Personalkosten richtig verbuchen
Loehne sind oft der groesste Aufwandsblock. Dieser Leitfaden zeigt, wie Personalkosten und Sozialabgaben in der Schweiz richtig verbucht werden.
Personalkosten sind in vielen Schweizer KMU der groesste Aufwandsblock und zugleich derjenige mit den meisten Beteiligten: Mitarbeitende, Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfallversicherung und Steuerbehoerden. Wer den Lohnaufwand sauber strukturiert, vermeidet falsche Konten, vergessene Verbindlichkeiten und unangenehme Differenzen am Jahresende. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Loehne, Sozialabgaben und Rueckstellungen nachvollziehbar verbuchen. Er ergaenzt unsere Uebersicht zu Lohn und Personal in der Buchhaltung .
Lohnaufwand und Arbeitgeberbeitraege
Eine Lohnbuchung besteht selten aus einer einzigen Zahl. Sie zerfaellt in den Bruttolohn, die Abzuege bei den Mitarbeitenden und die Beitraege, die das Unternehmen als Arbeitgeber zusaetzlich traegt.
Typische Bestandteile sind:
- Bruttolohn der Mitarbeitenden als Basis fuer alle weiteren Berechnungen
- Arbeitnehmerabzuege: AHV/IV/EO, ALV, der Beitrag an die berufliche Vorsorge (BVG) und je nach Versicherungsmodell die NBU
- Arbeitgeberbeitraege: die paritaetischen Anteile an AHV/IV/EO, ALV und BVG sowie die obligatorische Berufsunfallversicherung (BU)
- allfaellige Quellensteuer fuer quellensteuerpflichtige Mitarbeitende
Wichtig ist die Unterscheidung: Die Arbeitgeberbeitraege sind echter zusaetzlicher Aufwand. Die Arbeitnehmerabzuege sind dagegen kein zusaetzlicher Aufwand, sondern Teile des Bruttolohns, die das Unternehmen einbehaelt und spaeter weiterleitet. Wie ein einzelner Lohn rechnerisch aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zum Thema Lohnabrechnung erstellen .
Konten im KMU-Kontenrahmen
Der KMU-Kontenrahmen sieht fuer den Personalbereich eine eigene Aufwandsgruppe vor. Sie bildet den Lohnaufwand und die Sozialleistungen ab, waehrend die Verbindlichkeiten gegenueber Sozialversicherungen in der Bilanz unter dem kurzfristigen Fremdkapital erscheinen.
| Bereich | Typische Kontenart | Zweck |
|---|---|---|
| Lohnaufwand | Aufwand (Erfolgsrechnung) | Bruttoloehne, Gehaelter, Zulagen |
| Sozialleistungen | Aufwand (Erfolgsrechnung) | Arbeitgeberbeitraege an AHV, ALV, BVG, UVG |
| Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | Passivkonto (Bilanz) | geschuldete, noch nicht bezahlte Beitraege |
| Verbindlichkeit Quellensteuer | Passivkonto (Bilanz) | einbehaltene Quellensteuer bis zur Abrechnung |
Welche genaue Kontonummer Sie verwenden, haengt von Ihrem individuellen Kontenplan ab. Eine fundierte Grundlage dazu finden Sie im KMU-Kontenrahmen der Schweiz . Entscheidend ist, dass Sie Aufwands- und Verbindlichkeitskonten konsequent trennen.
Verbuchung der Lohnabzuege
Bei der eigentlichen Lohnbuchung wird der gesamte Bruttolohn als Aufwand erfasst. Gleichzeitig werden die Abzuege nicht als Aufwandsminderung gebucht, sondern als Verbindlichkeit, weil das Unternehmen diese Betraege spaeter an Dritte weiterleitet.
Vereinfacht laeuft eine Lohnbuchung so:
- Lohnaufwand im Soll mit dem vollen Bruttolohn
- Verbindlichkeiten gegenueber Sozialversicherungen im Haben fuer die Arbeitnehmerabzuege
- Verbindlichkeit Quellensteuer im Haben, falls relevant
- Bank oder Lohnverrechnungskonto im Haben fuer den ausbezahlten Nettolohn
Die Arbeitgeberbeitraege werden zusaetzlich als Sozialaufwand im Soll und gegen das entsprechende Verbindlichkeitskonto im Haben gebucht. So spiegelt die Erfolgsrechnung die vollen Lohnkosten, waehrend die Bilanz die noch offenen Schulden gegenueber den Versicherungen zeigt.
Verbindlichkeiten gegenueber Sozialversicherungen
Zwischen der Lohnzahlung und der Abrechnung mit den Versicherungen vergeht Zeit. In dieser Phase stehen die einbehaltenen und die geschuldeten Beitraege als Verbindlichkeit in der Bilanz.
Beachten Sie dabei:
- Akontozahlungen an die Ausgleichskasse reduzieren das Verbindlichkeitskonto laufend.
- Die definitive Jahresabrechnung der Ausgleichskasse fuehrt oft zu einer Nach- oder Rueckzahlung, die separat verbucht wird.
- BVG- und UVG-Abrechnungen koennen von den unterjaehrig gebuchten Betraegen abweichen und muessen angeglichen werden.
Bleiben diese Konten unbereinigt, entsteht ein verzerrtes Bild des kurzfristigen Fremdkapitals. Eine strukturierte Pruefung beschreibt der Beitrag zur Lohnabstimmung vor der Meldung .
Rueckstellung Ferien und Ueberzeit
Mitarbeitende erarbeiten waehrend des Jahres Anspruch auf Ferien und teils auch Ueberzeit. Wird dieser Anspruch am Bilanzstichtag noch nicht bezogen, ist er wirtschaftlich bereits entstanden. Nach dem Grundsatz der periodengerechten Abgrenzung gehoert er deshalb in das laufende Geschaeftsjahr und nicht erst in das Jahr des Bezugs.
In der Praxis bedeutet das:
- Nicht bezogene Ferientage werden bewertet und als Rueckstellung beziehungsweise Passivierung erfasst.
- Geleistete, aber nicht kompensierte Ueberzeit wird gleich behandelt.
- Die Bewertung erfolgt zu den anteiligen Lohnkosten inklusive Sozialabgaben.
Diese Abgrenzung ist ein klassischer Fall fuer den Monatsabschluss. Vertiefend dazu lesen Sie die Hinweise zu Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss . Buchen Sie die Rueckstellung am Stichtag und loesen Sie sie im Folgejahr beim Bezug wieder auf.
Abstimmung der Lohnkonten
Damit die Lohnbuchhaltung verlaesslich bleibt, sollten die Konten regelmaessig gegen die Lohnsoftware abgestimmt werden. Eine Lohnabstimmung stellt sicher, dass Bruttolohnsumme, Abzuege und Arbeitgeberbeitraege zwischen Lohnjournal und Finanzbuchhaltung uebereinstimmen.
Pruefen Sie idealerweise monatlich:
- Stimmt die Summe der Bruttoloehne im Journal mit dem Lohnaufwand ueberein?
- Entsprechen die Verbindlichkeitskonten den effektiv geschuldeten Beitraegen?
- Sind die Akontozahlungen korrekt vom Verbindlichkeitskonto abgezogen?
- Wurde die Quellensteuer fristgerecht abgerechnet?
Kleine Differenzen wachsen sich sonst bis zum Jahresende zu zeitraubenden Suchaktionen aus.
Bezug zum Jahresabschluss
Im Jahresabschluss fliessen alle Personalkosten zusammen: der Lohnaufwand und die Sozialleistungen in der Erfolgsrechnung, die offenen Beitraege und die Ferienrueckstellung in der Bilanz. Saubere unterjaehrige Buchungen nach dem Obligationenrecht (OR) zahlen sich hier direkt aus, weil weniger korrigiert werden muss.
Vor der Finalisierung lohnt sich ein letzter Blick darauf, ob die Lohnkonten abgestimmt, die Sozialversicherungsabrechnungen verbucht und die Abgrenzungen vollstaendig sind. So wird der Personalbereich zu einem ruhigen statt zu einem hektischen Teil des Abschlusses.