Mahnwesen aufbauen fuer KMU

Wer Rechnungen stellt, kennt das Problem: Ein Teil der Kundschaft zahlt nicht termingerecht. Fuer Schweizer KMU ist das mehr als ein Aergernis, denn jede unbezahlte Rechnung bindet Liquiditaet, die im Tagesgeschaeft fehlt. Ein durchdachtes Mahnwesen sorgt dafuer, dass offene Forderungen systematisch nachverfolgt werden, ohne dass die Kundenbeziehung darunter leidet. Es geht nicht um Haerte, sondern um Verlaesslichkeit: Wer klar kommuniziert, wird in der Regel auch schneller bezahlt.

Zahlungsziele und Verzug

Der Ausgangspunkt jedes Mahnwesens ist das Zahlungsziel auf der Rechnung. In der Schweiz sind 30 Tage uebliche Praxis, doch die Frist ist frei vereinbar und sollte zur Branche passen. Wichtig ist, dass das Zahlungsziel und die Bedingungen sauber definiert sind. Wie Sie diese Vorgaben sinnvoll setzen, lesen Sie im Beitrag zu Zahlungskonditionen festlegen .

Rechtlich gilt: Ist ein festes Verfalldatum vereinbart, geraet die Kundschaft nach dem Obligationenrecht (OR) mit Ablauf dieses Datums automatisch in Verzug. Fehlt ein konkretes Datum, tritt der Verzug erst mit einer Mahnung ein. Aus diesem Grund lohnt es sich, auf jeder Rechnung ein eindeutiges Faelligkeitsdatum anzugeben, statt nur “zahlbar in 30 Tagen” zu schreiben.

Mahnstufen festlegen

Ein bewaehrtes Mahnwesen arbeitet mit mehreren Stufen, die im Ton schrittweise verbindlicher werden. So bleibt Raum fuer Versehen, ohne dass berechtigte Forderungen liegen bleiben. Eine typische Struktur fuer KMU:

Die genauen Fristen sind kein Gesetz, sondern eine Frage Ihrer Liquiditaetsstrategie. Wichtiger als die exakte Anzahl Tage ist, dass die Stufen konsequent und immer gleich angewendet werden.

Mahngebuehren und Verzugszinsen

Beim Thema Gebuehren ist Augenmass gefragt. Mahngebuehren muessen sich an den tatsaechlichen Aufwand anlehnen und sollten in den Zahlungskonditionen oder im Vertrag angekuendigt sein. Pauschalen in moderater Hoehe sind ueblich; ueberhoehte Gebuehren koennen im Streitfall gekuerzt werden.

Der Verzugszins ist gesetzlich verankert. Nach OR betraegt er fuer Geldschulden ohne abweichende Vereinbarung den gesetzlichen Satz pro Jahr; ein hoeherer Satz ist nur gueltig, wenn er vorher schriftlich vereinbart wurde. Beachten Sie:

• Verzugszinsen laufen ab Verzugseintritt, nicht erst ab der ersten Mahnung.
• Sie sind getrennt von Mahngebuehren auszuweisen.
• Bei MWST-pflichtigen Leistungen aendern sich Mahngebuehren und Zinsen nichts an der bereits abgerechneten Mehrwertsteuer (MWST) der Hauptforderung.

Betreibung als letztes Mittel

Zahlt die Kundschaft trotz aller Mahnungen nicht, bleibt die Betreibung ueber das zustaendige Betreibungsamt. Sie ist kein Inkassobuero, sondern ein staatliches Verfahren und sollte bewusst als letzter Schritt eingesetzt werden, denn sie belastet die Geschaeftsbeziehung dauerhaft. Vor der Einleitung lohnt sich immer ein letzter direkter Kontakt.

Praktischer Ablauf in Kuerze:

1. Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohn- oder Sitzort der Schuldnerschaft einreichen.
2. Das Amt stellt den Zahlungsbefehl zu.
3. Erfolgt kein Rechtsvorschlag und keine Zahlung, kann die Fortsetzung verlangt werden.
4. Bei Rechtsvorschlag braucht es einen gerichtlichen Schritt zur Beseitigung.

Halten Sie alle Belege, Rechnungen und Mahnungen bereit. Eine saubere Dokumentation beschleunigt das Verfahren erheblich.

Kommunikation mit Kunden

Ein gutes Mahnwesen ist auch eine Frage des Tons. Viele Zahlungsverzoegerungen entstehen durch Vergessen, Liquiditaetsengpaesse oder Unstimmigkeiten zur Leistung. Wer freundlich und loesungsorientiert auftritt, erhaelt eher eine rasche Zahlung als wer sofort droht.

• Bieten Sie bei laengeren Engpaessen eine Ratenzahlung an, schriftlich festgehalten.
• Pruefen Sie Reklamationen ernsthaft, bevor Sie weiter mahnen.
• Halten Sie Stammkunden anders als Einmalkunden, ohne Forderungen aufzugeben.
• Bleiben Sie in jeder Stufe sachlich und nachvollziehbar.

Automatisierung des Mahnlaufs

Manuelles Mahnen kostet Zeit und wird im Alltag oft vergessen. Eine moderne Buchhaltungssoftware wie ReAI Buchhaltungssoftware erkennt ueberfaellige Rechnungen automatisch und schlaegt den naechsten Mahnlauf vor. Typische Funktionen sind voreingestellte Mahnstufen, automatische Fristberechnung, Vorlagen fuer jede Stufe und die direkte Verbuchung von Gebuehren.

Die Automatisierung sorgt fuer Konsequenz: Jede Rechnung wird gleich behandelt, unabhaengig davon, wie voll der Arbeitstag ist. So wird das Mahnwesen vom laestigen Sonderfall zum verlaesslichen Standardprozess, der eng mit der QR-Rechnung im Alltag nutzen verknuepft ist.

Bezug zum Forderungsmanagement

Mahnwesen ist ein Baustein des groesseren Forderungsmanagements. Es beginnt schon bei der Bonitaetspruefung und endet erst, wenn das Geld auf dem Konto ist. Wer seine offene Forderungen im Blick behalten will, braucht eine aktuelle Debitorenuebersicht und feste Routinen. Vertiefendes dazu finden Sie im Beitrag zu Forderungsmanagement und Mahnroutine sowie unter Debitorenmanagement verbessern .

Offene Posten, die trotz Mahnung nicht eingehen, muessen am Ende wertberichtigt oder ausgebucht werden. Welche Konten dafuer vorgesehen sind, zeigen die Wertberichtigungen und Forderungsausfaelle im Kontenrahmen .

Ein funktionierendes Mahnwesen wirkt direkt auf die Liquiditaet: Je schneller Forderungen eingehen, desto weniger Fremdfinanzierung ist noetig. Damit ist es ein zentraler Hebel fuer die Finanzierung und Liquiditaet fuer KMU .

Verwandte Themen

• Rechnung und Zahlung in der Schweiz
• Forderungsmanagement und Mahnroutine
• Zahlungskonditionen festlegen
• Liquiditaetsplanung erstellen