Abschreibungen planen und buchen
Abschreibungen verteilen die Kosten von Anlagen auf ihre Nutzungsdauer. Dieser Leitfaden zeigt Methoden und Saetze fuer Schweizer KMU.
Wer eine Maschine, einen Lieferwagen oder die EDV-Ausstattung kauft, gibt das Geld auf einmal aus, nutzt die Anschaffung aber über mehrere Jahre. Genau hier setzen Abschreibungen an: Sie verteilen den Anschaffungswert eines Anlageguts über dessen Nutzungsdauer und bilden so den jährlichen Wertverzehr in der Buchhaltung ab. Für Schweizer KMU sind Abschreibungen ein zentraler Teil des Jahresabschlusses und zugleich ein Hebel, um den steuerbaren Gewinn sachgerecht zu glätten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Abschreibungen nach Obligationenrecht (OR) und den Vorgaben der ESTV planen und korrekt verbuchen.
Warum Abschreibungen nötig sind
Das Obligationenrecht verlangt, dass Aktiven höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden und dass wertmindernde Faktoren berücksichtigt werden. Eine Anlage, die sich abnutzt, veraltet oder an Wert verliert, darf also nicht unverändert in der Bilanz stehen bleiben. Abschreibungen erfüllen damit drei Aufgaben:
- Sie ordnen den Aufwand dem Geschäftsjahr zu, in dem die Anlage genutzt wird (periodengerechte Abgrenzung).
- Sie reduzieren den Buchwert des Anlagevermögens auf einen realistischen Wert.
- Sie senken den ausgewiesenen Gewinn und damit die steuerliche Bemessungsgrundlage.
Geringwertige Anschaffungen müssen nicht aktiviert werden, sondern dürfen direkt als Aufwand verbucht werden. Das vereinfacht die Buchhaltung bei Kleinmaterial spürbar.
Lineare und degressive Methode
In der Praxis dominieren zwei Methoden. Bei der linearen Abschreibung wird jedes Jahr derselbe Betrag vom ursprünglichen Anschaffungswert abgeschrieben. Das ist einfach zu planen und gut nachvollziehbar.
Bei der degressiven Abschreibung wird ein fester Prozentsatz auf den jeweiligen Restbuchwert angewendet. Die Beträge sind zu Beginn hoch und nehmen über die Jahre ab, was den realen Wertverlauf vieler technischer Anlagen besser abbildet.
| Merkmal | Linear | Degressiv |
|---|---|---|
| Basis | Anschaffungswert | Restbuchwert |
| Jahresbetrag | konstant | fallend |
| Eignung | Gebäude, Mobiliar | Maschinen, IT, Fahrzeuge |
| Planung | sehr einfach | etwas komplexer |
Bei der degressiven Methode wird der Buchwert nie ganz null, weshalb ein Anlagegut oft mit einem Erinnerungsfranken weitergeführt oder am Ende vollständig ausgebucht wird. Mehr Hintergrund liefert der Beitrag zu Abschreibungen auf Anlagegueter.
Steuerlich akzeptierte Saetze
Die ESTV veröffentlicht in ihren Merkblättern Normalsätze, die als steuerlich anerkannt gelten. Sie sind nach Anlagekategorie gestaffelt und gelten bei degressiver Abschreibung; bei linearer Abschreibung halbiert sich der Satz in der Regel. Wer höher abschreiben will, muss den höheren Wertverlust geschäftsmässig begründen können.
Typische Kategorien sind:
- Mobiliar und Einrichtungen mit einem moderaten Satz
- Maschinen und Geräte mit einem höheren Satz
- Fahrzeuge mit einem vergleichsweise hohen Satz
- EDV und Software mit einem hohen Satz wegen der raschen Veralterung
- Immobilien, getrennt nach Gebäude und Grundstück, mit tiefen Sätzen
Konkrete Prozentwerte sollten Sie immer den aktuellen Merkblättern der ESTV und Ihrer kantonalen Steuerverwaltung entnehmen, da diese je nach Kanton und Anlageart variieren. Massgebend ist stets der anwendbare Satz für die jeweilige Kategorie. Halten Sie die gewählte Methode über die Jahre konsequent ein, denn ein häufiger Wechsel weckt Rückfragen bei der Steuerbehörde.
Sofortabschreibung
Viele Kantone lassen für bewegliche Anlagen eine Sofortabschreibung zu. Dabei wird das Anlagegut im Anschaffungsjahr in einem Schritt vollständig oder weitgehend abgeschrieben, sofern es betrieblich genutzt wird. Das schafft im Investitionsjahr einen hohen Aufwand und kann die Steuerlast in einem gewinnstarken Jahr gezielt dämpfen.
Die Sofortabschreibung ist allerdings kantonal geregelt und nicht überall in gleichem Umfang zulässig. Sie eignet sich vor allem dann, wenn das Unternehmen ein gutes Ergebnis ausweist und die freigewordene Liquidität ohnehin reinvestiert wird. Prüfen Sie die Praxis Ihres Kantons, bevor Sie damit planen.
Buchung und Anlagespiegel
Die Abschreibung wird als Aufwand verbucht und mindert gleichzeitig den Anlagewert. Im KMU-Kontenrahmen läuft das über ein Aufwandskonto der Gruppe Abschreibungen gegen das jeweilige Anlagekonto:
- Soll: Abschreibungen auf Sachanlagen
- Haben: das betreffende Anlagekonto (direkte Methode)
Alternativ wird bei der indirekten Methode auf ein separates Wertberichtigungskonto gebucht, sodass der ursprüngliche Anschaffungswert auf dem Aktivkonto sichtbar bleibt. Der Anlagespiegel fasst pro Anlagekategorie Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und Abschreibungen des Jahres zusammen und zeigt den Restbuchwert am Ende. Er ist eine wertvolle Grundlage für die Jahresrechnung nach OR und erleichtert die spätere Kontrolle.
Sonderfaelle und Wertberichtigungen
Nicht jeder Wertverlust folgt einem Plan. Geht eine Maschine vorzeitig kaputt oder verliert eine Anlage durch technischen Wandel abrupt an Wert, ist eine ausserplanmässige Wertberichtigung nötig. Sie korrigiert den Buchwert ausserhalb des normalen Abschreibungsrhythmus.
Weitere Sonderfälle:
- Verkauf einer Anlage: Differenz zwischen Buchwert und Verkaufserlös ergibt einen Buchgewinn oder Buchverlust.
- Teilzugang im Jahr: Im Anschaffungsjahr wird oft nur anteilig (pro rata temporis) abgeschrieben.
- Stille Reserven: Schreibt man steuerlich stärker ab als wirtschaftlich nötig, entstehen stille Reserven, die spätere Jahre belasten können.
- Wertaufholung: Fällt der Grund für eine Wertberichtigung weg, ist je nach Bewertungsregel eine Zuschreibung zu prüfen.
Solche Korrekturen gehören sauber dokumentiert, damit sie bei einer Prüfung nachvollziehbar bleiben.
Bezug zum Anlageverzeichnis
Grundlage jeder Abschreibung ist ein vollständiges Anlageverzeichnis. Es listet jedes Anlagegut mit Anschaffungsdatum, Anschaffungswert, Methode, Satz und aktuellem Buchwert auf. Ohne dieses Verzeichnis lassen sich Jahresbeträge weder berechnen noch gegenüber der Steuerbehörde belegen. Wie Sie es aufbauen, zeigt der Ratgeber zum Anlagenverzeichnis fuer kleine Unternehmen.
Eine Buchhaltungssoftware verknüpft Anlageverzeichnis, Abschreibungsbuchungen und Anlagespiegel automatisch und berechnet die Jahresbeträge nach hinterlegter Methode. Das spart Zeit und vermeidet Rechenfehler, gerade bei einer Einzelfirma oder kleinen GmbH/AG ohne eigene Finanzabteilung.