Barkasse in der Buchhaltung – Leitfaden zu Verwendung und Handhabung

Die Barkasse ist die physische Kasse, die Unternehmen zur Aufbewahrung und Registrierung von Bargeld aus Verkäufen und anderen Einzahlungen verwenden. Eine korrekt geführte Barkasse gewährleistet eine genaue Buchführung, gute interne Kontrolle und die Einhaltung der Schweizer Gesetzesanforderungen. In diesem Leitfaden erhalten Sie eine umfassende Übersicht darüber, was eine Barkasse ist, welche Anforderungen und Verfahren gelten sowie Best Practices für die sichere Handhabung.

Der Artikel basiert auf dem Kassenprinzip, bei dem alle Bargeldtransaktionen zum Zeitpunkt des Geldflusses verbucht werden. Lesen Sie mehr über das Prinzip unter Kassenprinzip .

Was ist eine Barkasse?

Die Barkasse ist ein physischer Behälter für Bargeld, der im täglichen Betrieb verwendet wird, oft zusammen mit modernen Kassensystemen . Verkäufe über die Barkasse tragen zum sofortigen Cashflow bei und müssen täglich mit dem Kassenabschluss abgestimmt werden.

Eine häufige Verwendung der Barkasse ist beim Barkauf von kleineren Waren und Dienstleistungen. Lesen Sie mehr über den Barkauf unter Barkauf .

Gesetzliche Anforderungen und Buchführung

Gemäss dem Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) gelten folgende Anforderungen an Dokumentation und Handhabung der Barkasse:

• Dokumentationspflicht: Alle Bargeldtransaktionen müssen mit Belegen oder Quittungen dokumentiert und aufbewahrt werden
• Tägliche Abstimmung: Die Barkasse soll mindestens einmal pro Arbeitstag über einen Kassenabschluss abgestimmt werden
• Aufbewahrungspflicht: Dokumentation und Abstimmungsberichte müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f)
• Nachverfolgbarkeit: Es muss möglich sein, alle Vorgänge in der Barkasse zeitlich zurückzuverfolgen

Interne Kontrolle und Sicherheit

Interne Kontrolle bei der Kassenführung reduziert das Risiko von Schwund und Fehlern:

• Funktionstrennung: Trennung zwischen der Person, die Bargeld entgegennimmt, und der Person, die bucht
• Verschlossene Kasse: Die Barkasse sollte verschlossen sein, wenn sie nicht in Gebrauch ist
• Inspektionsroutinen: Regelmässige Stichproben und Kontrolle der Belege
• Rollen und Zugang: Zugang nur für autorisiertes Personal

Best Practices für die Handhabung der Barkasse

• Fester Anfangsbestand: Den Tag mit einem bekannten Eröffnungssaldo beginnen
• Regelmässige Einzahlungen: Überschüssiges Bargeld täglich oder wöchentlich auf das Bankkonto einzahlen
• Standardisiertes Protokoll: Ein Kassenbuch oder eine Tabelle für alle Transaktionen verwenden
• Schulung der Mitarbeitenden: Sicherstellen, dass alle, die die Kasse bedienen, die Verfahren kennen

Beispiel einer Kassenübersicht

Für eine detailliertere Abstimmung siehe Was ist ein Kassenabschluss? .