Bezahlte Abwesenheiten: Rechte, Buchhaltung und Steuern
Bezahlte Abwesenheiten (Sonderurlaub) geben Arbeitnehmenden Anspruch auf Freistellung bei bestimmten Lebensereignissen oder Bedürfnissen, die über die ordentliche Krankentaggeld- und Mutterschaftsentschädigungsregelung hinausgehen. Dazu gehören unter anderem Betreuung naher Familienangehöriger, Militärdienst oder die Ausübung öffentlicher Ämter.
Was sind bezahlte Abwesenheiten?
Bezahlte Abwesenheiten sind eine Form der Sozialleistung, die Arbeitnehmenden freie Tage mit oder ohne Lohnfortzahlung gewährt, um wichtige Bedürfnisse wahrzunehmen. Die Regelung kann im Arbeitsvertrag, im Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder im OR (Art. 324a, 329) verankert sein und wird teilweise über die Erwerbsersatzordnung (EO) finanziell unterstützt.
Arten bezahlter Abwesenheiten
Die häufigsten Arten bezahlter Abwesenheiten in Schweizer Unternehmen sind:
- Betreuungsurlaub — Freistellung bei Krankheit oder Unfall von Kindern (OR Art. 329h, max. 3 Tage pro Ereignis, max. 10 Tage/Jahr).
- Trauerfall — Freistellung bei Tod von nahen Angehörigen (üblicherweise 1–3 Tage gemäss GAV oder Arbeitsvertrag).
- Heirat — Freistellung für die eigene Hochzeit (üblicherweise 1–2 Tage gemäss GAV oder Arbeitsvertrag).
- Militärdienst / Zivilschutz — Freistellung für obligatorische Dienstpflicht, entschädigt über die EO.
- Umzug — Freistellung bei Wohnsitzwechsel (üblicherweise 1 Tag gemäss GAV oder Arbeitsvertrag).
Buchführung und steuerliche Behandlung
Arbeitgeber müssen sowohl Lohnkosten, Entschädigungsansprüche als auch allfällige Steuerpflicht berücksichtigen. Nachfolgend eine vereinfachte Übersicht:
| Abwesenheitsart | Lohn während Abwesenheit | Entschädigung/Zuschuss | Buchführung |
|---|---|---|---|
| Betreuungsurlaub | Lohnfortzahlung (OR Art. 324a) | Keine separate Entschädigung | Soll: Lohnkosten / Haben: Verbindlichkeiten Löhne |
| Trauerfall / Heirat | Gemäss GAV oder Vertrag | Keine Entschädigung | Soll: Lohnkosten / Haben: Verbindlichkeiten Löhne |
| Militärdienst / Zivilschutz | Voller Lohn oder Teilbetrag | EO-Entschädigung (80 % des Lohns) | Soll: Lohnkosten / Haben: Verb. Löhne; Soll: Forderung EO / Haben: Sonstiger Ertrag |
| Umzug | Üblicher Lohn | Kein Entschädigungsanspruch | Soll: Lohnkosten / Haben: Verbindlichkeiten Löhne |
Praktische Tipps für Arbeitgeber
Für eine effiziente Handhabung bezahlter Abwesenheiten:
- Etablieren Sie klare Prozesse für Gesuch und Dokumentation.
- Stellen Sie eine korrekte Abgrenzung im Lohnsystem sicher.
- Verankern Sie interne Richtlinien im Arbeitsvertrag .
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Zusammenfassung
Bezahlte Abwesenheiten bieten Arbeitnehmenden wichtige Unterstützung bei Lebensereignissen und besonderen Verpflichtungen. Die korrekte Handhabung von Lohnfortzahlung, EO-Entschädigung und Buchführung ist entscheidend für die Mitarbeitendenzufriedenheit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.