Ersten Mitarbeiter anstellen
Die erste Anstellung bringt neue Pflichten. Dieser Leitfaden fuehrt Schweizer KMU von Arbeitsvertrag bis Sozialversicherung durch alle Schritte.
Die erste Anstellung ist ein grosser Schritt fuer ein KMU. Aus einem Einzelunternehmen oder einer kleinen GmbH wird ein Arbeitgeber mit klaren Pflichten gegenueber Mitarbeitenden, Sozialversicherungen und Behoerden. Wer die wichtigsten Schritte von Anfang an sauber aufsetzt, vermeidet Nachzahlungen, Versicherungsluecken und unnoetigen administrativen Aufwand. Dieser Leitfaden zeigt, was vor und nach dem ersten Arbeitstag zu erledigen ist.
Arbeitsvertrag und Mindestinhalt
Grundlage jeder Anstellung ist der Arbeitsvertrag. In der Schweiz kann ein Einzelarbeitsvertrag nach Obligationenrecht (OR) grundsaetzlich auch formlos zustande kommen, doch eine schriftliche Vereinbarung ist dringend zu empfehlen. Sie schafft Klarheit und schuetzt beide Seiten.
Ein guter Arbeitsvertrag regelt mindestens:
- Funktion und Aufgaben der angestellten Person
- Arbeitsort sowie woechentliche Arbeitszeit und allfaelliges Homeoffice
- Lohn, Auszahlungsmodus und ein allfaelliger 13. Monatslohn
- Ferienanspruch (mindestens vier Wochen pro Jahr) und Umgang mit Ueberstunden
- Probezeit und Kuendigungsfristen
- Beginn des Arbeitsverhaeltnisses und gegebenenfalls Befristung
Branchenspezifische Regelungen aus einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) gehen den individuellen Abreden teilweise vor. Bei Ferien und Mehrarbeit lohnt sich frueh ein Blick auf die Ferien- und Ueberstundenrueckstellungen , weil diese Anspruechen direkt die Personalkosten beeinflussen.
Anmeldung bei der Ausgleichskasse
Sobald Lohn ausbezahlt wird, sind AHV/IV/EO-Beitraege abzurechnen. Dazu meldet sich das Unternehmen bei einer Ausgleichskasse an, falls noch kein Anschluss besteht. Die Kasse erfasst den Betrieb als Arbeitgeber und richtet die Abrechnung ein.
Ueber die Ausgleichskasse laufen in der Regel auch die Beitraege an die Arbeitslosenversicherung (ALV) und die Familienausgleichskasse. Diese Beitraege werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt; der Arbeitnehmeranteil wird direkt vom Bruttolohn abgezogen. Eine Uebersicht aller Zweige bietet der Beitrag zu den Sozialversicherungen im Ueberblick .
BVG-Anschluss pruefen
Uebersteigt der Jahreslohn die gesetzliche Eintrittsschwelle, wird die Anstellung in der beruflichen Vorsorge (BVG), also der Pensionskasse, obligatorisch. Als Arbeitgeber muss das Unternehmen einer Vorsorgeeinrichtung angeschlossen sein und die neue Person dort anmelden.
Auch hier teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beitraege, wobei der Arbeitgeber mindestens die Haelfte traegt. Wer noch keine Pensionskasse hat, sollte den Anschluss vor dem ersten Lohn klaeren. Details dazu stehen im Leitfaden zu BVG und Pensionskasse fuer Arbeitgeber .
Unfallversicherung abschliessen
Jede angestellte Person muss gegen Unfall versichert sein. Die Unfallversicherung (UVG) unterscheidet zwischen:
- Berufsunfall (BU): Praemie traegt der Arbeitgeber.
- Nichtberufsunfall (NBU): ab einem bestimmten woechentlichen Pensum obligatorisch, Praemie wird ueblicherweise dem Arbeitnehmer belastet.
Der Anschluss erfolgt je nach Branche bei der Suva oder einem privaten Versicherer. Wer Mitarbeitende ohne UVG-Deckung beschaeftigt, riskiert erhebliche finanzielle Folgen im Schadenfall. Die Anmeldung gehoert deshalb zwingend vor den ersten Arbeitstag.
Quellensteuer pruefen
Bei bestimmten Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung muss der Arbeitgeber die Quellensteuer direkt vom Lohn abziehen und an die zustaendige kantonale Steuerverwaltung abliefern. Das betrifft typischerweise auslaendische Angestellte ohne Bewilligung C.
Der anzuwendende Tarif richtet sich nach Kanton, Zivilstand und weiteren Faktoren. Da die Regeln je nach Situation unterschiedlich sind, lohnt sich eine fruehe Abklaerung. Eine Einordnung gibt der Beitrag zur Quellensteuer fuer auslaendische Mitarbeitende .
Lohnadministration aufsetzen
Damit der erste Lohnlauf reibungslos klappt, braucht es eine funktionierende Lohnadministration. Sie umfasst die korrekte Berechnung der Abzuege, eine nachvollziehbare Lohnabrechnung und die saubere Verbuchung in der Buchhaltung.
Die folgende Tabelle zeigt, wer die wichtigsten Beitraege traegt:
| Beitrag | Arbeitgeber | Arbeitnehmer |
|---|---|---|
| AHV/IV/EO | ja | ja |
| Arbeitslosenversicherung (ALV) | ja | ja |
| BVG (Pensionskasse) | mindestens 50 % | Restanteil |
| Berufsunfall (BU) | ja | nein |
| Nichtberufsunfall (NBU) | meist nein | meist ja |
| Quellensteuer | abliefern | tragen |
Aus der Bruttolohnsumme ergibt sich nach Abzug der Arbeitnehmeranteile der Nettolohn. Wie eine korrekte Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden Lohnabrechnung erstellen . Fuer die Verbuchung im KMU-Kontenrahmen hilft der Beitrag Personalkosten verbuchen . Eine Software kann diese Schritte weitgehend automatisieren und gehoert zu einer modernen Lohn und Personal in der Buchhaltung .
Checkliste fuer den Start
Vor dem ersten Arbeitstag sollten diese Punkte erledigt sein:
- Arbeitsvertrag schriftlich aufsetzen und unterzeichnen lassen
- Bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden
- BVG-Anschluss pruefen und die Person bei der Pensionskasse melden
- Unfallversicherung (BU und allenfalls NBU) abschliessen
- Quellensteuerpflicht abklaeren
- Lohnadministration aufsetzen und ersten Lohnlauf testen
- Personalkosten sauber in der Buchhaltung budgetieren
Wer diese Schritte strukturiert abarbeitet, hat die erste Anstellung rechtlich und buchhalterisch im Griff. Spaetestens beim zweiten Mitarbeiter laufen die Prozesse dann fast von selbst.