Spesenreglement in der Schweiz

Ein Spesenreglement regelt, wie Mitarbeitende beruflich veranlasste Auslagen ersetzt bekommen. In der Schweiz lohnt sich ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement, weil dadurch Pauschalspesen vereinfacht und der administrative Aufwand pro Lohnabrechnung deutlich reduziert werden. Es ist ein zentraler Baustein im Bereich der Abzüge und Spesen und greift eng in die Lohnbuchhaltung jedes Schweizer KMU ein.

Warum ein genehmigtes Spesenreglement?

Mit Genehmigung kann der Arbeitgeber:

Pauschalspesen ohne Einzelnachweis ausbezahlen
die Pauschalen ohne Eintrag in Ziffer 13.2.2 des Lohnausweises aufführen
Diskussionen mit der Steuerverwaltung der Mitarbeitenden vermeiden
klare interne Regeln schaffen

Ohne Genehmigung gelten Pauschalen oft als Lohnbestandteil und sind voll zu versteuern.

Inhaltsstruktur eines Reglements

Abschnitt	Inhalt
1. Geltungsbereich	für welche Mitarbeitenden, welche Funktionen
2. Effektive Spesen	Reise, Verpflegung, Übernachtung
3. Pauschalspesen	monatliche oder jährliche Pauschalen pro Funktion
4. Belegpflicht	ab welchem Betrag, welche Form
5. Privatanteile	Geschäftsfahrzeug, IT-Geräte
6. Genehmigung und Anpassung	Verfahren bei Änderungen

Effektive Spesen

Effektive Spesen werden gegen Beleg vergütet. Üblich sind:

Bahn, Flug, Mietwagen
Hotelübernachtungen
geschäftlich veranlasste Verpflegung
Kundengeschenke (mit Einschränkungen)
Kommunikationskosten (Roaming)
Berufsbekleidung (sofern erforderlich)

Belege werden gemeinsam mit der laufenden Buchhaltung archiviert, siehe Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung . Wie einzelne Auslagen für Verpflegung, Bahn und Hotel korrekt abgerechnet werden, behandelt der Beitrag Verpflegung und Reisespesen abrechnen im Detail.

Pauschalspesen mit Genehmigung

Übliche Bandbreiten in der Praxis:

Geschäftsleitung: 800 – 1'500 CHF/Monat
Mittleres Kader: 400 – 800 CHF/Monat
Aussendienst: nach Reisetätigkeit, oft 600 – 1'200 CHF/Monat

Diese Werte sind Richtwerte. Die kantonale Steuerverwaltung prüft die Plausibilität gegen die Funktion und das Lohnniveau. Da die akzeptierten Ansätze und Verfahren von Kanton zu Kanton variieren, lohnt sich vorab ein Blick auf die Spesenpauschalen pro Kanton in der Schweiz.

Geschäftsfahrzeug

Wer ein Geschäftsfahrzeug auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil. Pauschal sind 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (10.8 % pro Jahr) auf dem Lohnausweis (Ziffer 2.2) aufzuführen. Mit Wirkung ab 2022 ist auch der Arbeitsweg mit dem Geschäftsfahrzeug pauschal mit 0.9 % gedeckt. Die genaue Verbuchung des Privatanteils zeigt der Beitrag Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen.

Genehmigungsverfahren

Der Antrag wird beim Steueramt am Sitzkanton gestellt. Üblicher Ablauf:

Reglement entwerfen.
Antrag mit Personalstruktur und Funktionsbeschreibungen einreichen.
Rückfragen der Steuerverwaltung beantworten.
Genehmigung mit Verfügung erhalten.
Genehmigung im Personaldossier ablegen.
Bei Änderungen erneut zur Genehmigung vorlegen.

Aktuelle Hinweise stehen auf kmu.admin.ch .

Auswirkungen auf den Lohnausweis

effektive Spesen: Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2
Pauschalspesen mit Genehmigung: Ziffer 13.2.1
Pauschalspesen ohne Genehmigung: Ziffer 13.2.2 (Lohnbestandteil)
Geschäftsfahrzeug: Ziffer 2.2

Mehr im Beitrag zum Lohnausweis Schweiz .

Praxistipps

Reglement so einfach wie möglich, aber so detailliert wie nötig
mindestens jährliche Überprüfung
Beleggrenze typischerweise bei 50 CHF
klare Trennung von privat und geschäftlich
Verbindung zur doppelten Buchführung sauber halten

Fazit

Ein genehmigtes Spesenreglement spart Aufwand und schafft Klarheit. ReAI bietet Vorlagen und unterstützt die Verbuchung. Preise ansehen .