Handelsregistereintrag in der Schweiz

Das Handelsregister ist das oeffentliche Verzeichnis aller eingetragenen Unternehmen in der Schweiz. Es schafft Transparenz und Rechtssicherheit, weil jeder nachschlagen kann, wer hinter einer Firma steht, wie sie heisst, wo sie ihren Sitz hat und wer rechtsverbindlich für sie handeln darf. Ob Ihr Unternehmen sich eintragen lassen muss, hängt von der gewählten Rechtsform und vom Umsatz ab. Dieser Leitfaden zeigt, wann der Eintrag Pflicht ist, wie die Anmeldung abläuft und welche Kosten und Folgen damit verbunden sind.

Zweck des Handelsregisters

Das Handelsregister wird kantonal geführt und vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister beaufsichtigt. Über das zentrale Portal Zefix sind alle Einträge öffentlich abrufbar. Der Eintrag erfüllt mehrere Aufgaben:

Publizität: Geschäftspartner, Banken und Behörden erkennen, wer zeichnungsberechtigt ist und welche Haftung gilt.
Firmenschutz: Der eingetragene Firmenname ist im jeweiligen Umfang geschützt.
Rechtsverbindlichkeit: Bei Kapitalgesellschaften entsteht die juristische Person erst mit dem Eintrag.

Wer im Register steht, gilt als Kaufmann im Sinne des Obligationenrechts (OR) und unterliegt damit strengeren Regeln, etwa bei der Buchführung und der Betreibung auf Konkurs.

Eintragspflicht nach Rechtsform und Umsatz

Ob ein Eintrag obligatorisch ist, richtet sich nach der Rechtsform und teilweise nach dem Jahresumsatz. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

Rechtsform	Eintragspflicht	Besonderheit
Einzelfirma	ab CHF 100'000 Jahresumsatz	unter dieser Grenze freiwillig
Kollektivgesellschaft	obligatorisch	unabhängig vom Umsatz
GmbH	obligatorisch	Entstehung erst mit Eintrag
AG	obligatorisch	Entstehung erst mit Eintrag
Verein / Stiftung	je nach Tätigkeit	Verein nur bei kaufmännischem Gewerbe

Bei der Einzelfirma gilt die Schwelle von CHF 100'000 Jahresumsatz: Wird sie überschritten, ist der Eintrag Pflicht. Liegt der Umsatz darunter, ist er freiwillig, kann aber Vorteile wie den Firmenschutz bringen. Welche Form für Ihr Vorhaben passt, behandelt unser Überblick zu den verschiedenen Rechtsformen in der Schweiz ausführlich.

Bei GmbH und AG ist der Eintrag konstitutiv: Die Gesellschaft existiert rechtlich erst, sobald sie im Register steht. Vorher handelt es sich lediglich um eine Gründungsgesellschaft.

Ablauf der Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt beim Handelsregisteramt des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Der grundsätzliche Ablauf sieht so aus:

Firmenname prüfen: Über Zefix abklären, ob der gewünschte Name verfügbar und zulässig ist.
Unterlagen vorbereiten: Anmeldung, Statuten und je nach Form weitere Dokumente.
Beglaubigung: Unterschriften müssen amtlich oder notariell beglaubigt sein; bei der GmbH und AG ist eine öffentliche Beurkundung der Gründung nötig.
Einreichung: Anmeldung beim kantonalen Amt, zunehmend auch online.
Prüfung und Eintrag: Das Amt prüft die Unterlagen und nimmt den Eintrag vor.
Publikation: Der Eintrag wird im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht.

Praktische Hinweise zur Gründung der einfachsten Form finden Sie im Beitrag Einzelfirma gruenden. Wer eine Kapitalgesellschaft plant, liest am besten zuerst, wie man eine GmbH gruenden in der Schweiz kann.

Benötigte Unterlagen

Welche Dokumente nötig sind, hängt von der Rechtsform ab. Typischerweise gehören dazu:

Anmeldeformular des Handelsregisteramts
Statuten (bei GmbH und AG)
Nachweis über das einbezahlte Stamm- oder Aktienkapital
Beglaubigte Unterschriften der zeichnungsberechtigten Personen
Lex-Friedrich-Erklärung und allfällige Bewilligungen je nach Tätigkeit
Bei der Einzelfirma genügen Personalien, Firmenname und Sitz

Halten Sie auch eine gültige Adresse am Sitz und die Angaben zu den Organpersonen bereit. Fehlende oder unklare Unterlagen sind der häufigste Grund für Rückfragen und Verzögerungen.

Kosten und Dauer

Die Gebühren richten sich nach der Rechtsform und nach kantonalen Tarifen. Als grobe Orientierung gilt:

Rechtsform	Gebührenrahmen (Richtwert)	Zusätzliche Kosten
Einzelfirma	gering	meist nur Beglaubigung
GmbH	mittel	Notar, ggf. Beratung
AG	höher	Notar, Kapitalprüfung

Hinzu kommen bei Kapitalgesellschaften die Kosten für die öffentliche Beurkundung beim Notar. Die Bearbeitungsdauer beträgt nach vollständiger Einreichung in der Regel wenige Arbeitstage bis rund zwei Wochen, abhängig vom Kanton und der Auslastung des Amts.

Folgen für die Buchführungspflicht

Mit dem Eintrag ändern sich die Anforderungen an die Buchhaltung. Wer im Handelsregister eingetragen ist und einen Jahresumsatz von mindestens CHF 500'000 erzielt, muss eine vollständige doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Kleinere eingetragene Betriebe und nicht eingetragene Einzelfirmen unter dieser Grenze dürfen eine vereinfachte Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage führen.

Mehr dazu, wann genau die Pflicht greift, lesen Sie unter wann Buchfuehrungspflicht besteht. Eine solide Grundlage dazu bieten unsere Buchhaltungsgrundlagen fuer KMU. Beachten Sie ausserdem, dass der Eintrag nichts an der separaten Mehrwertsteuer (MWST)-Pflicht bei der ESTV ändert; diese richtet sich nach eigenen Umsatzgrenzen.

Änderungen und Löschung

Das Handelsregister muss stets den aktuellen Stand abbilden. Meldepflichtig sind unter anderem:

Wechsel von Sitz, Adresse oder Firmenname
Änderungen bei Organpersonen und Zeichnungsberechtigungen
Anpassungen des Kapitals oder des Zwecks
Umwandlung der Rechtsform

Solche Mutationen werden ebenfalls beim kantonalen Amt angemeldet und sind gebührenpflichtig. Wird das Geschäft aufgegeben, erfolgt die Löschung aus dem Register. Bei Kapitalgesellschaften setzt dies eine ordentliche Liquidation voraus, bevor der Eintrag gestrichen wird. Auch Unterlagen aus gelöschten Firmen unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht nach OR.