Rechnungsstellung
Rechnungsstellung ist der Prozess des Erstellens, Versendens und Nachverfolgens von Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen erbracht hat. Rechnungsstellung ist ein zentrales Element der Liquiditätssteuerung, Buchführung und Finanzberichterstattung. Siehe auch: Auftragsbestätigung
Was ist Rechnungsstellung?
Rechnungsstellung umfasst alle Aktivitäten rund um die Ausstellung von Rechnungen — von der Erstellung der Rechnungsgrundlage bis zum Empfang und zur Nachverfolgung von Zahlungen. Ein guter Rechnungsstellungsprozess gewährleistet:
- Korrekten Inhalt gemäss den gesetzlichen Anforderungen
- Zeitnahen Versand und Nachverfolgung für gute Liquidität
- Automatisierung zur Reduzierung manueller Arbeit
- Integration mit Buchhaltungssystemen und Zahlungslösungen
Schritte im Rechnungsstellungsprozess
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Rechnung erstellen | Kundeninformationen, Liefer- und Preisdetails zusammenstellen |
| 2. Rechnung versenden | Rechnung elektronisch oder per Post an den Kunden übermitteln |
| 3. Zahlung überwachen | Fälligkeiten nachverfolgen, Unstimmigkeiten klären und bei Bedarf Mahnungen versenden |
| 4. Buchführung | Zahlungen erfassen und Belege in der Buchhaltung abschliessen |
Arten der Rechnungsstellung
In der Schweiz gibt es mehrere Methoden zum Versenden von Rechnungen:
- Papierrechnungen: Traditioneller Ausdruck und Postzustellung
- PDF via E-Mail: Einfache Verteilung als digitale Kopie
- Elektronische Rechnungsstellung: Strukturiert via QR-Rechnung oder eBill
Best Practices und Tipps
- Verwenden Sie ein Rechnungsprogramm , um den Arbeitsablauf zu automatisieren.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen des Obligationenrechts (OR) einhalten, um Revisionsabweichungen zu vermeiden.
- Implementieren Sie automatische Mahnungen, um den Cashflow zu verbessern.
- Dokumentieren Sie interne Abläufe für die Rechnungsstellung und schulen Sie die Mitarbeitenden entsprechend.
Siehe auch Was ist eine Rechnung? für eine vertiefte Übersicht über Rechnungsinhalte und Anforderungen.