Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen

Der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug ist in der Schweiz seit 2022 mit einer einheitlichen Pauschale geregelt. Stellt ein Unternehmen einem Mitarbeitenden ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, das auch privat genutzt werden darf, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser wirkt gleichzeitig auf MWST, Lohnausweis, AHV und Steuererklärung und muss daher sauber erfasst werden. Dieser Beitrag gehört zum Themenbereich Abzüge und Spesen und zeigt die Berechnung Schritt für Schritt.

Pauschale ab 2022

Mit der Reform per 2022 wurde der monatliche Pauschalsatz vereinheitlicht. Er deckt sowohl die private Nutzung als auch den Arbeitsweg ab, sodass keine separate Aufrechnung mehr nötig ist.

Basis ist der Kaufpreis exklusive MWST im Zeitpunkt der Anschaffung, nicht der spätere Restwert. Quelle: SSK-Praxisfestlegung und estv.admin.ch .

Ob sich ein Firmenwagen gegenüber dem privaten Auto überhaupt lohnt, vergleicht der Beitrag zu Geschäftswagen oder Privatfahrzeug.

Berechnungsbeispiel

Ein Mitarbeitender erhält einen Geschäftswagen mit Kaufpreis 50'000 CHF (exkl. MWST).

• Privatanteil pro Monat: 50'000 × 0,9 % = 450 CHF
• jährlich: 5'400 CHF
• Erfassung im Lohnausweis Ziffer 2.2
• gilt automatisch auch für den Arbeitsweg
• Mindestpauschale 150 CHF nicht relevant

Der Mindestbetrag von 150 CHF greift erst bei günstigen Fahrzeugen unter rund 16'700 CHF Kaufpreis. Wer alternativ ein Bordbuch führt, kann die effektive Privatnutzung abrechnen. Der Aufwand ist allerdings hoch und das Bordbuch muss lückenlos jede Fahrt mit Datum, Zweck und Kilometerstand dokumentieren.

MWST-Folgen

Die Privatnutzung gilt als entgeltliche Leistung mit MWST-Pflicht. Der Privatanteil ist auf den Bruttobetrag inkl. MWST hochzurechnen und in der MWST-Abrechnung zu deklarieren:

• Privatanteil 450 CHF + aktueller Normalsatz = 486,45 CHF pro Monat brutto
• die enthaltene MWST von 36,45 CHF ist zu deklarieren
• Erfassung in Ziffer 200 als Eigenverbrauch
• Vorsteuer auf Anschaffung und Betrieb voll möglich
• Korrektur in der MWST-Schlussabrechnung

Der Vorteil dieser Methode: Das Unternehmen behält den vollen Vorsteuerabzug auf Anschaffung und laufende Kosten und gleicht die private Nutzung über die monatliche Eigenverbrauchskorrektur aus. Mehr zur laufenden Abrechnung steht im Beitrag zur MWST-Abrechnung quartalsweise oder halbjährlich .

Buchung im KMU

Im Buchhaltungssystem laufen alle Fahrzeugkosten voll auf das Aufwandskonto. Der Privatanteil wird einmal monatlich gegen ein Ertragskonto gebucht, damit die private Nutzung den Geschäftsaufwand reduziert:

• Soll: Forderung gegen Mitarbeitende (oder Lohnaufwand)
• Haben: Privatanteil Geschäftsfahrzeug
• separates Konto im KMU-Kontenrahmen
• monatliche Buchung statt Jahreskorrektur
• Abstimmung mit dem Lohnausweis

Welche Fahrzeugkosten überhaupt geschäftsmässig begründet und damit abzugsfähig sind, erklärt der Beitrag zu abzugsfähigem Geschäftsaufwand.

Lohnausweis und AHV

Der Privatanteil ist sowohl AHV- als auch lohnsteuerpflichtig. Im Lohnausweis erscheint er in Ziffer 2.2. Für die AHV gilt der Bruttobetrag inkl. MWST. Die korrekte Erfassung in der Lohnverrechnung ist essenziell, damit der Mitarbeitende die richtige Bescheinigung erhält und keine Nachforderungen entstehen. Wird das Fahrzeug auch von Aussendienstmitarbeitenden genutzt, lohnt sich die Verknüpfung mit einem genehmigten Spesenreglement, das die kantonale Steuerverwaltung vorab abnimmt.

Häufige Fehler

• Aufpreis oder Restwert statt Brutto-Kaufpreis als Basis
• MWST-Aufrechnung vergessen
• Bordbuch nicht lückenlos geführt
• Mindestpauschale ignoriert
• doppelte Erfassung von Arbeitsweg

Fazit

Mit der Pauschale von 0,9 % ist der Privatanteil einfach zu berechnen, aber präzise zu buchen. Die Verbindung zu Lohnverrechnung und MWST muss zentral organisiert sein, damit Lohnausweis, AHV-Abrechnung und MWST-Deklaration zueinander passen. Wer die Buchhaltung professionell aufstellen möchte, findet die passende Lösung unter Preise ansehen .