Buchhaltung in der Gastronomie

Kaum eine Branche stellt an die Buchhaltung so hohe Anforderungen wie die Gastronomie. Restaurants, Cafes, Bars und Take-aways arbeiten mit viel Bargeld, mehreren Mehrwertsteuer-Saetzen im selben Beleg und engen Margen. Wer die Kassenfuehrung, den Wareneinsatz und die Personalkosten nicht sauber im Griff hat, verliert schnell den Ueberblick und riskiert bei einer Kontrolle der ESTV Nachforderungen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Gastrobetriebe in der Schweiz im Tagesgeschaeft und im Jahresabschluss achten sollten.

Tagesabschluss der Kasse

Der Tagesabschluss ist das Herzstueck der Gastro-Buchhaltung. Jeden Abend werden die Einnahmen aus dem Kassensystem ausgelesen, gezaehlt und mit dem Buchbestand abgeglichen. Wichtig ist, dass dieser Ablauf jeden Tag gleich erfolgt und dokumentiert wird.

Ein sauberer Tagesabschluss umfasst typischerweise:

• den Z-Bericht aus dem Kassensystem mit den Tagesumsaetzen je MWST-Satz
• die Aufteilung in Bargeld, Kartenzahlungen und allfaellige Gutscheine
• die Zaehlung des Bargeldbestands in der Kasse
• die Feststellung und Erklaerung von Differenzen
• den Wechselgeldbestand, der in der Kasse verbleibt

Praktische Hinweise dazu liefert der Beitrag zum Tagesabschluss von Kassa und Kartenzahlungen , der die einzelnen Schritte im Detail erklaert.

Bargeldkontrolle

In einem Betrieb mit hohem Baranteil ist eine lueckenlose Bargeldkontrolle Pflicht. Das Bargeld ist faktisch ein Konto, und jede Bewegung muss nachvollziehbar sein. Die ESTV erwartet, dass sich der gezaehlte Bestand jederzeit aus den Aufzeichnungen herleiten laesst.

Bewaehrt hat sich ein laufend gefuehrtes Kassenbuch, in dem alle Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch erfasst werden. Der Saldo darf nie negativ werden, denn man kann nicht weniger als null Franken in der Kasse haben. Wie das Barvermoegen im Kontenplan gefuehrt wird, zeigt der Beitrag zur Kasse im Kontenrahmen . Wie ein solches Buch aufgebaut wird, zeigt der Leitfaden zum Kassenbuch fuehren in der Schweiz .

MWST-Saetze in der Gastronomie

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist in der Gastronomie besonders heikel, weil im gleichen Betrieb verschiedene Saetze anfallen. Massgebend ist nicht das Produkt allein, sondern auch die Art der Leistung.

Entscheidend ist die saubere Trennung: Ein Kaffee, der am Tisch serviert wird, unterliegt einem anderen Satz als der gleiche Kaffee zum Mitnehmen. Das Kassensystem muss diese Unterscheidung treffen koennen, sonst stimmt die MWST-Abrechnung nicht. Einen allgemeinen Ueberblick bietet die Seite zu den MWST-Saetzen im Ueberblick . Viele Gastrobetriebe pruefen zudem, ob die effektive Methode oder ein vereinfachter Saldosteuersatz vorteilhafter ist; dazu hilft der Vergleich von effektive vs. Saldosteuersatzmethode .

Wareneinsatz und Foodcost

Der Wareneinsatz ist neben dem Personal der groesste Kostenblock. Aus dem Verhaeltnis von Wareneinsatz zu Umsatz ergibt sich der Foodcost, eine der wichtigsten Kennzahlen der Branche.

So wird er berechnet:

1. Anfangsbestand plus Einkaeufe minus Endbestand ergibt den Wareneinsatz der Periode.
2. Wareneinsatz geteilt durch den entsprechenden Umsatz ergibt den Foodcost in Prozent.
3. Getraenke und Speisen werden idealerweise getrennt ausgewertet, da die Margen stark abweichen.

Ein steigender Foodcost ohne Preisanpassung ist ein Warnsignal: Es kann an Schwund, Diebstahl, falscher Kalkulation oder gestiegenen Einkaufspreisen liegen. Regelmaessige Inventuren sind deshalb unverzichtbar, denn nur mit korrekten Bestaenden ergibt der Wareneinsatz aussagekraeftige Zahlen.

Personalkosten im Gastgewerbe

Im Gastgewerbe ist das Personal oft der hoechste Aufwandsposten. Schichtarbeit, Aushilfen, Stundenloehne und der branchenuebliche Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) machen die Lohnbuchhaltung anspruchsvoll. Wichtig ist, dass Loehne, Sozialversicherungen und Quellensteuern korrekt verbucht und periodengerecht abgegrenzt werden.

Zu beachten sind insbesondere:

• die Abgrenzung von Ferien- und Ueberstundenanspruechen als Rueckstellung
• die korrekte Behandlung von Naturalleistungen wie Verpflegung und Unterkunft
• die getrennte Erfassung von Festangestellten und Aushilfen
• die monatlichen Sozialversicherungsbeitraege

Wie die Verbuchung im Detail funktioniert, beschreibt der Beitrag zu Lohn und Personal in der Buchhaltung . Fuer die Abgrenzung am Jahresende ist der Leitfaden zu Ferien- und Ueberstundenrueckstellungen hilfreich.

Trinkgeld und Bezuege

Trinkgeld ist in der Schweiz freiwillig, kommt aber regelmaessig vor und wirft buchhalterische Fragen auf. Geht das Trinkgeld direkt an die Mitarbeitenden, ist es in der Regel kein Geschaeftsumsatz. Wird es ueber die Kasse erfasst und vom Betrieb verteilt, muss der Ablauf klar geregelt und dokumentiert sein, damit Umsatz und Lohnbestandteile nicht vermischt werden.

Ein haeufiger Fehler ist die fehlende Trennung von Geschaeft und Privat. Wer als Inhaber einer Einzelfirma Bargeld aus der Kasse fuer private Zwecke entnimmt, muss diesen Privatbezug sauber als solchen verbuchen. Bei einer GmbH oder AG sind solche Bezuege noch strenger zu behandeln, da Geschaefts- und Privatvermoegen rechtlich getrennt sind. In jedem Fall gilt: Jede Entnahme aus der Kasse braucht einen Beleg.

Margen ueberwachen

Die engen Margen der Gastronomie verzeihen wenig. Wer nur einmal im Jahr beim Abschluss hinschaut, reagiert zu spaet. Sinnvoll ist eine monatliche Auswertung der wichtigsten Kennzahlen:

Diese Werte werden idealerweise monatlich erhoben und ueber die Zeit verglichen. Eine aktuelle Buchhaltung mit angebundener Kasse macht das einfach, weil Umsaetze und Kosten laufend verfuegbar sind. So lassen sich Preisanpassungen, Portionierung und Einkauf rechtzeitig steuern, bevor die Marge unter Druck geraet.

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