Anforderungen an Kassensysteme in der Schweiz
Die Anforderungen an Kassensysteme regeln, wie Unternehmen mit Bargeldumsatz Verkäufe registrieren und dokumentieren müssen. Die Vorschriften basieren auf dem Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.) , der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) und dem MWSTG und sollen vollständige Kontrollspuren vom Verkauf bis zur Berichterstattung sicherstellen.
Was sind die Anforderungen an Kassensysteme?
Die schweizerischen Buchführungsvorschriften (OR Art. 957a, GeBüV) verpflichten Unternehmen mit Barverkäufen dazu, dass ihr Kassensystem die Funktionsanforderungen erfüllt und die Daten gegenüber der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) dokumentiert werden können. Die Anforderungen umfassen unter anderem:
- Dass das Kassensystem alle Transaktionen lückenlos und unveränderbar erfasst
- Dass alle Registrierungen protokolliert und ohne Änderungen reproduziert werden können
- Dass das Unternehmen Tagesabschlüsse und Kassenjournale mindestens 10 Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f)
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Anforderungen gelten für Unternehmen mit Bargeldumsatz, insbesondere:
- Detailhandel und Gastronomiebetriebe
- Coiffeure, Wellness und andere Dienstleister mit Barzahlung
- Unternehmen, die Bar- und Kartenzahlungen über Kassensysteme kombinieren
Ausnahmen gelten für Unternehmen mit sehr geringem Bargeldumsatz oder speziellen Ticketlösungen.
Kernanforderungen
| Anforderungsbereich | Was ist erforderlich? | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Dokumentation | Alle Transaktionen müssen lückenlos und chronologisch erfasst werden | OR Art. 957a, GeBüV Art. 3 |
| Unveränderbarkeit | Keine Möglichkeit, Verkäufe ohne Nachverfolgung zu löschen; Korrekturen müssen über Rabatte oder Retouren erfolgen | GeBüV Art. 3, MWSTG Art. 70 |
| Aufbewahrung | Technische Beschreibung, Bedienungsanleitung und Systembeschreibung müssen beim Unternehmen aufbewahrt werden | GeBüV Art. 9–12 |
| Berichterstattung | Täglicher Z-Bericht und periodische Abschlüsse müssen elektronisch aufbewahrt und bei einer Revision vorgelegt werden können | OR Art. 958f (10 Jahre) |
Dokumentation und Kontrollspuren
Das Unternehmen muss vorlegen können:
- Elektronische Kassenjournale mit fortlaufenden Belegnummern
- Unterzeichnete Kassenabschlüsse und Abstimmung mit der Bank
- Übersichten über Mitarbeitende mit Zugang zum Kassensystem
- Routinen für die Sicherung von Datenauszügen bei ESTV-Kontrollen
Mangelhafte Dokumentation kann zu Bussen, Nachsteuern (MWSTG Art. 79) oder Schätzung des Umsatzes durch die ESTV führen.
Praktische Massnahmen zur Einhaltung
- Interne Kontrollroutinen aktualisieren, sodass das Kassensystem bei jeder Softwareaktualisierung geprüft wird
- Sicherstellen, dass die Verantwortlichen die Anforderungen an Dokumentation und Aufbewahrungsdauer kennen
- Daten aus dem Kassensystem mit Bankeinzahlungen über die Bankabstimmung abgleichen
- Quartalsweise Überprüfungen mit dem Verwaltungsratspräsidenten oder CFO vereinbaren, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen