Wann Buchfuehrungspflicht besteht
Nicht jedes Unternehmen muss doppelt Buch fuehren. Dieser Leitfaden klaert, wann in der Schweiz volle Buchfuehrungspflicht nach OR besteht.
Nicht jedes Unternehmen in der Schweiz muss eine vollstaendige Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung fuehren. Das Obligationenrecht (OR) unterscheidet danach, wie gross ein Betrieb ist und in welcher Rechtsform er gefuehrt wird. Wer die Schwelle kennt, ab der die volle Buchfuehrungspflicht greift, spart Zeit und vermeidet Fehler bei Steuern und Jahresabschluss.
Buchfuehrungspflicht nach OR
Die Grundregeln zur Rechnungslegung stehen in den Artikeln 957 bis 963b OR. Massgebend ist Artikel 957: Er legt fest, wer Buch fuehren und Rechnung ablegen muss. Wir behandeln die Details in unserem Beitrag zur OR-Rechnungslegung Artikel 957 .
Das Gesetz teilt die Pflichtigen in zwei Gruppen:
- Volle Buchfuehrungspflicht mit doppelter Buchhaltung, Bilanz und Erfolgsrechnung
- Vereinfachte Buchfuehrung ueber Einnahmen, Ausgaben und Vermoegenslage
Welche Gruppe gilt, haengt vom Umsatz und von der Rechtsform ab. Beide Faktoren entscheiden gemeinsam, ob die einfache oder die volle Variante zur Anwendung kommt.
Umsatzgrenze von 500'000 Franken
Die zentrale Schwelle ist der Umsatz. Einzelfirmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft) mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500'000 duerfen die vereinfachte Buchfuehrung nutzen. Sobald der letzte Geschaeftsjahresumsatz diese Grenze erreicht oder ueberschreitet, gilt die volle Buchfuehrungspflicht nach OR.
| Rechtsform | Umsatz unter CHF 500'000 | Umsatz ab CHF 500'000 |
|---|---|---|
| Einzelfirma | Vereinfachte Buchfuehrung moeglich | Volle Buchfuehrungspflicht |
| Kollektiv-/Kommanditgesellschaft | Vereinfachte Buchfuehrung moeglich | Volle Buchfuehrungspflicht |
| GmbH | Immer volle Buchfuehrungspflicht | Immer volle Buchfuehrungspflicht |
| AG | Immer volle Buchfuehrungspflicht | Immer volle Buchfuehrungspflicht |
Die Umsatzgrenze ist nicht mit der MWST-Schwelle zu verwechseln. Die Pflicht zur Mehrwertsteuer (MWST) richtet sich nach eigenen Regeln und kann schon bei tieferem Umsatz greifen. Buchfuehrungspflicht und MWST-Pflicht sind also getrennt zu pruefen.
Vereinfachte Buchfuehrung
Bleibt eine Einzelfirma oder Personengesellschaft unter der Schwelle, reicht eine vereinfachte Buchfuehrung. Es braucht keine doppelte Buchhaltung mit Soll und Haben, keine formelle Bilanz und keine nach OR gegliederte Erfolgsrechnung. Trotzdem gelten die allgemeinen Grundsaetze: vollstaendig, wahrheitsgetreu, systematisch und nachpruefbar.
Auch bei der vereinfachten Variante bleibt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren bestehen. Belege, Geschaeftskorrespondenz und Aufzeichnungen muessen geordnet abgelegt werden, damit das Ergebnis fuer die Steuerbehoerde nachvollziehbar ist.
Was die Milchbuechlirechnung umfasst
Die vereinfachte Buchfuehrung wird umgangssprachlich Milchbuechlirechnung genannt. Sie stuetzt sich auf drei Bestandteile:
- Einnahmen des Geschaeftsjahres
- Ausgaben des Geschaeftsjahres
- Vermoegenslage zu einem Stichtag, also etwa Bankguthaben, Forderungen und Schulden
Daraus laesst sich der Geschaeftserfolg ableiten, der fuer die Steuererklaerung gebraucht wird. Eine saubere Trennung von privat und geschaeftlich ist dabei entscheidend; wie das gelingt, zeigt der Beitrag dazu, Privat- und Geschaeftskonto zu trennen . Wer waechst, sollte den Umstieg auf die doppelte Buchfuehrung fruehzeitig vorbereiten, weil sie ohnehin verlangt wird, sobald die Grenze faellt.
Pflichten der GmbH und AG
Fuer juristische Personen gilt die Umsatzgrenze nicht. Eine GmbH und eine AG sind unabhaengig vom Umsatz immer voll buchfuehrungspflichtig. Sie muessen eine doppelte Buchhaltung fuehren und einen ordentlichen Abschluss erstellen. Dazu gehoeren:
- Bilanz nach den Vorgaben des OR
- Erfolgsrechnung mit Aufwand und Ertrag
- Anhang mit den gesetzlich verlangten Angaben
Der Aufbau folgt dem KMU-Kontenrahmen, der eine praxisnahe Gliederung der Konten vorgibt. Welche Rechtsform welche Pflichten ausloest, vergleicht der Ueberblick zu den Rechtsformen in der Schweiz . Der formelle Abschluss wird im Beitrag zum Jahresabschluss in der Schweiz vertieft.
Folgen bei Verletzung
Wer die Buchfuehrungspflicht missachtet, riskiert mehr als eine Nachbesserung. Eine unvollstaendige oder fehlende Buchhaltung kann folgende Konsequenzen haben:
- Ermessensveranlagung durch die Steuerbehoerde, oft zum Nachteil des Betriebs
- Probleme bei einer MWST-Kontrolle der ESTV, wenn Belege fehlen
- Schwierigkeiten bei Bank, Investoren und Geschaeftspartnern, die einen Abschluss verlangen
- bei groben Pflichtverletzungen haftungs- und strafrechtliche Risiken
Eine ordentliche Buchhaltung ist somit nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Schutz: Sie schafft Klarheit ueber den Erfolg und erleichtert jede Pruefung.
Bezug zur Rechtsform
Die Frage der Buchfuehrungspflicht laesst sich nicht losgeloest von der Rechtsform beantworten. Bei einer Einzelfirma entscheidet der Umsatz, bei GmbH und AG ist die volle Pflicht von Beginn an gesetzt. Wer eine Rechtsform waehlt oder wechselt, sollte die buchhalterischen Folgen mitdenken. Eine fundierte Entscheidung beginnt schon bei der Gruendung und Rechtsform in der Schweiz .