Lohnabrechnung erstellen in der Schweiz
Vom Bruttolohn zum Nettolohn: Dieser Leitfaden zeigt, wie Schweizer Arbeitgeber eine korrekte Lohnabrechnung mit allen Sozialabzuegen erstellen.
Sobald ein Schweizer KMU den ersten Lohn auszahlt, wird die Lohnabrechnung zur monatlichen Pflicht. Sie haelt fest, was die Mitarbeitenden verdienen, welche Sozialabzuege vom Bruttolohn abgehen und welcher Betrag am Ende als Nettolohn ueberwiesen wird. Eine saubere Abrechnung schuetzt vor Fehlern bei den Ausgleichskassen, schafft Transparenz gegenueber dem Personal und liefert die Grundlage fuer die korrekte Verbuchung der Personalkosten. Dieser Leitfaden fuehrt Sie als Arbeitgeber Schritt fuer Schritt vom Bruttolohn bis zum Nettolohn.
Bestandteile der Lohnabrechnung
Eine vollstaendige Lohnabrechnung folgt immer demselben Grundaufbau. Sie beginnt mit dem Bruttolohn, listet anschliessend alle Abzuege auf und endet beim ausbezahlten Nettolohn. Damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt, gehoeren folgende Blocks dazu:
- Bruttolohn inklusive Zulagen und allfaelliger variabler Bestandteile
- Arbeitnehmerbeitraege an die Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBU)
- allfaellige Quellensteuer
- der resultierende Nettolohn als Auszahlungsbetrag
Wer den Aufbau einmal sauber definiert, kann jede weitere Abrechnung nach demselben Schema erstellen. Mehr zum Gesamtkontext finden Sie im Bereich Lohn und Personal in der Buchhaltung .
Bruttolohn und Zulagen
Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt jeder Abrechnung. Er umfasst das vereinbarte Grundgehalt sowie alle weiteren Lohnbestandteile, die als Entgelt fuer die Arbeit gelten. Dazu zaehlen unter anderem:
- der vertraglich vereinbarte Monats- oder Stundenlohn
- Zulagen wie Schicht-, Pikett- oder Funktionszulagen
- variable Bestandteile wie Provisionen und Boni
- ein allfaelliger 13. Monatslohn, anteilig oder im Auszahlungsmonat
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Lohnbestandteilen und Spesen. Echte Spesen entschaedigen tatsaechliche Auslagen und sind kein Lohn. Wie Sie diese Grenze sauber ziehen, zeigt der Beitrag zu Verpflegung und Reisespesen abrechnen .
AHV/IV/EO-Abzuege
Vom Bruttolohn werden zuerst die Beitraege an die erste Saeule abgezogen. AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung) werden gemeinsam abgerechnet und zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer paritaetisch, also je zur Haelfte, getragen. Auf der Lohnabrechnung erscheint nur der Arbeitnehmeranteil als Abzug; den gleich hohen Arbeitgeberanteil zahlt das Unternehmen zusaetzlich an die Ausgleichskasse.
Den gesamten Beitrag rechnen Sie und Ihre Ausgleichskasse periodisch ab. Details und aktuelle Ansaetze finden Sie im Beitrag zu den AHV/IV/EO-Beitraege . Verwenden Sie immer den jeweils geltenden Satz, da sich die Prozentsaetze periodisch aendern koennen.
ALV und BVG
Neben AHV/IV/EO fallen weitere obligatorische Abzuege an:
- ALV (Arbeitslosenversicherung): ebenfalls paritaetisch finanziert und bis zu einer Lohnobergrenze geschuldet. Auf hohen Lohnteilen kann ein Solidaritaetsbeitrag dazukommen.
- NBU (Nichtberufsunfallversicherung): Die Praemie wird in der Regel vom Arbeitnehmer getragen, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Die Berufsunfallversicherung (BU) zahlt der Arbeitgeber.
- BVG (berufliche Vorsorge): Ab dem gesetzlichen Mindestlohn sind Mitarbeitende bei der Pensionskasse zu versichern. Der Beitrag haengt von Alter, Lohn und Vorsorgeplan ab und wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Da die BVG-Beitraege je nach Kasse und Alterskategorie variieren, lohnt sich ein Blick auf BVG und Pensionskasse fuer Arbeitgeber .
Quellensteuer bei Bedarf
Fuer bestimmte Mitarbeitende muss zusaetzlich die Quellensteuer direkt vom Lohn abgezogen werden. Betroffen sind in der Regel Personen ohne Niederlassungsbewilligung C, die in der Schweiz erwerbstaetig sind. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Steuer einzubehalten und an die zustaendige kantonale Steuerbehoerde weiterzuleiten.
Der anzuwendende Tarif richtet sich nach Wohnkanton, Zivilstand, Pensum und Familiensituation. Da die Quellensteuer kantonal geregelt ist, sollten Sie den massgebenden Tarif stets bei der zustaendigen Behoerde pruefen, bevor Sie ihn in der Lohnabrechnung anwenden.
Nettolohnberechnung
Der Nettolohn ergibt sich, wenn alle Arbeitnehmerabzuege vom Bruttolohn abgezogen werden. Die folgende Tabelle zeigt das Grundschema einer Abrechnung mit Beispielwerten:
| Position | Betrag (CHF) |
|---|---|
| Bruttolohn | 6'000.00 |
| Abzug AHV/IV/EO (Arbeitnehmer) | -317.40 |
| Abzug ALV (Arbeitnehmer) | -66.00 |
| Abzug NBU | -42.00 |
| Abzug BVG (Arbeitnehmer) | -270.00 |
| Nettolohn | 5'304.60 |
Die Betraege dienen nur der Veranschaulichung. Setzen Sie immer den aktuell geltenden Satz der jeweiligen Versicherung ein und beruecksichtigen Sie allfaellige Quellensteuerabzuege. Den ausbezahlten Nettolohn und die Arbeitgeberbeitraege erfassen Sie anschliessend in der Buchhaltung, wie der Beitrag zu Personalkosten verbuchen zeigt. Auf welchen Konten der Lohnaufwand landet, erklaeren die Loehne und Gehaelter im Kontenrahmen .
Pflichtangaben und Aufbewahrung
Eine korrekte Lohnabrechnung enthaelt mindestens den Namen von Arbeitgeber und Mitarbeitendem, die Abrechnungsperiode, den Bruttolohn, jeden einzelnen Abzug mit Bezeichnung und Betrag sowie den Nettolohn. Werden Zulagen oder Spesen ausbezahlt, sind diese separat auszuweisen.
Zusaetzlich gelten zwei wiederkehrende Pflichten:
- Am Jahresende erstellen Sie fuer jede Person einen Lohnausweis. Was dabei zu beachten ist, erklaert der Beitrag zum Lohnausweis in der Schweiz .
- Vor der Jahresmeldung an die Ausgleichskasse sollten die ausbezahlten Loehne mit der Buchhaltung uebereinstimmen. Wie Sie das pruefen, zeigt die Lohnabstimmung vor der Meldung .
Lohnunterlagen unterliegen wie die uebrige Buchhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gemaess Obligationenrecht. Bewahren Sie Abrechnungen, Lohnjournale und Belege deshalb geordnet und revisionssicher auf.