Rechnung (Zahlungsaufforderung)
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die von einem Verkäufer an einen Käufer für Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird. In der Schweizer Buchhaltung dient die Rechnung als Grundlage für die Buchführung und Dokumentation von Forderungen und Verbindlichkeiten.
Was ist eine Rechnung in der Schweizer Buchhaltung?
Gemäss dem Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen alle Forderungen mit gültigen Belegen dokumentiert werden. Eine Rechnung dient häufig als Beleg, der in der Buchhaltung erfasst wird, um ausstehende Zahlungen sichtbar zu machen.
Arten von Rechnungen
| Rechnungsart | Beschreibung | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Physisch ausgestellte Rechnung, per Post oder manuell zugestellt | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
| E-Mail-Rechnung | Elektronische Rechnung als PDF oder im QR-Rechnungs-Format | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
| Systemrechnung | Rechnung, die direkt aus einem Rechnungsprogramm oder ERP-System erstellt und versendet wird | Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f) |
Anforderungen an Rechnungen
Alle Rechnungen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum — Wann die Rechnung erstellt wurde
- Fälligkeitsdatum — Letzter Termin für die Zahlung
- Betrag — Gesamtbetrag einschliesslich Mehrwertsteuer (MWST)
- Beschreibung — Wofür die Forderung gilt (Ware oder Dienstleistung)
- Vertragsparteien — Name und UID-Nummer von Verkäufer und Käufer
- MWST-Angabe — Mehrwertsteuer separat ausgewiesen gemäss Gesetz
Rechnung vs. Faktura vs. Quittung
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Rechnung, Faktura und Quittung zu verstehen:
- Rechnung — Eine Zahlungsaufforderung an den Käufer, die eine unbezahlte Forderung dokumentiert. Für Reisekosten wird die Reisekostenabrechnung zur Dokumentation von Reiseauslagen verwendet.
- Faktura — Eine formelle Rechnung mit spezifischen gesetzlichen Anforderungen an Inhalt und Gestaltung.
- Quittung — Bestätigung, dass eine Zahlung eingegangen ist.
Aufbewahrung von Rechnungen
Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f), wie unter Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen beschrieben. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen Forderungen bei einer späteren Revision dokumentieren kann.
Best Practices für den Umgang mit Rechnungen
- Rechnungen sofort digitalisieren — Scannen oder elektronische Versionen speichern, um die Lesbarkeit sicherzustellen
- Standardisierte Vorlagen verwenden — Sicherstellen, dass alle Rechnungen die notwendigen Angaben enthalten
- Mahnungen automatisieren — Systeme für automatische Mahnungen tragen zur besseren Liquiditätssteuerung bei
- Rechnungen mit Projekten und Kunden verknüpfen — Bietet gute Übersicht und erleichtert die Berichterstattung
Fazit
Ein gutes Verständnis von Rechnungen und deren Anforderungen ist entscheidend für korrekte Buchführung und Liquiditätssteuerung. Durch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass Forderungen dokumentiert und effizient nachverfolgt werden.