E-Rechnung in der Schweiz

Die E-Rechnung ist der naechste Schritt nach der QR-Rechnung: Statt eine Rechnung als PDF zu verschicken, werden die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format direkt von System zu System uebertragen. Fuer Schweizer KMU bedeutet das weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler und einen schnelleren Zahlungseingang. Dieser Leitfaden zeigt, was eine elektronische Rechnung ausmacht, welche Formate und Netzwerke in der Schweiz ueblich sind und wie Sie die Umstellung Schritt fuer Schritt angehen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat erstellt, versendet und empfangen wird. Entscheidend ist, dass die Empfaengersoftware die einzelnen Felder, etwa Betrag, MWST-Satz, Rechnungsnummer und Faelligkeit, automatisch auslesen und direkt weiterverarbeiten kann, ohne dass jemand die Angaben abtippt.

Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist also mehr als eine elektronisch verschickte Rechnung. Eine PDF-Datei per E-Mail bleibt ein Abbild auf Papier, nur eben digital. Die echte E-Rechnung trennt Inhalt und Darstellung und liefert die Daten in einer Struktur, die eine Buchhaltungssoftware direkt verbuchen kann.

Unterschied zur PDF-Rechnung

Der Unterschied liegt in der Verarbeitbarkeit. Bei der PDF-Rechnung muss der Empfaenger die Angaben lesen und manuell oder per Texterkennung uebernehmen. Bei der E-Rechnung fliessen die Daten strukturiert ins System.

Merkmal	PDF-Rechnung	E-Rechnung
Format	Bilddokument	strukturierte Daten
Erfassung beim Empfaenger	manuell oder per Scan	automatisch
Fehlerquote	hoeher	tiefer
Zuordnung zur Zahlung	manuell	automatisiert
Eignung fuer Massenverarbeitung	gering	hoch

Die QR-Rechnung steht zwischen beiden Welten: Sie enthaelt im QR-Code zwar strukturierte Zahlungsdaten, bleibt als Dokument aber ein PDF. Wie Sie diese im Tagesgeschaeft einsetzen, beschreibt der Beitrag zur QR-Rechnung im Alltag .

Formate und Netzwerke

In der Schweiz haben sich einige Standards etabliert. Verbreitet sind XML-basierte Formate wie Swico/yellowbill sowie die international gebraeuchlichen Standards ZUGFeRD und Factur-X, die ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombinieren. Im internationalen Geschaeft und gegenueber der oeffentlichen Hand gewinnt das Format EN 16931 an Bedeutung, das ueber das Peppol-Netzwerk ausgetauscht wird.

Damit eine E-Rechnung vom Sender zum Empfaenger gelangt, braucht es ein Netzwerk:

Peppol: ein offenes, international standardisiertes Netzwerk, das den Austausch ueber zertifizierte Zugangspunkte ermoeglicht.
Provider-Netzwerke wie Swico/yellowbill oder Plattformen einzelner Anbieter, die Rechnungen zwischen angeschlossenen Unternehmen vermitteln.
Direkte Schnittstellen zwischen zwei Systemen, etwa bei einer engen Lieferantenbeziehung.

Wichtig ist, dass Sender und Empfaenger im selben Netzwerk erreichbar sind oder dass der Provider eine Bruecke schlaegt. Achten Sie bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf, dass sie die gaengigen Formate unterstuetzt.

E-Rechnung an die Verwaltung

Im Verkehr mit der oeffentlichen Hand ist die E-Rechnung in der Schweiz weit fortgeschritten. Wer Bund, Kantonen oder oeffentlichen Stellen Leistungen verrechnet, ist je nach Auftragsvolumen verpflichtet, elektronisch zu fakturieren. Die Verwaltung empfaengt diese Rechnungen ueber definierte Plattformen und Netzwerke statt auf Papier.

Fuer KMU, die im Beschaffungswesen taetig sind, lohnt es sich, fruehzeitig zu klaeren, welches Format und welcher Eingangskanal verlangt werden. Achten Sie unabhaengig vom Kanal auf die korrekten Pflichtangaben auf einer Rechnung , denn diese gelten fuer die E-Rechnung genauso wie fuer das Papierdokument, inklusive MWST-Nummer und korrekt ausgewiesener Mehrwertsteuer.

Vorteile fuer KMU

Die Umstellung bringt konkrete Vorteile im Alltag:

Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung eingehender Rechnungen, keine Tippfehler.
Schnellere Zahlungen: Strukturierte Daten lassen sich direkt zur Zahlung freigeben.
Tiefere Kosten: Kein Druck, kein Porto, kein Couvertieren.
Bessere Datenqualitaet: Eindeutige Zuordnung von Rechnung und Zahlung.
Durchgaengige Prozesse: Die E-Rechnung fuegt sich nahtlos in eine digitale Buchhaltung ein.

Gerade fuer KMU mit vielen wiederkehrenden Rechnungen rechnet sich der Umstieg rasch, weil sich der Bearbeitungsaufwand pro Beleg deutlich reduziert.

Einfuehrung Schritt fuer Schritt

Die Einfuehrung gelingt mit einem strukturierten Vorgehen:

Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen versenden und empfangen Sie heute, in welchen Volumen und mit welchen Partnern?
Software pruefen: Unterstuetzt Ihre Buchhaltungssoftware die relevanten Formate und ein Netzwerk wie Peppol?
Netzwerk und Provider waehlen: Entscheiden Sie, ueber welchen Kanal Sie senden und empfangen.
Partner abstimmen: Klaeren Sie mit wichtigen Kunden und Lieferanten, ob und wie sie E-Rechnungen austauschen.
Pilot starten: Beginnen Sie mit wenigen Partnern und weiten Sie schrittweise aus.
Prozesse anpassen: Verknuepfen Sie den Eingang mit der automatisierten Belegerfassung und der Zahlungsfreigabe.

So vermeiden Sie einen abrupten Wechsel und sammeln Erfahrung, bevor Sie alle Geschaeftspartner umstellen.

Verbuchung und Archivierung

Eine E-Rechnung wird gleich verbucht wie jede andere Rechnung, nach den ueblichen Konten des KMU-Kontenrahmens. Der Vorteil: Weil die Daten strukturiert vorliegen, kann die Software Konto, MWST-Code und Faelligkeit oft vorschlagen, was die manuelle Arbeit weiter reduziert.

Fuer die Archivierung gelten die Vorgaben des Obligationenrechts (OR). Geschaeftsbelege, also auch elektronische Rechnungen, sind waehrend zehn Jahren aufzubewahren, und zwar unveraendert, lesbar und nachvollziehbar. Bei der digitalen Ablage muss die Integritaet der Daten sichergestellt sein. Wie Sie das sauber umsetzen, lesen Sie im Beitrag zur digitalen Archivierung OR-konform . Bewahren Sie nach Moeglichkeit das strukturierte Original auf, nicht nur eine Bildkopie.