Was sind Mahnung und Mahngebühr?

Mahnung und Mahngebühr sind wichtige Instrumente für Unternehmen, die fällige Rechnungen einziehen möchten. Wenn ein Kunde nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt, kann das Unternehmen eine Mahnung mit zugehöriger Gebühr versenden, um die administrativen Kosten zu decken und zur raschen Zahlung zu motivieren.

1. Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung, die an Kunden gesendet wird, deren Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nach Fälligkeit unbezahlt geblieben sind. Die Mahnung dient als Erinnerung und Dokumentation des Zahlungsverzugs.

Rechtliche Grundlage

In der Schweiz ist die Mahnung im Obligationenrecht (OR) geregelt. Ein Schuldner gerät in Verzug, wenn er nach Fälligkeit und Mahnung nicht leistet (OR Art. 102 Abs. 1). Bei Forderungen mit bestimmtem Verfalltag tritt der Verzug automatisch ein (OR Art. 102 Abs. 2). Die Folge des Verzugs — insbesondere der Verzugszins — ist in OR Art. 104 geregelt.

Wann darf eine Mahnung versendet werden?

• Sofort nach Fälligkeit, wenn kein bestimmter Zahlungstermin vereinbart wurde
• Nach Ablauf der Zahlungsfrist, wenn eine längere Zahlungsfrist vereinbart ist
• Nur für fällige Forderungen — zukünftige Zahlungen können nicht gemahnt werden

2. Was ist eine Mahngebühr?

Eine Mahngebühr ist ein Betrag, der erhoben wird, um die administrativen Kosten der Mahnung zu decken. Die Gebühr muss verhältnismässig sein und im Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand stehen.

Zulässige Mahngebühren

In der Schweiz gibt es keine gesetzlich festgelegten Höchstbeträge für Mahngebühren. Es gilt jedoch der Grundsatz der Verhältnismässigkeit — die Gebühr muss den tatsächlichen Kosten entsprechen. In der Praxis haben sich folgende Richtwerte etabliert:

Mahngebühren im B2B-Bereich

Für B2B-Transaktionen gelten keine speziellen Einschränkungen. Hier können erhoben werden:

• Tatsächliche Kosten des Mahnaufwands
• Vertraglich vereinbarte Mahngebühren, falls im Vertrag geregelt
• Pauschalen, sofern sie verhältnismässig sind

3. Anforderungen an eine Mahnung

Inhaltliche Anforderungen

Eine wirksame Mahnung sollte enthalten:

• Eindeutige Identifikation des Gläubigers
• Bezug zur ursprünglichen Forderung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag)
• Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
• Neue Zahlungsfrist (üblicherweise 10–14 Tage)
• Mahngebühr und Begründung
• Konsequenzen bei ausbleibender Zahlung

Formale Anforderungen

• Schriftliche Form (Brief, E-Mail oder elektronisch)
• Klare Sprache, die der Kunde versteht
• Dokumentation, dass die Mahnung versendet wurde
• Angemessene Frist vor weiteren Massnahmen

Besondere Regeln bei Privatpersonen

Bei Mahnungen an Privatpersonen gelten erhöhte Sorgfaltspflichten:

• Mahngebühren müssen verhältnismässig sein und dürfen nicht übersetzt werden
• Drohungen mit Betreibung müssen sachlich und nicht einschüchternd formuliert sein
• Verzugszinsberechnung muss den gesetzlichen Regeln folgen (5 % p. a., OR Art. 104)
• Informationspflicht über die Rechte des Schuldners

4. Buchführung von Mahngebühren

Verbuchung von Mahngebühren

Mahngebühren werden gemäss Buchführungsregeln als übriger Betriebsertrag verbucht:

Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (1100)    CHF 30
Haben: Übriger Betriebsertrag (3400)                       CHF 30

MWST-Behandlung

Mahngebühren sind nicht MWST-pflichtig, da sie nicht als Entgelt für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen gelten. Die Gebühr wird ohne Mehrwertsteuer verbucht.

Nachverfolgung in der Debitorenbuchhaltung

Mahngebühren werden in der Debitorenbuchhaltung als Zusatzposten auf dem Kundenkonto erfasst:

• Ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert
• Mahngebühr wird als eigene Position hinzugefügt
• Gesamtausstehend ergibt sich aus ursprünglichem Betrag plus Mahngebühr
• Fälligkeitsspiegel zeigt sowohl Hauptforderung als auch Zuschläge

5. Mahnprozess und Best Practices

Strukturierter Mahnprozess

Ein effektiver Mahnprozess folgt dieser Struktur:

1. Überwachung der Fälligkeitsdaten
2. Automatische 1. Mahnung 7–14 Tage nach Fälligkeit
3. 2. Mahnung 14–21 Tage nach der ersten Mahnung
4. 3. Mahnung mit Androhung einer Betreibung
5. Beurteilung der weiteren Massnahmen

Kommunikationsstrategie

• Professioneller Ton in sämtlicher Kommunikation
• Klare Fristen für die Zahlung
• Flexibilität bei vorübergehenden Zahlungsschwierigkeiten
• Dokumentation aller Kontakte
• Nachverfolgung vereinbarter Zahlungsvereinbarungen

Technische Lösungen

Moderne Fakturierungssysteme bieten:

• Automatischen Mahnversand basierend auf Fälligkeitsdaten
• Integrierte Mahngebühren-Berechnung
• E-Mail-Versand von Mahnungen
• Berichterstattung über ausstehende Forderungen
• Anbindung an das Buchhaltungssystem

6. Rechte und Pflichten

Rechte des Schuldners

Ein Kunde, der eine Mahnung erhält, hat das Recht auf:

• Einsicht in die Grundlage der Forderung
• Bestreitung unrechtmässiger Forderungen
• Zahlungsvereinbarungen bei Zahlungsschwierigkeiten
• Beanstandung unverhältnismässiger Mahngebühren
• Rechtliche Beratung bei Streitigkeiten

Pflichten des Gläubigers

Als Gläubiger ist man verpflichtet zu:

• Verhältnismässigen Mahngebühren, die im Verhältnis zum Aufwand stehen
• Korrekter Information über Forderung und Rechte
• Dokumentation der ursprünglichen Forderung
• Einhaltung von Zahlungsvereinbarungen
• Beachtung des Obligationenrechts und des SchKG

Sanktionen bei Verstössen

Verstösse gegen die Regeln können folgende Konsequenzen haben:

• Verwirkung des Anspruchs auf Mahngebühren
• Schadenersatzpflicht gegenüber dem Schuldner
• Aufsichtsrechtliche Massnahmen bei professionellen Inkassounternehmen
• Reputationsschäden und Verlust von Kundenbeziehungen

7. Automatisierung und Systeme

Integrierte Lösungen

Moderne Buchhaltungssysteme bieten integrierte Mahnfunktionen:

• Automatische Generierung von Mahnungen
• Regelbasierte Nachverfolgung nach Fälligkeitsdaten
• Gebührenberechnung gemäss hinterlegten Sätzen
• Berichterstattung über Mahnaktivitäten
• Anbindung an Zahlungslösungen wie LSV+ und eBill

Digitale Kanäle

Mahnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden:

• E-Mail mit Lesebestätigung
• SMS für dringende Erinnerungen
• Kundenportale mit Selbstbedienung und Online-Zahlung
• eBill für automatische Verarbeitung
• Briefpost bei formellen Anforderungen

8. Steuerliche Aspekte

Ertragserfassung von Mahngebühren

Mahngebühren werden als Ertrag erfasst, wenn sie anfallen, nicht erst bei Bezahlung. Dies folgt dem Grundsatz der periodengerechten Abgrenzung gemäss OR Art. 958.

Abschreibung von Forderungsverlusten

Falls Mahngebühren als Verlust abgeschrieben werden müssen:

Soll: Debitorenverluste (3805)                          CHF 30
Haben: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (1100)  CHF 30

MWST-Konsequenzen

• Mahngebühren sind nicht MWST-pflichtig
• Verluste auf Mahngebühren beeinflussen die MWST-Abrechnung nicht
• Eingegangene Mahngebühren werden nicht als MWST-pflichtiger Ertrag geführt

9. Interne Kontrolle und Nachverfolgung

Abläufe für die Mahnüberwachung

Feste Abläufe einrichten für:

• Tägliche Überwachung der Fälligkeitsdaten
• Wöchentliche Berichterstattung über ausstehende Forderungen
• Monatliche Überprüfung der Mahneffektivität
• Vierteljährliche Analyse des Kundenzahlungsverhaltens
• Jährliche Überprüfung der Mahngebühren-Sätze

Kennzahlen für die Nachverfolgung

Wichtige Kennzahlen für die Mahnaktivität:

10. Alternativen zur Mahnung

Vorbeugende Massnahmen

Um den Bedarf an Mahnungen zu reduzieren:

• Bonitätsprüfung bei neuen Kunden
• Vorauszahlung bei Risikokunden
• Kürzere Zahlungsfristen bei Unsicherheit
• Rechnungsgebühren zur Risikoabdeckung
• Zahlungsgarantien bei grossen Lieferungen

Alternative Einzugsmethoden

Bei wiederholten Zahlungsschwierigkeiten:

• Factoring — Verkauf von Forderungen an ein Factoringunternehmen
• Inkassobüro für professionelle Forderungseintreibung
• Betreibung bei grösseren Beträgen über das Betreibungsamt
• Schlichtungsbehörde für kleinere Streitigkeiten
• Konkursantrag bei Insolvenz des Schuldners

Zusammenfassung

Mahnung und Mahngebühr sind wichtige Instrumente für die Nachverfolgung fälliger Kundenforderungen. Die wichtigsten Punkte:

• Keine gesetzlichen Höchstbeträge in der Schweiz, aber Verhältnismässigkeit ist Pflicht
• B2B-Kunden können mit den tatsächlichen Kosten belastet werden
• Buchführung als übriger Betriebsertrag (3400) ohne MWST
• Inhaltliche Anforderungen an Form und Inhalt beachten
• Dokumentation und Nachverfolgung sind unverzichtbar

Ein strukturierter Mahnprozess mit modernen Systemen und klaren Abläufen sichert eine effektive Nachverfolgung und bessere Liquidität für das Unternehmen.