Was ist Visierung (Belegfreigabe)?

Visierung (auch Belegfreigabe oder Attestierung) ist ein zentraler Prozess der internen Kontrolle, bei dem autorisierte Personen bestätigen und genehmigen, dass Belege, Rechnungen und andere Buchhaltungsdokumente korrekt, rechtmässig und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien sind, bevor sie verbucht werden. Visierung stellt sicher, dass alle wirtschaftlichen Transaktionen dokumentiert, genehmigt und nachvollziehbar sind. Effektive Visierung setzt einen systematischen Belegeingang als Grundlage für korrekte Dokumentenverarbeitung voraus und ist eine zentrale Komponente der Qualitätssicherung (QA) von Buchführungsprozessen.

Was ist Visierung?

Visierung ist ein formeller Genehmigungsprozess, bei dem eine autorisierte Person bestätigt, dass:

• Der Beleg echt und korrekt ist
• Die Transaktion geschäftlich begründet ist
• Der Betrag mit Vereinbarungen und Verträgen übereinstimmt
• Alle erforderlichen Dokumente beiliegen
• Die Transaktion im Rahmen von Budget und Vollmachten liegt

Gesetzliche Grundlage

Die Visierung ist verankert in der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) und dem OR (Art. 957–958), die vorschreiben, dass alle Buchungsbelege dokumentiert und nachvollziehbar sein müssen. Unternehmen müssen eine klare Genehmigungskette für alle wirtschaftlichen Transaktionen nachweisen können.

Visierung als interne Kontrolle

Visierung dient als Instrument der internen Kontrolle , das das Unternehmen schützt vor:

• Wirtschaftskriminalität und Unregelmässigkeiten
• Fehlbuchungen und Buchhaltungsfehlern
• Nicht autorisierten Auszahlungen
• Fehlender Dokumentation

Wenn im Visierungsprozess Abweichungen festgestellt werden, ist es wichtig, etablierte Abläufe für die Abweichungsbehandlung zu haben, die eine systematische Identifikation, Analyse und Korrektur der Fehler sicherstellen.

Vier-Augen-Prinzip

Viele Unternehmen befolgen das Vier-Augen-Prinzip, bei dem mindestens zwei Personen in den Genehmigungsprozess einbezogen werden:

1. Besteller/Empfänger — bestätigt Lieferung und Qualität
2. Visierer — genehmigt Zahlung und Verbuchung

Rollen und Verantwortlichkeiten im Visierungsprozess

Visierer und Vollmachten

Unternehmen müssen klare Visierungsregeln definieren:

Aufgabenverteilung

Besteller ist verantwortlich für:

• Sicherstellen, dass die Ware/Dienstleistung vereinbarungsgemäss geliefert wurde
• Kontrolle, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt
• Bestätigung, dass die Lieferung vertragsgemäss erfolgt ist

Visierer ist verantwortlich für:

• Kontrolle, dass die Transaktion innerhalb des Budgets liegt
• Überprüfung, dass alle erforderlichen Dokumente vorliegen
• Sicherstellen, dass die Auszahlung im Rahmen der Vollmachten erfolgt
• Genehmigung der Verbuchung auf dem richtigen Konto

Arten der Visierung

1. Rechnungsvisierung

Die häufigste Form der Visierung betrifft Rechnungen und Einkaufsbelege. Für eine detaillierte Darstellung des gesamten Prozesses für Eingangsrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung, einschliesslich Visierung und Kontrollabläufen, siehe den umfassenden Leitfaden.

• Sachliche Kontrolle — wurde die Ware/Dienstleistung geliefert?
• Buchhalterische Kontrolle — korrekte Kontierung und MWST-Behandlung
• Wirtschaftliche Kontrolle — innerhalb Budget und Vollmachten?

2. Lohnvisierung

Für Löhne und Personalausgaben ist eine spezielle Visierung erforderlich, einschliesslich besonderer Aufmerksamkeit bei hohen Honoraren , die eine verstärkte Kontrolle und Dokumentation erfordern:

• Kontrolle der Zeiterfassung
• Genehmigung von Überstunden und Zulagen
• Überprüfung von Abwesenheiten und Urlaub
• Visierung von Spesenbelegen

3. Bankvisierung

Für Bankauszahlungen und Überweisungen:

• Kontrolle der Empfängerinformationen
• Überprüfung von Betrag und Währung
• Genehmigung des Zahlungszwecks
• Sicherstellung der Kollektivunterschrift bei grossen Beträgen

Digitale Visierungslösungen

Moderne Unternehmen nutzen häufig digitale Visierungssysteme, die den Prozess automatisieren:

Vorteile der digitalen Visierung

• Automatisches Routing zum zuständigen Visierer
• Digitale Nachvollziehbarkeit und Revisionsspur
• Schnellere Verarbeitung von Belegen
• Reduzierter Papierverbrauch und Archivierung
• Integration mit dem Buchhaltungssystem

Integration mit dem Buchhaltungssystem

Digitale Lösungen können integriert werden mit:

• ERP-Systemen für automatische Kontierung
• Bankintegration für die Zahlungsausführung
• Archivsystemen für die Dokumentenaufbewahrung
• Berichtswerkzeugen für die Nachverfolgung

Best Practices für die Visierung

Einrichtung von Visierungsabläufen

1. Klare Vollmachten definieren und Visierungsgrenzen festlegen
2. Schriftliche Verfahren erstellen für die Visierung
3. Vier-Augen-Prinzip implementieren wo es zweckmässig ist
4. Regelmässige Schulung der Visierer sicherstellen
5. Periodische Kontrollen der Visierungspraxis durchführen
6. Visierung integrieren in die Tagesabschluss -Routinen

Dokumentationsanforderungen

Alle Visierungen müssen dokumentiert werden mit:

• Unterschrift des Visierers oder digitale Genehmigung
• Datum der Visierung
• Allfällige Anmerkungen oder Vorbehalte
• Verweis auf die zugrundeliegenden Dokumente

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Herausforderung 1: Fehlende Kompetenz

Problem: Visierer verfügen nicht über ausreichende Kenntnisse der Buchführungsregeln

Lösung:

• Regelmässige Schulung in Buchführung
• Klare Richtlinien und Checklisten
• Unterstützung durch die Finanzabteilung

Herausforderung 2: Zeitdruck und Verzögerungen

Problem: Visierung verzögert Zahlungen und beeinträchtigt Lieferantenbeziehungen

Lösung:

• Digitale Visierungslösungen
• Klare Fristen für die Visierung
• Stellvertretungsregelungen bei Abwesenheit

Herausforderung 3: Fehlende Nachvollziehbarkeit

Problem: Schwierig nachzuvollziehen, wer was visiert hat

Lösung:

• Digitale Visierung mit automatischer Protokollierung
• Systematische Archivierung visierter Belege
• Regelmässige Überprüfung der Visierungspraxis

Visierung und Revision

Kontrolle durch den Revisor

Der Revisor prüft, ob das Unternehmen:

• Etablierte Visierungsabläufe hat, die konsequent befolgt werden
• Ausreichende Dokumentation aller Visierungen vorhanden ist
• Zweckmässige Aufgabenverteilung und Vollmachten bestehen
• Effektive interne Kontrolle durch den Visierungsprozess gewährleistet ist

Die Beurteilung der Visierungsprozesse durch den Revisor wird in den Revisionspapieren dokumentiert, die die Grundlage für den Revisionsbericht über die interne Kontrolle bilden.

Vorbereitung auf die Revision

Zur Vorbereitung auf die Revision sollte das Unternehmen:

• Alle Visierungsverfahren dokumentieren
• Vollständige Archive visierter Belege pflegen
• Interne Kontrollen der Visierungspraxis durchführen
• Sicherstellen, dass alle Visierer ihre Verantwortung und Vollmachten kennen

Visierung in verschiedenen Unternehmenstypen

Kleine Unternehmen

In kleineren Unternehmen kann die Visierung einfacher sein, ist aber ebenso wichtig:

• Geschäftsführer visiert häufig alle grösseren Ausgaben
• Externe Treuhandgesellschaft kann bei Kontrollen unterstützen
• Einfache digitale Lösungen können den Prozess effizienter gestalten

Grosse Unternehmen

Grössere Organisationen erfordern komplexere Visierungsstrukturen:

• Hierarchische Vollmachten mit mehreren Stufen
• Spezialisierte Visierer für verschiedene Bereiche
• Fortgeschrittene ERP-Systeme mit integrierter Visierung
• Dedizierte Funktionen der internen Kontrolle

Zukunft der Visierung

Automatisierung und KI

Technologische Entwicklung beeinflusst Visierungsprozesse:

• Automatische Erkennung von Belegtypen
• KI-basierte Kontrolle des Beleginhalts
• Maschinelles Lernen zur Identifikation von Abweichungen
• Blockchain für unveränderliche Nachvollziehbarkeit

Regulatorische Änderungen

Neue Anforderungen können die Visierung beeinflussen:

• Zunehmende Digitalisierung behördlicher Meldungen
• Strengere Anforderungen an die interne Kontrolle
• Standardisierung von Visierungsprozessen
• Integrierte Lösungen mit behördlichen Plattformen (z. B. ePortal der ESTV)

Fazit

Visierung ist ein grundlegender Prozess der internen Kontrolle, der die korrekte und rechtmässige Behandlung aller wirtschaftlichen Transaktionen sicherstellt. Durch die Etablierung klarer Abläufe, den Einsatz moderner Technologie und die Sicherstellung kompetenten Personals können Unternehmen:

• Risiken reduzieren für Fehler und Unregelmässigkeiten
• Bessere wirtschaftliche Kontrolle und Übersicht erzielen
• Effiziente Prozesse schaffen, die den Geschäftsbetrieb unterstützen
• Sicherheit gewinnen, dass die Buchführung korrekt und revisionssicher ist

Gute Visierungspraxis ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung gemäss OR und GeBüV, sondern ein strategischer Vorteil, der zu besserer Unternehmenssteuerung und erhöhtem Vertrauen bei Stakeholdern, Investoren und Behörden beiträgt.