Was ist eine Verwaltungsratssitzung? Leitfaden zu Sitzungen, Protokollen und Abläufen
Eine Verwaltungsratssitzung ist die formelle Sitzung, in der die Mitglieder des Verwaltungsrats zusammenkommen, um Beschlüsse zu fassen, die Unternehmensstrategie zu verfolgen und die gesetzlich vorgeschriebene interne Kontrolle in einem Verwaltungsrat sicherzustellen.
Siehe auch: Was ist ein Verwaltungsratsmitglied? | Was ist ein Verwaltungsratspräsident? | Verwaltungsratshonorar | Verwaltungsratsmandat .
Einberufung der Verwaltungsratssitzung
Eine korrekte Einberufung ist entscheidend dafür, dass der Verwaltungsrat beschlussfähig ist (OR Art. 713 Abs. 1). Die Einberufung sollte enthalten:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
- Unterlagen und Tagesordnung
- Information zur Beschlussfähigkeit und Protokollführung
- Frist für Absagen oder Einreichung von Vollmachten
Ablauf der Verwaltungsratssitzung
Der Ablauf einer Verwaltungsratssitzung gliedert sich in drei Hauptschritte: Einberufung, Durchführung und Protokoll.
Durchführung der Verwaltungsratssitzung
Während der Sitzung soll der Verwaltungsrat:
- Tagesordnung prüfen und genehmigen
- Relevante Geschäfte diskutieren und darüber beschliessen
- Abstimmen und Beschlüsse mit Mehrheitsentscheid dokumentieren (OR Art. 713 Abs. 2)
Protokoll und Dokumentation
Es ist ein schriftliches Protokoll zu führen (OR Art. 713 Abs. 3), das Folgendes enthält:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzungsdatum und -ort | Wann und wo die Sitzung stattfand |
| Anwesende Mitglieder | Wer anwesend war und allfällige Abwesenheiten |
| Verhandlungsgegenstand | Kurze Zusammenfassung der Diskussionen und Beschlüsse |
| Unterschriften | Signaturen des Vorsitzenden und des Protokollführers |
Das Protokoll ist ein rechtliches Dokument, das gemäss OR Art. 958f während 10 Jahren aufzubewahren ist.
Beschlussfähigkeit und Abstimmung
Damit der Verwaltungsrat beschlussfähig ist, muss die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend sein (OR Art. 713 Abs. 1). Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit hat der Vorsitzende den Stichentscheid.
Häufigkeit der Verwaltungsratssitzungen
| Unternehmensgrösse | Minimum Sitzungen pro Jahr | Empfohlene Häufigkeit |
|---|---|---|
| Kleine AG | 4 | 4–6 |
| Mittlere AG | 6 | 6–8 |
| Grosse AG | 8 | 8–12 |
Interne Kontrolle und Verwaltungsratssitzungen
Verwaltungsratssitzungen sind ein wichtiges Forum für die interne Kontrolle . Durch regelmässige Abläufe und Dokumentation trägt der Verwaltungsrat bei zu:
- Risikobeurteilung und Nachverfolgung
- Kontrollaktivitäten wie Abstimmungen und Revisionsvorbereitung
- Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und internen Richtlinien
Best Practices für Verwaltungsratssitzungen
Einige Tipps für effektive Verwaltungsratssitzungen:
- Vorbereitung: Tagesordnung und Unterlagen rechtzeitig verteilen
- Effektive Sitzungsleitung: Tagesordnung und Zeitrahmen einhalten
- Klares Protokoll: Beschlüsse klar und konkret dokumentieren
- Evaluation: Regelmässige Evaluation des Sitzungsprozesses durchführen