Was ist eine GLN-Nummer?
Die GLN-Nummer (Global Location Number) ist ein GS1-Standard zur eindeutigen Identifikation von Standorten, Einheiten und Adressen in der Wertschöpfungskette. Wenn die GLN in ReAI eingebunden wird, erhalten Sie präzise Verknüpfungen zwischen Warenfluss und Buchhaltungsdaten und vermeiden manuelle Abweichungen bei Lieferanten- und Kundeninformationen.
Aufbau einer GLN
Eine GLN besteht aus 13 Ziffern nach dem Prinzip «Länderpräfix + Unternehmen + Standort + Prüfziffer». Diese Struktur gewährleistet, dass jeder Standort eine einzigartige Kennung erhält — entscheidend für die Verknüpfung von Buchhaltung, Logistik und Rechnungswesen.
| Position | Länge | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1–3 | 3 Ziffern | GS1-Länderpräfix vergeben von GS1 Switzerland |
| 4–11 | 8 Ziffern | Unternehmensnummer |
| 12 | 1 Ziffer | Interne Standortreferenz |
| 13 | 1 Ziffer | Prüfziffer berechnet nach Modulus 10 |
So erhalten Sie eine GLN in der Schweiz
- Unternehmen registrieren bei GS1 Switzerland und Präfix erhalten.
- Standorttypen definieren (Hauptsitz, Lager, Filiale, Produktion).
- Interne Referenzen zuordnen und Prüfziffer berechnen.
- Stammdaten aktualisieren in ReAI, ERP und Logistiktools, bevor QR-Rechnungen aktiviert werden.
Einsatz in Buchhaltung, Rechnungswesen und Logistik
GLN-Nummern dienen dazu, Dokumente über die gesamte Wertschöpfungskette dem richtigen Standort zuzuordnen.
| Szenario | GLN-Einsatz | Wirkung in ReAI |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung (QR-Rechnung) | GLN im Rechnungskopf und in der Lieferadresse | Automatische Kontierung und Abgleich mit Kreditorenbuchhaltung |
| Lagerfluss | GLN auf Lager und Terminal | Echtzeitaktualisierung des Lagerbestands |
| Transport | GLN im Frachtbrief und in Tracking-Meldungen | Weniger Fehler bei Zahlungsverkehr und Warenempfang |
| Lieferantenportal | GLN pro Abteilung | Kontrolle über Quittungen und interne Genehmigung |
GLN in der ReAI-Plattform
ReAI bildet die GLN-Struktur sowohl in den Stammdaten als auch in den Prozess-Engines ab:
- Datenintegration: GLN aus dem ERP wird über API-Integrationen synchronisiert.
- Zugriffskontrolle: GLN mit rollenbasierter Zugriffskontrolle kombinieren, um zu steuern, wer pro Standort genehmigen darf.
- Dashboard: KPIs pro Standort im Buchhaltungs-Dashboard visualisieren, um Margen, Volumen und Abweichungen zu sehen.
- Abstimmungslogik: ReAI gleicht die GLN mit Kontenplan und Projekten ab, sodass die Belegerfassung konsistent bleibt.
Kontrollen, die Sie automatisieren sollten
| Kontrolle | Zweck | Schwellenwert |
|---|---|---|
| GLN-Validierung | Sicherstellen, dass alle eingehenden Dokumente eine gültige GLN enthalten | Ablehnung bei fehlender Prüfziffer |
| Standortabgleich | Sicherstellen, dass Belege der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden | Warnung bei unbekannter GLN |
| Doppelregistrierung | Doppelte GLN im Lieferantenregister verhindern | Sperre bei identischem Namen und Standort |
| Revisionspfad | Änderungen in den GLN-Stammdaten protokollieren | Freigabe durch Controller erforderlich |
Best Practices für die Datenqualität
- Benennung standardisieren: Denselben Standortnamen in GLN, ERP und Logistikportalen verwenden.
- Verantwortlichkeiten dokumentieren: Zuständigkeit zwischen Logistikleitung, CFO und IT aufteilen, um doppelte Codes zu vermeiden.
- Änderungen planen: GS1, Finanzabteilung und Betrieb bei Umzügen oder neuen Standorten einbeziehen.
- Mit Beschaffung verknüpfen: GLN in Beschaffungsprozessen nutzen, um Lieferadresse und Wareneingang zu steuern.
Zusammenspiel mit anderen GS1-Identifikatoren
| Standard | Was wird identifiziert | Zusammenspiel mit GLN |
|---|---|---|
| GTIN | Produkte | GLN definiert, wohin das GTIN-Produkt geliefert wird |
| SSCC | Packstücke und Container | GLN gibt Absende- und Empfangsadresse an |
| GPC | Produktkategorien | GLN macht Kategoriedaten standortspezifisch |
Checkliste vor dem Go-live
- Lieferanten- und Kundenregister mit GLN und verantwortlicher Kontaktperson aktualisieren.
- Den Rechnungsfluss mit zwei verschiedenen Standorten testen und bestätigen, dass die Kontierung automatisch erfolgt.
- Warnmeldungen in ReAI für Belege ohne GLN oder mit falschem Standort einrichten.
- Ein Verfahren erstellen, um abgelaufene GLN zu deaktivieren und Partner zu informieren.
Ein ganzheitliches Setup der GLN-Nummer bietet bessere Kontrolle über Warenfluss, Dokumentation und Buchhaltungsqualität. Wenn die Identifikatoren in ReAI korrekt verknüpft sind, reduzieren Sie Fehler, stärken die interne Kontrolle und gewinnen Zeit für Analysen anstelle manueller Standortdatenprüfungen.