Buchhaltung fuer Vereine in der Schweiz

Ob Sportclub, Kulturverein oder Quartiergenossenschaft: Auch ein Verein ohne Gewinnabsicht braucht eine saubere und nachvollziehbare Buchhaltung. Der Vorstand verwaltet fremdes Geld, naemlich die Beitraege und Spenden der Mitglieder, und muss darueber an der Generalversammlung Rechenschaft ablegen. Die gute Nachricht: Bei einem kleinen Verein bleibt die Vereinsbuchhaltung ueberschaubar, wenn man von Anfang an Ordnung haelt. Dieser Leitfaden erklaert die wichtigsten Pflichten, Buchungen und MWST-Fragen so, dass auch ein ehrenamtlicher Kassier sie versteht.

Pflichten des Vereinsvorstands

Der Verein ist im Obligationenrecht (OR) geregelt und entsteht mit den schriftlichen Statuten. Für die Rechnungslegung gilt: Wer als Verein zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist oder eine gewisse Groesse erreicht, muss eine ordentliche Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung fuehren. Kleinere Vereine duerfen sich auf eine einfache Rechnung beschraenken, die mindestens Einnahmen, Ausgaben und das Vermoegen abbildet (sogenannte Milchbuechlirechnung).

Unabhaengig von der Groesse gilt:

Der Vorstand fuehrt die Geschaefte sorgfaeltig und treuhaenderisch.
Jede Bewegung wird mit einem Beleg dokumentiert.
Die Rechnung wird der Generalversammlung (GV) zur Genehmigung vorgelegt.
Belege und Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt.

Wer die Grundlagen sauber aufsetzen will, findet in den Buchhaltungsgrundlagen fuer KMU einen guten Einstieg, der sich auch auf Vereine uebertragen laesst.

Mitgliederbeitraege verbuchen

Die Mitgliederbeitraege sind in den meisten Vereinen die wichtigste Einnahmequelle. Sie werden im Jahr ihrer Faelligkeit als Ertrag erfasst, nicht erst beim Zahlungseingang, sofern der Verein nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung arbeitet. Praktisch bewaehrt sich eine Mitgliederliste, aus der hervorgeht, wer bezahlt hat und wer noch offen ist.

Typische Buchungen rund um die Beitraege:

Vorgang	Soll	Haben
Beitrag in Rechnung gestellt	Forderungen Mitglieder	Beitragsertrag
Beitrag auf dem Bankkonto eingegangen	Bank	Forderungen Mitglieder
Bar an einem Anlass kassiert	Kasse	Beitragsertrag

Offene Beitraege am Jahresende bleiben als Forderung stehen. Uneinbringliche Beitraege werden ausgebucht. Wer mit Soll und Haben noch nicht ganz sicher ist, dem hilft die Erklaerung zu Soll und Haben erklaert .

Spenden und Sponsoring

Hier lohnt sich eine klare Unterscheidung, weil sie steuerlich und bei der MWST unterschiedlich behandelt wird:

Spenden sind freiwillige Zuwendungen ohne Gegenleistung. Sie gelten nicht als Entgelt und sind fuer die MWST grundsaetzlich kein Umsatz.
Sponsoring ist eine Gegenleistung: Der Verein wirbt fuer den Geldgeber, nennt ihn auf der Webseite oder im Programmheft. Das kann eine steuerbare Leistung sein.

Fuehren Sie Spenden und Sponsoring deshalb auf getrennten Konten. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Teil der Einnahmen mehrwertsteuerlich relevant sein koennte. Ein einfacher, an die Beduerfnisse des Vereins angepasster Kontenplan auf Basis des KMU-Kontenrahmens schafft hier Klarheit; mehr dazu im KMU-Kontenrahmen der Schweiz .

Kassenfuehrung im Verein

Viele Vereine arbeiten an Festen, Turnieren oder Konzerten mit Bargeld. Genau dort entstehen die meisten Fehler. Eine ordentliche Kasse ist deshalb das Herzstueck der Vereinsbuchhaltung.

Bewaehrt haben sich diese Regeln:

Die Kasse wird tagesfertig gefuehrt, also am Anlass abgerechnet.
Der Saldo im Kassenbuch stimmt mit dem gezaehlten Bargeld ueberein.
Jede Einlage und jeder Bezug wird sofort eingetragen.
Vereins- und Privatgeld werden strikt getrennt.

Eine Schritt-fuer-Schritt-Anleitung dazu finden Sie unter Kassenbuch fuehren in der Schweiz . Buchen Sie Tageseinnahmen aus einem Anlass als Sammelbuchung mit dem Abrechnungsblatt als Beleg, dann bleibt die Kasse uebersichtlich.

MWST-Pflicht bei Vereinen

Auch ein gemeinnuetziger Verein kann mehrwertsteuerpflichtig werden, wenn er steuerbare Leistungen erbringt und der Umsatz die massgebende Grenze ueberschreitet. Fuer nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich gefuehrte Vereine gilt bei der ESTV eine hoehere Umsatzgrenze als fuer gewoehnliche Unternehmen, bevor die Pflicht eintritt.

Wichtig fuer die Beurteilung:

Beitraege und Spenden zaehlen in der Regel nicht zum steuerbaren Umsatz.
Verkauf, Eintritte, Festwirtschaft und Sponsoring koennen steuerbar sein.
Wird die Grenze ueberschritten, ist die Anmeldung bei der ESTV noetig.

Prüfen Sie die Lage jaehrlich, vor allem nach einem grossen Anlass. Vertiefende Hinweise bietet die Uebersicht zu MWST und Steuern in der Schweiz . Ist der Verein einmal registriert, hilft die Anleitung zur MWST-Abrechnung bei der ESTV einreichen .

Jahresrechnung fuer die GV

Zum Vereinsjahr gehoert die Jahresrechnung, die der Vorstand der Generalversammlung vorlegt. Sie zeigt das Ergebnis und das Vereinsvermoegen und ist die Grundlage fuer die Decharge, also die Entlastung des Vorstands.

Eine vollstaendige Jahresrechnung enthaelt typischerweise:

eine Erfolgsrechnung mit Ertraegen und Aufwand
eine Bilanz mit Vermoegen und Verbindlichkeiten
einen kurzen Kommentar zu groesseren Abweichungen
den Bericht der Revisoren beziehungsweise Rechnungsrevisoren

Viele Vereine waehlen zwei interne Rechnungsrevisoren, die die Zahlen vor der GV pruefen. Wie eine ordentliche Rechnung nach Gesetz aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Jahresrechnung nach OR .

Ehrenamtliche Entschaedigungen

Vorstandsmitglieder arbeiten meist ehrenamtlich. Trotzdem sind Entschaedigungen, Sitzungsgelder oder Spesen moeglich, solange sie in den Statuten oder einem Beschluss geregelt sind. Buchhalterisch gilt:

Echter Spesenersatz gegen Beleg ist Aufwand und kein Lohn.
Pauschale Sitzungsgelder oder Honorare koennen als Lohnbestandteil gelten und sind dann unter Umstaenden AHV-pflichtig.
Klare Spesenregeln vermeiden Diskussionen und Nachzahlungen.

Sobald regelmaessige Entschaedigungen oder Anstellungen ins Spiel kommen, lohnt sich ein Blick auf die Sozialversicherungen im Ueberblick , damit der Verein seinen Pflichten als Arbeitgeber nachkommt.