Pflichtangaben auf einer Rechnung in der Schweiz

Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein Buchungsbeleg und im MWST-pflichtigen Bereich die Grundlage dafuer, dass Ihre Kundschaft die Vorsteuer abziehen darf. Fehlen Pflichtangaben, riskieren Sie Rueckfragen, verzoegerte Zahlungen und Probleme bei einer Kontrolle der Eidgenoessischen Steuerverwaltung (ESTV). Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben eine Rechnung in der Schweiz enthalten muss und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Pflichtangaben nach MWST-Recht

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz schreibt vor, welche Elemente eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Beleg fuer den Vorsteuerabzug taugt. Diese Angaben gehoeren auf jede MWST-konforme Rechnung:

Name und Ort des leistenden Unternehmens, so wie es im Geschaeftsverkehr auftritt
Die UID des Leistungserbringers mit dem Zusatz MWST
Name und Ort des Leistungsempfaengers
Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung
Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Leistungsbeschrieb)
Das Entgelt fuer die Leistung
Der anwendbare Steuersatz und der geschuldete Steuerbetrag (oder der Hinweis, dass das Entgelt die Steuer einschliesst)

Daneben gehoeren aus praktischen Gruenden eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und klare Zahlungskonditionen dazu. Diese erleichtern die Zuordnung und das Mahnwesen, auch wenn sie nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben sind. Eine Uebersicht zum Gesamtthema finden Sie unter Rechnung und Zahlung in der Schweiz .

UID-Nummer und MWST-Nummer

Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist das zentrale Erkennungsmerkmal eines Unternehmens in der Schweiz. Sie hat die Form CHE-123.456.789 und wird beim Eintrag im Handelsregister sowie bei der MWST-Registrierung verwendet.

Sind Sie MWST-pflichtig, ergaenzen Sie die UID mit dem Zusatz MWST, also zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Erst dieser Zusatz macht aus der reinen UID eine gueltige MWST-Nummer auf der Rechnung. Ohne korrekte UID mit MWST-Zusatz kann Ihre Kundschaft den Vorsteuerabzug nicht geltend machen, was bei Geschaeftskunden schnell zu Reklamationen fuehrt.

Leistungsbeschrieb und Datum

Der Leistungsbeschrieb muss so konkret sein, dass nachvollziehbar ist, was geliefert oder erbracht wurde. Allgemeine Floskeln wie “Diverses” oder “Dienstleistungen” genuegen nicht. Beschreiben Sie stattdessen Art, Umfang und gegebenenfalls die Menge, etwa “Beratung Projekt Webshop, 12 Stunden”.

Genauso wichtig ist das Leistungsdatum beziehungsweise der Leistungszeitraum. Es darf nicht mit dem Rechnungsdatum verwechselt werden:

Rechnungsdatum: Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird
Leistungsdatum: Tag oder Zeitraum, an dem die Leistung tatsaechlich erbracht wurde

Bei Abos oder Dauerleistungen geben Sie den Zeitraum an, beispielsweise “Januar bis Maerz”. Das Leistungsdatum bestimmt unter anderem, in welche MWST-Periode der Umsatz faellt.

Steuersatz und Steuerbetrag

Auf der Rechnung muss der anwendbare Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag klar ersichtlich sein. In der Schweiz gibt es den Normalsatz, einen reduzierten Satz fuer bestimmte Gueter wie Lebensmittel sowie einen Sondersatz fuer Beherbergung. Welcher Satz gilt, haengt von der Art der Leistung ab.

Werden auf einer Rechnung mehrere Saetze verwendet, weisen Sie die Betraege getrennt aus:

Position	Betrag	Steuersatz	Steuerbetrag
Beratung	CHF 1'000.00	Normalsatz	nach anwendbarem Satz
Verpflegung	CHF 200.00	reduzierter Satz	nach anwendbarem Satz
Total	CHF 1'200.00		zzgl. MWST

Sie koennen den Betrag entweder netto plus MWST oder als Bruttobetrag mit dem Hinweis “inkl. MWST” ausweisen. Wer mit dem Saldosteuersatz abrechnet, weist gegenueber der Kundschaft trotzdem den effektiven gesetzlichen Satz aus. Details dazu finden Sie unter MWST und Steuern in der Schweiz und speziell zur Methode unter effektive vs. Saldosteuersatzmethode .

Sonderfall Kleinbetrag

Fuer Rechnungen mit kleinem Betrag, etwa Kassenzettel oder Quittungen aus dem Detailhandel, gelten erleichterte Anforderungen. Hier kann unter anderem auf die Angabe des Leistungsempfaengers verzichtet werden. Die UID mit MWST-Zusatz, der Leistungsbeschrieb sowie Satz und Steuerbetrag bleiben aber auch hier sinnvoll, damit der Beleg fuer den Vorsteuerabzug verwendbar ist.

Diese Erleichterung gilt jedoch nur bis zu einer bestimmten Betragsgrenze. Bei groesseren Rechnungen muessen alle Pflichtangaben vollstaendig vorhanden sein. Im Zweifel ist es einfacher, immer eine vollstaendige Rechnung auszustellen.

Rechnung ohne MWST-Pflicht

Nicht jedes Unternehmen ist MWST-pflichtig. Wer den massgebenden Umsatzgrenzwert nicht erreicht, ist von der MWST befreit und stellt Rechnungen ohne MWST aus. In diesem Fall gilt:

Es darf kein Steuersatz und kein Steuerbetrag ausgewiesen werden
Es darf keine UID mit MWST-Zusatz verwendet werden, da kein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht
Ein kurzer Hinweis wie “nicht MWST-pflichtig” schafft Klarheit

Wer MWST ausweist, ohne registriert zu sein, schuldet die ausgewiesene Steuer trotzdem der ESTV. Pruefen Sie deshalb genau, ob Sie pflichtig sind, bevor Sie MWST auf die Rechnung setzen. Bei der Wahl der Rechtsform wie Einzelfirma oder GmbH/AG spielt das ebenfalls eine Rolle.

Typische Fehler vermeiden

Diese Fehler kommen in der Praxis am haeufigsten vor und lassen sich leicht verhindern:

Fehlende UID mit MWST-Zusatz: Ohne sie ist kein Vorsteuerabzug moeglich
Leistungsdatum vergessen oder mit dem Rechnungsdatum verwechselt
Zu vager Leistungsbeschrieb, der bei einer Kontrolle nicht standhaelt
MWST ausgewiesen, obwohl keine Pflicht besteht
Falscher Steuersatz bei gemischten Leistungen
Keine eindeutige Rechnungsnummer, was die Buchhaltung erschwert

Ein praktisches Hilfsmittel ist die QR-Rechnung, die Zahlungsangaben strukturiert mitliefert und die Bezahlung vereinfacht. Mehr dazu im Artikel QR-Rechnung im Alltag . Wer schnell eine korrekte Rechnung braucht, kann auch direkt online eine kostenlose Rechnung erstellen .

Bewahren Sie Rechnungen zudem ordnungsgemaess auf. Belege unterliegen nach Obligationenrecht (OR) der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.