Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist der Prozess des Einkaufs von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen zur Deckung des Bedarfs einer Organisation. In der Schweiz wird zwischen öffentlicher Beschaffung, die strengen Regelwerken unterliegt, und privater Beschaffung unterschieden, bei der grössere Freiheit bei der Wahl von Lieferanten und Verfahren besteht. Für Handelsunternehmen stellt der Wareneinkauf eine besondere Kategorie der Beschaffung dar, die für den Weiterverkauf an Kunden bestimmt ist.

Öffentliche Beschaffung

Die öffentliche Beschaffung wird durch das BöB (Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen) und die zugehörigen Verordnungen geregelt. Zweck ist es, sicherzustellen, dass öffentliche Mittel effizient eingesetzt werden und alle Anbieter gleiche Chancen erhalten, sich um öffentliche Aufträge zu bewerben.

Schwellenwerte und Verfahren

Das Beschaffungsrecht operiert mit verschiedenen Schwellenwerten, die bestimmen, welche Verfahren anzuwenden sind:

Beträge exklusive Mehrwertsteuer, Schwellenwerte gemäss BöB / IVöB

Vergabeverfahren

Es gibt verschiedene Vergabeverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen:

1. Offenes Verfahren

• Alle interessierten Anbieter können ein Angebot einreichen
• Am häufigsten verwendetes Verfahren für standardisierte Beschaffungen
• Keine Vorqualifizierung der Anbieter

2. Selektives Verfahren

• Vorqualifizierung der Anbieter
• Nur eingeladene Anbieter können ein Angebot einreichen
• Wird bei Bedarf an Spezialkompetenz eingesetzt

3. Einladungsverfahren

• Mindestens drei Anbieter werden zur Offertstellung eingeladen
• Für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte
• Erfordert besondere Begründung

4. Dialog

• Dialog zwischen Auftraggeber und Anbietern
• Wird eingesetzt, wenn die Lösung im Voraus nicht bekannt ist
• Flexibelstes Verfahren

Zuschlagskriterien

Öffentliche Aufträge werden auf Basis des wirtschaftlich günstigsten Angebots vergeben. Dies kann beurteilt werden nach:

• Preis oder Kosten
• Qualität der Waren/Dienstleistungen
• Umweltaspekte und Nachhaltigkeit
• Soziale Aspekte
• Innovation und technische Eigenschaften

Private Beschaffung

Private Unternehmen haben grössere Freiheit bei ihren Beschaffungen, müssen aber dennoch angemessene Geschäftspraktiken und allfällige Branchenstandards einhalten.

Einkaufsstrategien

Private Unternehmen können zwischen verschiedenen Einkaufsstrategien wählen:

Strategischer Einkauf

• Langfristige Lieferantenbeziehungen
• Fokus auf Wertschöpfung
• Mit der Geschäftsstrategie integriert

Operativer Einkauf

• Täglicher Einkaufsbedarf
• Fokus auf Effizienz
• Standardisierte Prozesse

Projektbasierte Beschaffung

• Spezifischer Projektbedarf
• Befristete Lieferantenbeziehungen
• Massgeschneiderte Lösungen

Vertragsarten und Vereinbarungsformen

Unabhängig davon, ob es sich um öffentliche oder private Beschaffung handelt, gibt es verschiedene Vertragsarten:

Preismodelle

Rahmenverträge

Rahmenverträge sind besonders im öffentlichen Beschaffungswesen wichtig:

• Legen Bedingungen für zukünftige Einkäufe fest
• Gültig für bis zu 4 Jahre (gemäss BöB maximal 5 Jahre)
• Können mehrere Lieferanten umfassen
• Erfordern Miniwettbewerb bei Abruf

Buchhalterische Behandlung

Beschaffungen haben erhebliche buchhalterische Konsequenzen, die korrekt gehandhabt werden müssen.

Klassifizierung von Beschaffungen

Beschaffungen werden in der Buchhaltung unterschiedlich klassifiziert:

Betriebskosten

• Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen
• Werden sofort als Aufwand erfasst
• Beispiele: Büromaterial, Reinigungsdienstleistungen

Anlagevermögen

• Dauerhafte Betriebsmittel (in der Praxis ab ca. CHF 1'000–5'000, je nach Unternehmenspolitik)
• Werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben
• Beispiele: Maschinen, IT-Ausrüstung, Fahrzeuge

Warenbestand

• Waren für den Weiterverkauf
• Bewertet zum niedrigeren Wert von Anschaffungskosten und Nettoveräusserungswert (OR Art. 960c)
• Erfordert Lagerbuchführung und periodische Inventur

Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung

Die korrekte Behandlung von Lieferantenrechnungen und Kreditorenverwaltung ist entscheidend:

1. Empfang und Erfassung der Rechnung über den Belegeingang
2. Kontrolle gegen Bestellung und Lieferung
3. Genehmigung durch autorisierte Person mittels Visierung
4. Buchung in der richtigen Periode
5. Zahlung innerhalb der Zahlungsfrist

Periodenabgrenzung

Das Periodenabgrenzungsprinzip verlangt, dass Kosten in der richtigen Periode gebucht werden:

• Aufgelaufene Kosten: Dienstleistungen erhalten, aber noch nicht fakturiert
• Vorausbezahlte Kosten: Bezahlt für zukünftige Dienstleistungen
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen : Fakturierte, aber noch nicht bezahlte Einkäufe

Digitalisierung der Beschaffung

Moderne Beschaffungen werden zunehmend digitalisiert, was sowohl Prozesse als auch die Buchführung beeinflusst.

E-Commerce und Einkaufsplattformen

• Elektronische Kataloge für Standardwaren
• Automatisierte Bestellungen basierend auf Lagerbeständen
• Integrierte ERP-Systeme
• Elektronische Rechnungsstellung (QR-Rechnung )

Künstliche Intelligenz in der Beschaffung

KI-Technologie revolutioniert Beschaffungsprozesse:

• Prädiktive Analyse für Bedarfsprognosen
• Automatische Lieferantenbewertung
• Preisoptimierung basierend auf Marktdaten
• Risikomanagement und Compliance-Überwachung

Nachhaltige Beschaffung

Nachhaltigkeit wird in Beschaffungsprozessen immer wichtiger, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor.

Umweltanforderungen

• Umweltzertifizierungen (ISO 14001, EMAS)
• Lebenszyklusanalyse von Produkten
• CO₂-Fussabdruck und Klimabilanz
• Kreislaufwirtschaft und Wiederverwendung

Soziale Anforderungen

• Arbeitsbedingungen bei Lieferanten
• Menschenrechte in der Lieferkette
• Lokale Wertschöpfung
• Vielfalt und Inklusion

CSRD und die Lieferkette

Für grössere Schweizer Unternehmen, die unter die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) fallen, wird nachhaltige Beschaffung noch wichtiger. CSRD verlangt Berichterstattung über die Wertschöpfungskette, einschliesslich Arbeitsbedingungen und Umweltauswirkungen der Lieferanten.

Dies bedeutet, dass Unternehmen:

• Nachhaltigkeitspraktiken bei Lieferanten kartieren müssen
• ESG-Daten aus der Lieferkette dokumentieren müssen
• Über die Auswirkungen der Wertschöpfungskette auf Mensch und Umwelt berichten müssen

Lieferantenmanagement

Effektives Lieferantenmanagement ist entscheidend für eine erfolgreiche Beschaffung. Für einen umfassenden Leitfaden zu allen Aspekten des Lieferantenmanagements, einschliesslich strategischer Kategorisierung, Risikomanagement, Digitalisierung und Best Practices, siehe unseren detaillierten Artikel über Lieferanten .

Lieferantenbewertung

Systematische Bewertung von Lieferanten basierend auf:

Vertragsbegleitung

• Regelmässige Lieferantengespräche
• KPI-Überwachung und Berichterstattung
• Kontinuierliche Verbesserung
• Risikomanagement und Notfallpläne

Rechtliche Aspekte

Beschaffungen umfassen komplexe rechtliche Sachverhalte, die professionell gehandhabt werden müssen.

Vertragsrecht

• Obligationenrecht (OR) und Kaufrecht
• Standardverträge (SIA-Normen für Bauwesen)
• Internationale Handelsklauseln (Incoterms)
• Streitbeilegung und Schiedsgerichtsbarkeit

Immaterialgüterrechte

Bei der Beschaffung von IT-Lösungen und Dienstleistungen:

• Urheberrecht an Software
• Lizenzvereinbarungen und Nutzungsrechte
• Datenbearbeitungsverträge (DSG)
• Quellcode und Escrow-Vereinbarungen

Internationale Beschaffung

Grenzüberschreitende Beschaffung erfordert besondere Aufmerksamkeit.

Zoll und Abgaben

• Zollsätze und Präferenzabkommen
• Einfuhrsteuer (MWST) bei Import
• Sonderabgaben auf bestimmte Waren
• Dokumentation und Deklaration

Währungsrisiko

• Kurssicherung bei grossen Verträgen
• Währungsklauseln in Verträgen
• Buchhalterische Behandlung von Kursgewinnen/-verlusten
• Berichterstattung an die ESTV

Die Zukunft der Beschaffung

Das Beschaffungswesen entwickelt sich kontinuierlich weiter, getrieben von Technologie und veränderten Erwartungen.

Trends und Entwicklungen

• Automatisierung von Routineprozessen
• Blockchain für Rückverfolgbarkeit
• IoT und Echtzeitdaten
• Nachhaltigkeit als Wettbewerbsvorteil

Kompetenzentwicklung

Moderne Beschaffung erfordert neue Kompetenzen:

• Strategisches Denken
• Technologieverständnis
• Nachhaltigkeitswissen
• Datenanalyse und -interpretation

Beschaffung ist ein komplexes Fachgebiet, das sowohl juristische, wirtschaftliche als auch technische Kompetenz erfordert. Für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren möchten, ist es wichtig, gute Systeme sowohl für den Einkauf als auch für die Buchführung der Beschaffungen zu haben.