Verpflegung und Reisespesen abrechnen

Wer fuer das Unternehmen unterwegs ist, verursacht Spesen: ein Mittagessen mit Kunden, eine Hotelnacht vor einem Termin, das Bahnticket zur Baustelle. Solche Auslagen sind grundsaetzlich geschaeftlich begruendeter Aufwand und damit abziehbar. Damit die Reisespesen sauber durch die Buchhaltung laufen und vor der Steuerbehoerde standhalten, braucht es klare Regeln, nachvollziehbare Belege und eine konsistente Verbuchung. Dieser Leitfaden zeigt Schweizer KMU, worauf es bei Verpflegung und Reisekosten ankommt.

Was als Reisespesen gilt

Als Reisespesen gelten die Mehrkosten, die einer Mitarbeiterin oder einem Inhaber bei einer auswaertigen Taetigkeit fuer das Unternehmen tatsaechlich entstehen. Massgebend ist immer der geschaeftliche Anlass. Der normale Arbeitsweg von zu Hause zum festen Arbeitsort zaehlt nicht dazu, eine Fahrt zu einem Kunden oder zu einem Anlass schon.

Typische Kategorien sind:

• Verpflegung unterwegs (Mittag- und Abendessen, Getraenke)
• Uebernachtung im Hotel inklusive Fruehstueck
• Transport mit Bahn, Flugzeug, Taxi oder Geschaeftsfahrzeug
• Nebenkosten wie Parkgebuehren, Maut, Gepaeck oder Internet unterwegs

Reine Privatauslagen sind nie Spesen. Wird ein Geschaeftsessen mit einem privaten Abendessen vermischt, ist nur der geschaeftliche Anteil abziehbar.

Verpflegungspauschalen

Bei der Verpflegung gibt es zwei Wege. Entweder wird effektiv gegen Originalbeleg abgerechnet, oder es kommt eine Pauschale zum Einsatz. Pauschalen vereinfachen den Aufwand erheblich, weil nicht jeder Kassenzettel gesammelt werden muss. Die Hoehe der Pauschalen wird ueblicherweise im Spesenreglement festgehalten und orientiert sich an markt- und kantonsueblichen Ansaetzen.

Ein praktischer Anhaltspunkt zu kantonalen Ansaetzen findet sich in der Uebersicht zu den Spesenpauschalen pro Kanton . Die konkret anwendbaren Werte sollten Sie mit Ihrem kantonalen Steueramt oder Treuhaender abstimmen.

Uebernachtung und Transport

Hotelkosten werden in der Regel effektiv gegen Rechnung verguetet. Achten Sie darauf, dass die Hotelrechnung auf das Unternehmen lautet und die MWST separat ausweist, denn nur dann ist der Vorsteuerabzug moeglich. Beim Transport gilt: Bahn- und Flugtickets werden effektiv abgerechnet, die Fahrt mit dem Privatfahrzeug wird ueblicherweise mit einem Kilometeransatz entschaedigt.

• Bahn und Flug: Originalbeleg oder elektronisches Ticket aufbewahren
• Privatfahrzeug: Kilometeransatz gemaess Spesenreglement, Fahrtenbuch empfohlen
• Geschaeftsfahrzeug: nur Nebenkosten wie Parkieren und Treibstoff
• Taxi und OEV vor Ort: Quittung verlangen

Ob sich ein eigener Geschaeftswagen lohnt, behandelt der Beitrag Geschaeftswagen oder Privatfahrzeug .

Auslandsreisen

Bei Reisen ins Ausland gelten dieselben Grundsaetze, doch einige Punkte sind heikler. Verpflegungs- und Uebernachtungskosten fallen je nach Land hoeher aus, deshalb arbeiten viele Reglemente mit laenderabhaengigen Pauschalen. Wichtig ist die saubere Umrechnung in Schweizer Franken zum Kurs des Belegdatums.

Beachten Sie zusaetzlich:

• Auslaendische MWST auf Hotel- oder Restaurantbelegen ist in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar.
• Eine Rueckerstattung im Ausland ist nur in bestimmten Faellen und Laendern moeglich.
• Fremdwaehrungsbelege immer mit Umrechnungskurs dokumentieren.

So bleiben Auslandsspesen nachvollziehbar und korrekt bewertet.

Belegpflicht und Ausnahmen

Grundsaetzlich gilt: kein Beleg, keine Buchung. Originalbelege sind die Basis jeder Spesenabrechnung und unterliegen der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Obligationenrecht. Wer Spesen rein effektiv vergueten will, braucht fuer jede Position einen Beleg.

Die wichtigste Ausnahme sind genehmigte Pauschalen: Sie ersetzen den Einzelbeleg fuer Kleinauslagen, sofern sie in einem Spesenreglement geregelt und vom kantonalen Steueramt akzeptiert sind. Das reduziert den administrativen Aufwand spuerbar. Mehr dazu im Beitrag Spesen und Mitarbeiterauslagen .

Verbuchung der Spesen

Reisespesen werden im KMU-Kontenrahmen unter dem uebrigen Betriebsaufwand erfasst, meist in Konten wie Reise- und Repraesentationsspesen. Welche Konten dafuer vorgesehen sind, beschreiben die Reise- und Fahrtkosten im Kontenrahmen . Der Buchungssatz folgt dem Prinzip, dass der Aufwand belastet und das Gegenkonto je nach Zahlungsweg gewaehlt wird.

Wird mit Firmenkarten gezahlt, ist eine saubere Zuordnung zentral, damit jede Belastung einem Beleg zugewiesen ist. Hinweise dazu gibt der Beitrag Firmenkarten und Kartenausgaben . Die abziehbare Vorsteuer wird pro Beleg separat erfasst, sofern dieser eine Schweizer MWST ausweist.

Bezug zum Spesenreglement

Der wirksamste Hebel fuer eine ruhige Spesenabrechnung ist ein genehmigtes Spesenreglement. Es legt fest, welche Pauschalen gelten, welche Auslagen ersetzt werden und welche Belege noetig sind. Ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit gegenueber der Steuerbehoerde und entlastet die Lohnabrechnung, weil pauschale Spesen dann nicht als Lohn gelten. Wie Sie ein solches Reglement aufsetzen, zeigt der Beitrag Spesenreglement nutzen .

Eine Einordnung in den groesseren Zusammenhang bietet die Uebersicht zu Abzuege und Spesen in der Schweiz .

Weiterfuehrend

• Spesenreglement sinnvoll nutzen
• abzugsfaehiger Geschaeftsaufwand
• Vorsteuerabzug richtig nutzen
• Spesenpauschalen pro Kanton