Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein Nachweis, dass eine Transaktion oder Zahlung stattgefunden hat. Quittungen sind ein zentraler Bestandteil der Dokumentationspflicht in der Schweizer Buchhaltung und bilden die Grundlage für korrekte Buchführung und Revision. Eine Rechnung hingegen stellt eine Zahlungsaufforderung an den Käufer dar und wird im Artikel Rechnung näher erläutert.
Was ist eine Quittung in der Schweizer Buchhaltung?
Gemäss dem Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen alle Geschäftsvorfälle mit gültigen Belegen dokumentiert werden. Eine Quittung dient häufig als Beleg für Barzahlungen und Auslagen.
Arten von Quittungen
Nachfolgend eine Übersicht über die gängigsten Quittungsarten in der Schweizer Geschäftstätigkeit:
| Quittungsart | Beschreibung | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Kassenquittung | Papierquittung, ausgestellt beim Barkauf | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
| E-Quittung | Elektronische Quittung per E-Mail oder SMS | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
| Automatische Kassenquittung | Quittung aus dem Kassensystem (z. B. Registrierkasse) | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
Anforderungen an Quittungen
Alle Quittungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten:
- Transaktionsdatum — Wann die Zahlung erfolgte
- Betrag — Wert der Transaktion einschliesslich Mehrwertsteuer (MWST)
- Beschreibung — Wofür die Zahlung geleistet wurde (Ware oder Dienstleistung)
- Vertragsparteien — Name des Verkäufers und des Käufers
- MWST-Angaben — Mehrwertsteuer separat ausgewiesen, falls anwendbar
Digitale Quittungen und rechtliche Anforderungen
Moderne Systeme für digitale Quittungen müssen Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Zugänglichkeit während der gesamten Aufbewahrungsdauer sicherstellen. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsanforderungen finden Sie unter Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen .
Best Practices für den Umgang mit Quittungen
- Originalquittungen sofort fotografieren oder scannen, sobald sie erhalten werden
- Digitale Archivierungslösungen mit Suchfunktion und sicherer Datensicherung verwenden
- Arbeitsabläufe standardisieren mit klaren Verfahren für Einreichung und Genehmigung
- Nachverfolgbarkeit sicherstellen, indem Quittungen mit Belegnummern und Projekten verknüpft werden
Fazit
Ein klares Verständnis der Rolle und der Anforderungen von Quittungen ist entscheidend, um eine korrekte Buchführung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und eine effiziente Revision sicherzustellen. Mit der Befolgung von Best Practices können Unternehmen das Risiko von Fehlern und Mängeln in der Buchhaltung minimieren.