Protokoll
Das Protokoll ist das formelle Dokument, das Beschlüsse, Diskussionen und Entscheidungsprozesse in Generalversammlungen, Verwaltungsratssitzungen und anderen formellen Gesellschaftsorganen dokumentiert. Ein korrekt geführtes Protokoll ist entscheidend, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Buchführung sicherzustellen.
Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist ein offizielles Sitzungsprotokoll, das dokumentiert, wer anwesend war, welche Traktanden behandelt wurden, welche Diskussionen geführt und welche Beschlüsse gefasst wurden, einschliesslich der Abstimmungsergebnisse. Protokolle sind eine gesetzliche Pflicht für mehrere Arten formeller Sitzungen in Schweizer Gesellschaften, darunter ordentliche und ausserordentliche Generalversammlungen sowie Verwaltungsratssitzungen.
Formelle Anforderungen an das Protokoll
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Protokolle Folgendes enthalten:
- Protokollführung ist Pflicht für ordentliche und ausserordentliche Generalversammlungen (OR Art. 702; siehe Was ist eine Generalversammlung? ).
- Protokollführung ist Pflicht für Verwaltungsratssitzungen gemäss OR Art. 713 Abs. 3 .
- Angabe von Datum, Ort, Teilnehmerliste, behandelten Traktanden, Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen.
- Das Protokoll ist vom Vorsitzenden und vom Protokollführer zu unterzeichnen.
- Aufbewahrung während mindestens 10 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres gemäss OR Art. 958f .
Hauptbestandteile eines Protokolls
| Bestandteil | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzungsinformationen | Datum, Uhrzeit und Ort |
| Teilnehmer | Namen der Teilnehmer und ihre Funktionen |
| Behandelte Traktanden | Überschrift und Inhalt jeder Traktande |
| Beschlüsse und Stimmen | Ergebnis der Abstimmung |
| Unterschriften | Signaturen des Vorsitzenden und des Protokollführers |
Rollen und Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortung |
|---|---|
| Vorsitzender | Sitzung leiten und korrekten Ablauf sicherstellen |
| Protokollführer | Protokoll verfassen und Beschlüsse dokumentieren |
| Verwaltungsratsmitglieder | Traktanden diskutieren und abstimmen |
| Aktionäre | Teilnehmen, diskutieren und abstimmen |
Protokollprozess
- Einberufung und Tagesordnung: Einberufung gemäss den Statuten versenden.
- Durchführung der Sitzung: Sitzung leiten, Traktanden behandeln und Diskussionen festhalten.
- Erstellung des Protokolls: Protokollführer verfasst das Protokoll mit allen erforderlichen Angaben.
- Unterzeichnung: Vorsitzender und Protokollführer unterzeichnen das Protokoll.
- Verteilung und Aufbewahrung: Protokoll gemäss OR Art. 958f und Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen archivieren.
Aufbewahrung des Protokolls
Gemäss OR Art. 958f sind Protokolle während mindestens zehn Jahren nach Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren. Protokolle gelten als Buchführungsunterlagen und müssen bei einer Buchprüfung zugänglich sein.
Best Practices
- Vorlagen standardisieren: Verwenden Sie eine einheitliche Vorlage, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Digitale Archivierung: Erwägen Sie elektronische Protokolle und stellen Sie sicher, dass digitale Signaturen gültig sind.
- Versionskontrolle: Stellen Sie sicher, dass Änderungen dokumentiert und frühere Versionen archiviert werden.
- Sichere Aufbewahrung: Schützen Sie Protokolle vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.
- Regelmässige Schulung: Schulen Sie Schlüsselpersonen in korrekter Protokollführung.