Was ist Abrechnung in der Buchführung?

Abrechnung in der Buchführung ist der Prozess, korrekte Beträge auf Basis von Schätzungen, Teilzahlungen, Periodenabgrenzungen oder externen Daten zu berechnen und zu verbuchen. Korrekte Abrechnungen stellen sicher, dass die Buchhaltung die tatsächliche wirtschaftliche Lage widerspiegelt und tragen zu einer zuverlässigen Finanzführung in Schweizer Unternehmen bei.

Was ist eine Abrechnung?

Eine Abrechnung bedeutet, Buchhaltungsdaten zu vergleichen und anzupassen, um sicherzustellen, dass alle Beträge korrekt und vollständig sind. Dies kann umfassen:

• Teilzahlungen: Wie Akontozahlungen
• Schätzungen: Verbrauch von Dienstleistungen oder Material vor Erhalt der Endrechnung
• Abstimmung: Wie MWST-Abrechnung
• Periodenabgrenzungen: Wie erarbeitete, nicht fakturierte Erträge

Typen der Abrechnung

Prozess der Abrechnung

Schrittweise Übersicht über den Abrechnungsprozess:

1. Identifikation des Abrechnungsbedarfs

Der erste Schritt ist die Identifikation, welche Transaktionen eine Abrechnung erfordern:

• Vorauszahlungen: Wenn der Kunde im Voraus bezahlt hat
• Geschätzte Kosten : Wenn die tatsächlichen Kosten noch nicht bekannt sind
• Periodenabgrenzungen : Erträge und Aufwendungen, die dem Geschäftsjahr zuzuordnen sind

2. Datensammlung und Dokumentation

Sicherstellen, dass alle relevanten Daten verfügbar sind:

• Belege : Rechnungen, Quittungen, Verträge
• Bankauszüge: Für die Abstimmung von Zahlungen
• Zeitrapporte: Für Lohnabrechnungen und Projektarbeit

3. Berechnung und Anpassung

Durchführung der eigentlichen Abrechnung:

• Vergleich: Schätzungen mit tatsächlichen Zahlen vergleichen
• Anpassung: Differenzen auf den korrekten Konten verbuchen
• Kontrolle: Sicherstellen, dass alle Anpassungen korrekt sind

4. Verbuchung und Berichterstattung

Abrechnung in der Buchhaltung erfassen:

• Kontierung : Den richtigen Kontenrahmen verwenden
• Dokumentation: Alle Unterlagen aufbewahren
• Berichterstattung: In relevante Berichte aufnehmen

Abrechnung im Kontenrahmen KMU

Der Kontenrahmen KMU enthält mehrere Konten, die für Abrechnungen verwendet werden:

Umlaufvermögen (Klasse 1)

Kurzfristiges Fremdkapital (Klasse 2)

Häufige Abrechnungsbeispiele

Beispiel 1: Projektabrechnung

Situation: Bauprojekt über CHF 10 Millionen, 60 % fertiggestellt

Berechnung:

• Vertragswert: CHF 10'000'000
• Fertigstellungsgrad: 60 %
• Erarbeiteter Ertrag: CHF 6'000'000
• Bisher fakturiert: CHF 5'500'000
• Abrechnung: CHF 500'000 auf Konto 1530

Verbuchung:

Soll:  1530 Nicht fakturierte Dienstleistungen  500'000
Haben: 3200 Dienstleistungsertrag               500'000

Beispiel 2: MWST-Abrechnung

Situation: Quartalsweise MWST-Abrechnung (Q2)

Berechnung:

• Umsatzsteuer (geschuldete MWST): CHF 250'000
• Vorsteuer (bezahlte MWST): CHF 180'000
• Nettoschuld an ESTV: CHF 70'000

Verbuchung:

Soll:  2200 Geschuldete MWST                    250'000
Soll:  1170 Vorsteuer auf Aufwand               180'000
Haben: 2201 Abrechnungskonto MWST                70'000

Bei Zahlung an die ESTV:

Soll:  2201 Abrechnungskonto MWST                70'000
Haben: 1020 Bank                                 70'000

Beispiel 3: Lohnabrechnung

Situation: Monatliche Lohnabrechnung

Komponenten:

• Bruttolohn: CHF 50'000
• AHV/IV/EO-Beiträge Arbeitgeber (5,3 %): CHF 2'650
• ALV-Beitrag Arbeitgeber (1,1 %): CHF 550
• BVG-Beitrag Arbeitgeber: CHF 3'000
• Quellensteuer/Abzug Arbeitnehmer: CHF 15'000
• Nettolohn: CHF 35'000

Digitalisierung der Abrechnung

Moderne ERP-Systeme können viele Abrechnungsprozesse automatisieren:

Automatisierte Funktionen

• Bankintegration: Automatische Abstimmung von Zahlungen (z. B. via camt.054-Meldungen)
• Projektverfolgung: Laufende Berechnung des Fertigstellungsgrads
• MWST-Berechnung: Automatische Erstellung der MWST-Abrechnung (Formular Nr. 405)
• Periodenabgrenzung: Automatische Abgrenzung wiederkehrender Aufwendungen

Kontrollumfeld

• Vier-Augen-Prinzip: Genehmigungspflicht für Abrechnungen
• Nachvollziehbarkeit: Vollständiger Audit-Trail für alle Anpassungen
• Berichterstattung: Automatische Erstellung von Abrechnungsberichten

Gesetzgebung und Rechnungslegungsstandards

Abrechnungen müssen den Schweizer Vorschriften entsprechen:

Obligationenrecht (OR)

• Art. 957–958: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
• Art. 958c: Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung (Klarheit, Vollständigkeit, Verlässlichkeit)
• Art. 960–960e: Bewertungsvorschriften für Aktiven und Verbindlichkeiten

Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

• Art. 2–3: Anforderungen an die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
• Art. 5–6: Dokumentation und Aufbewahrungspflichten (10 Jahre)

Swiss GAAP FER

• FER 3: Darstellung und Gliederung — Periodenabgrenzung und Bewertung
• FER 22: Langfristfertigung — Abrechnung nach Fertigstellungsgrad (PoC-Methode)
• FER 11: Ertragssteuern — Steuerabrechnung und latente Steuern

Wichtige Fristen für Abrechnungen

Monatliche Abrechnungen

• Lohn: Monatliche Lohnabrechnung und AHV-Beitragsmeldung
• MWST: Quartalsweise bis 60 Tage nach Quartalsende (bei monatlicher Abrechnung: bis 60 Tage nach Monatsende)
• Bankabstimmungen: Monatlich

Quartals- und Halbjahresabrechnungen

• MWST-Abrechnung: Quartalsweise bei der ESTV einzureichen
• Quartalsberichte: Für börsenkotierte Unternehmen gemäss SIX-Kotierungsreglement

Jahresabrechnung

• Jahresabschluss : Abschlussstichtag (oft 31. Dezember)
• Jahresrechnung: Innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende (OR Art. 958 Abs. 3)
• Steuererklärung: Kantonal unterschiedliche Fristen, in der Regel bis 31. März (mit Fristverlängerung möglich)

Häufige Fehler bei Abrechnungen

Typische Fehlerquellen

1. Fehlende Periodenabgrenzung: Erträge und Aufwendungen nicht korrekt abgegrenzt
2. Falscher Zeitpunkt: Abrechnungen in der falschen Periode verbucht
3. Mangelhafte Dokumentation: Fehlende Belege für Abrechnungsgrundlagen
4. Doppelbuchung: Dieselbe Abrechnung mehrfach verbucht

Kontrollroutinen

• Monatliche Abstimmung: Regelmässige Kontrolle aller Durchlaufkonten und Abgrenzungen
• Unabhängige Kontrolle: Sicherstellen, dass eine zweite Person die Abrechnungen prüft
• Systematische Überprüfung: Jährliche Überprüfung der Abrechnungsroutinen

Best Practices für Abrechnungen

Organisatorische Massnahmen

1. Klare Richtlinien: Schriftliche Abrechnungsrichtlinien erstellen
2. Funktionstrennung: Trennung zwischen Ausführung und Kontrolle
3. Kompetenz: Sicherstellen, dass Mitarbeitende die nötige Fachkompetenz haben
4. Nachverfolgung: Regelmässige Überwachung der Abrechnungsprozesse

Technische Massnahmen

1. Systemintegration: Verschiedene Systeme verknüpfen (ERP, Lohnbuchhaltung, Bank)
2. Automatisierung: Routineabrechnungen automatisieren
3. Berichtswesen: Aussagekräftige Abrechnungsberichte einrichten
4. Datensicherung: Backup aller Abrechnungsdaten sicherstellen

Zusammenfassung

Abrechnung ist ein zentraler Prozess in der Schweizer Buchführung, der alle Arten von Anpassungen und Abstimmungen umfasst, um korrekte Buchungszahlen sicherzustellen. Von einfachen Akontozahlungen über MWST-Abrechnungen bis zu komplexen Projektabrechnungen erfordert jeder Typ einen systematischen Ansatz und eine solide Dokumentation.

Durch die Einführung robuster Abrechnungsroutinen, den Einsatz moderner Technologie und die Einhaltung der Best Practices können Schweizer Unternehmen eine transparente Finanzführung sicherstellen und alle gesetzlichen Anforderungen gemäss OR und GeBüV erfüllen. Abrechnung ist nicht nur ein technischer Prozess, sondern ein strategischer Beitrag zum langfristigen Unternehmenserfolg.