Buchungsbeleg richtig erstellen

In der Buchhaltung gilt ein einfacher, aber zentraler Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschaeftsfall, der in der Buchhaltung erscheint, muss durch ein Dokument belegt sein, das den Vorgang nachvollziehbar dokumentiert. Ein Buchungsbeleg ist damit das Bindeglied zwischen der wirtschaftlichen Realitaet und den Zahlen in Ihren Konten. Fehlt der Beleg, ist die Buchung nicht prueffaehig, und bei einer Kontrolle durch die ESTV oder die Steuerbehoerde wird der Aufwand schnell teuer.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben ein Beleg braucht, welche Belegarten es gibt und wie Sie die Belegkette sauber halten. Er ergaenzt die allgemeinen Buchhaltungsgrundlagen fuer KMU um den praktischen Alltag rund um den einzelnen Beleg.

Warum kein Beleg ohne Buchung auskommt

Ein Beleg ist der Nachweis, dass ein Geschaeftsfall tatsaechlich stattgefunden hat. Er begruendet, warum ein bestimmter Betrag auf einem bestimmten Konto verbucht wurde. Ohne diesen Nachweis bleibt jede Zahl eine Behauptung. Das Obligationenrecht (OR) verlangt deshalb, dass die Buchfuehrung wahrheitsgetreu, vollstaendig und nachpruefbar ist. Wer dieses Prinzip von Beginn an lebt, hat bei der MWST-Abrechnung, beim Jahresabschluss und bei einer Pruefung deutlich weniger Stress.

Verstaendlich wird dieser Zusammenhang erst mit dem Wissen, wie eine Buchung aufgebaut ist. Wer Soll und Haben verstehen moechte, erkennt schnell, dass der Beleg jeder Buchung ihre Berechtigung gibt.

Pflichtangaben eines Belegs

Ein vollstaendiger Buchungsbeleg enthaelt alle Informationen, die noetig sind, um den Geschaeftsfall zweifelsfrei zu rekonstruieren. In der Schweiz haben sich folgende Mindestangaben etabliert:

Bei Rechnungen kommen weitere Punkte dazu. Die vollstaendigen Pflichtangaben auf einer Rechnung sind besonders wichtig, wenn Sie den Vorsteuerabzug geltend machen wollen, denn ein unvollstaendiger Beleg kann den Abzug gefaehrden.

Interne und externe Belege

Man unterscheidet grundsaetzlich zwei Belegarten:

• Externe Belege stammen von ausserhalb des Unternehmens. Dazu gehoeren Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kontoauszuege der Bank oder Vertraege. Sie gelten als besonders beweiskraeftig, weil eine dritte Partei sie ausgestellt hat.
• Interne Belege entstehen im Unternehmen selbst. Beispiele sind Lohnabrechnungen, Abschreibungsbelege, Umbuchungen oder Inventarlisten. Sie dokumentieren Vorgaenge, fuer die kein externes Dokument vorliegt.

Beide Arten sind gleichwertig, solange sie die Pflichtangaben erfuellen und den Geschaeftsfall korrekt abbilden.

Eigenbelege als Notloesung

Manchmal fehlt ein Originalbeleg, etwa wenn eine Quittung verloren geht oder bei einer Barauslage gar keine ausgestellt wurde. In diesem Fall darf ein Eigenbeleg erstellt werden. Er ersetzt den fehlenden Originalbeleg und sollte folgende Punkte enthalten:

1. Datum und Betrag des Vorgangs
2. eine genaue Beschreibung der Leistung
3. den Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt
4. Datum und Unterschrift der erstellenden Person

Eigenbelege sind die Ausnahme, nicht die Regel. Wer sie haeufig braucht, hat in der Regel ein Problem mit der Belegerfassung und sollte seine Prozesse pruefen.

Digitale Belege und Scans

Belege duerfen in der Schweiz digital aufbewahrt werden. Ein eingescannter Beleg oder eine PDF-Rechnung ist dem Papieroriginal grundsaetzlich gleichgestellt, sofern die Integritaet und die Lesbarkeit ueber die gesamte Aufbewahrungsdauer sichergestellt sind. Das bedeutet konkret:

• Der Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt veraendert werden koennen.
• Die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung muss erhalten bleiben.
• Das Dateiformat muss langfristig lesbar sein.

Wer den Scanprozess automatisiert, spart viel Handarbeit. Die Belegerfassung automatisieren zu lassen ist fuer viele KMU der erste sinnvolle Digitalisierungsschritt, weil Belege so direkt mit der passenden Buchung verknuepft werden.

Belegkette und Nachvollziehbarkeit

Das wichtigste Qualitaetsmerkmal einer Buchhaltung ist die Belegkette. Sie verbindet jeden Eintrag im Journal mit dem zugehoerigen Beleg und umgekehrt. Eine Pruefperson muss von einer Zahl in der Bilanz ausgehend bis zum einzelnen Beleg zurueckverfolgen koennen, ohne dass die Spur abbricht. Umgekehrt muss jeder Beleg eine Buchung haben.

Damit das funktioniert, helfen klare Regeln:

• jede Buchung erhaelt eine eindeutige Belegnummer
• Belege werden fortlaufend und systematisch abgelegt
• Korrekturen werden nachvollziehbar gebucht, nie ueberschrieben

Wie Sie diese Ablage praktisch aufsetzen, zeigt der Ratgeber zum Thema Belege richtig organisieren . Eine durchgaengige Belegkette ist die Grundlage dafuer, dass eine Buchhaltung einer Pruefung standhaelt, ganz unabhaengig davon, ob Ihr Unternehmen eine Einzelfirma oder eine GmbH ist.

Aufbewahrungspflicht nach OR

Das Obligationenrecht schreibt vor, wie lange Belege und Geschaeftsbuecher aufbewahrt werden muessen. Die gesetzliche Frist betraegt grundsaetzlich zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschaeftsjahres. In dieser Zeit muessen die Belege jederzeit lesbar und vollstaendig vorgelegt werden koennen, auch in digitaler Form.

Die Details, etwa zu Formaten und Ausnahmen, sind im Beitrag zur Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren beschrieben. Wer von Anfang an sauber ablegt, erfuellt diese Pflicht praktisch nebenbei.

Kurz gesagt

Ein guter Buchungsbeleg ist vollstaendig, eindeutig und Teil einer lueckenlosen Belegkette. Er enthaelt Datum, Betrag, Leistung und die beteiligten Parteien, liegt geordnet ab und bleibt zehn Jahre verfuegbar. Wer diese Disziplin von Beginn an pflegt, baut eine Buchhaltung auf, die jeder Pruefung standhaelt.

Weitere passende Grundlagen

• Buchhaltungsgrundlagen fuer KMU
• Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren
• Belegerfassung automatisieren
• Soll und Haben erklaert
• Pflichtangaben auf einer Rechnung