Geldwäschereiroutinen in Buchführungssystemen

Geldwäschereiroutinen sind obligatorisch für Finanzintermediäre und Wirtschaftsfunktionen, die dem Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) unterstehen. Routinen müssen in der Geschäftsleitung verankert, im Buchführungssystem dokumentiert und regelmässig aktualisiert werden, um die Anforderungen des Buchführungsrechts (OR Art. 957 ff.) und der FINMA-Richtlinien zu erfüllen.

Kernelemente der Geldwäschereiroutinen

Risikoklassen und Massnahmen

• Niedriges Risiko: Standard-Identitätskontrolle und jährliche Nachprüfung
• Mittleres Risiko: Erweitertes Verständnis der Geschäftstätigkeit des Kunden, halbjährliche Aktualisierung
• Hohes Risiko: Verstärkte Sorgfaltspflichten, laufende Überwachung und Genehmigung durch die Geschäftsleitung

Eine strukturierte Risikobeurteilung sollte Branche, Produkt, Geografie und Vertriebskanäle berücksichtigen. Das Ergebnis wird mit der internen Kontrolle verknüpft, damit die Kontrollen im Steuerungssystem des Unternehmens verankert sind.

Sorgfaltspflichten Schritt für Schritt

1. Kunden identifizieren durch Einholen eines gültigen Ausweises und Bestätigung der UID-Nummer.
2. Wirtschaftlich Berechtigte abklären über das Aktienbuch (OR Art. 697j) und unterzeichnete Eigenerklärungen.
3. Zweck verstehen der Geschäftsbeziehung und des erwarteten Transaktionsvolumens.
4. Risiko klassifizieren und angemessene Nachverfolgung festlegen.
5. Dokumentieren der Kontrollen im Buchführungssystem und Belege gemäss den Aufbewahrungsvorschriften ablegen (10 Jahre, OR Art. 958f).

Überwachung im Buchführungssystem

Moderne Lösungen können Teile der Geldwäschereiarbeit automatisieren:

• Integration mit Sanktionslisten und PEP-Registern (SECO-Sanktionsliste)
• Warnmeldungen, wenn Transaktionen von etablierten Mustern abweichen
• Automatische Kontrollen bei Zahlungsmitteln und Überweisungen
• Berichte mit Verlauf, Massnahmen und Entscheidungen für den Prüfungspfad

Meldung und Berichterstattung

Finanzintermediäre sind verpflichtet, bei Verdacht auf Geldwäscherei eine Meldung an die MROS (Money Laundering Reporting Office Switzerland) zu erstatten (GwG Art. 9). Der Prozess sollte Folgendes beschreiben:

• Kriterien für Verdacht: Grosse Bareinzahlungen, komplexe Gesellschaftsstrukturen, widersprüchliche Angaben
• Interne Eskalation: Wer genehmigt die Meldung und wie wird die Entscheidung dokumentiert
• Meldekanal: Meldung über die MROS-Plattform (goAML)
• Nachkontrolle: Risikoprofil aktualisieren und prüfen, ob die Geschäftsbeziehung beendet werden soll

Dokumentation und Prüfungspfad

Alle Unterlagen müssen für die FINMA, den Revisor und interne Kontrollfunktionen zugänglich sein. Stellen Sie sicher, dass:

• Verfahren im Qualitätssystem abgelegt und mit Steuerungsinstrumenten verknüpft werden
• Überprüfungen mit Datum, ausführender Person und Ergebnis protokolliert werden
• Abweichungen erfasst und im internen Kontrollsystem nachverfolgt werden
• Schulungen in der HR-Abteilung oder einer LMS-Lösung dokumentiert werden

Best Practices für kontinuierliche Verbesserung

• Risikobeurteilung jährlich aktualisieren und bei wesentlichen Änderungen im Kundenbestand
• Schlüsselkontrollen automatisieren durch Regelwerke im Buchführungssystem
• Notfallpläne testen für Geldwäschereimeldungen mindestens einmal pro Jahr
• Erfahrungen teilen mit Buchhalter -Netzwerken und Branchenforen
• Dem Verwaltungsrat Einblick geben durch Quartalsberichte zum Stand der AML-Arbeit

Durch die Kombination von technologischen Lösungen, guten Routinen und klarer Verantwortung stellt das Unternehmen sicher, dass die Geldwäschereipflichten eingehalten werden und das Buchführungssystem einen robusten Schutz gegen Missbrauch bietet.