie das Auffinden regelmässig, damit die Revisionsstelle Dokumentation schnell finden kann.