Zahlungskonditionen festlegen

Wer eine Leistung erbringt, will dafuer auch bezahlt werden, und zwar moeglichst rasch. Zahlungskonditionen sind die Spielregeln, die festlegen, bis wann, in welcher Form und zu welchen Bedingungen ein Kunde eine Rechnung begleicht. Fuer ein Schweizer KMU sind sie weit mehr als eine Fussnote auf der Rechnung: Sie entscheiden mit darueber, ob am Monatsende genug Geld auf dem Konto liegt, um Loehne, Lieferanten und die MWST an die ESTV zu bezahlen. Klare Konditionen schuetzen die Liquiditaet und beugen Zahlungsausfaellen vor.

Zahlungsziele festlegen

Das Zahlungsziel ist die Frist, innerhalb derer eine Rechnung zu bezahlen ist. In der Schweiz sind 30 Tage netto verbreitet, doch es gibt keine gesetzliche Vorgabe: Sie duerfen das Ziel frei vereinbaren. Kuerzere Fristen verbessern den Geldfluss, laengere koennen ein Verkaufsargument sein.

Faustregeln fuer sinnvolle Zahlungsziele:

Kurz halten, wo es geht. 10 oder 14 Tage sind bei Dienstleistungen oft akzeptiert und bringen das Geld schneller herein.
Klar formulieren. Schreiben Sie ein konkretes Datum oder eine eindeutige Frist auf die Rechnung, nicht nur “zahlbar nach Erhalt”.
Verzug regeln. Nach Ablauf des Ziels geraet der Kunde in Verzug. Das Obligationenrecht (OR) erlaubt dann grundsaetzlich einen Verzugszins. Wie es danach weitergeht, zeigt der Beitrag zum Mahnwesen aufbauen .

Skonto als Anreiz

Mit Skonto belohnen Sie Kunden, die frueh zahlen, mit einem prozentualen Abzug. Eine typische Formulierung lautet: “10 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto.” Der Kunde entscheidet selbst, ob er den Rabatt nutzt oder das volle Zahlungsziel ausschoepft.

Skonto ist ein zweischneidiges Instrument. Es beschleunigt den Zahlungseingang, kostet aber Marge. Rechnen Sie den effektiven Jahreszins durch, bevor Sie einen Satz festlegen, denn ein scheinbar kleiner Prozentsatz kann auf das Jahr hochgerechnet teuer sein. Verbuchung und Mehrwertsteuerfolgen erklaert der Ratgeber zu Skonti und Zahlungsabzuege . Wichtig: Der Skontoabzug mindert das Entgelt und damit die geschuldete MWST.

Kreditlimiten je Kunde

Wer auf Rechnung liefert, gewaehrt faktisch einen Lieferantenkredit. Eine Kreditlimite legt fest, wie viel offener Betrag pro Kunde maximal ausstehen darf. So begrenzen Sie das Risiko, falls ein einzelner Kunde ausfaellt.

Kundengruppe	Empfohlene Limite	Konditionen
Neukunde, unbekannt	tief oder Vorauszahlung	erste Rechnung im Voraus
Bestandskunde, gute Zahlungsmoral	mittel bis hoch	Standardziel mit Skonto
Grosskunde mit Volumen	individuell vereinbart	laengeres Ziel, klare Limite
Auffaellige Zahlungsmoral	reduziert	Vorkasse oder Anzahlung

Die Limite ist kein starrer Wert. Sie waechst mit dem Vertrauen und sollte regelmaessig ueberprueft werden. Ein sauberes Debitorenmanagement verbessern hilft, offene Posten und Limiten im Blick zu behalten.

Bonitaetspruefung

Bevor Sie einem neuen Kunden grosszuegige Konditionen einraeumen, lohnt sich eine kurze Bonitaetspruefung. Sie muss nicht aufwendig sein:

Handelsregister pruefen: Existiert die Firma, wer ist zeichnungsberechtigt, welche Rechtsform liegt vor?
Auskunft einholen bei einer Wirtschaftsauskunftei, vor allem bei groesseren Auftraegen.
Zahlungserfahrung intern dokumentieren: Wie hat der Kunde bisher gezahlt?

Gerade bei einer Einzelfirma haftet der Inhaber mit dem Privatvermoegen, waehrend bei GmbH oder AG nur das Gesellschaftsvermoegen einsteht. Diese Information fliesst direkt in die Festlegung von Limite und Konditionen ein.

Vorauszahlung und Anzahlung

Bei neuen oder risikobehafteten Kunden, bei grossen Auftraegen oder langer Projektdauer sind Vorauszahlung und Anzahlung ein wirksamer Schutz. Eine Vorauszahlung deckt den Betrag ganz ab, eine Anzahlung einen Teil, etwa als Teilrechnung zu Projektbeginn.

Beachten Sie dabei die MWST-Folgen: Auch auf Vorauszahlungen wird die Steuer faellig, sobald das Entgelt vereinnahmt ist. Wie Sie gestaffelte Zahlungen sauber abbilden, zeigt der Beitrag Teilrechnung und Akonto handhaben . Anzahlungen reduzieren das Ausfallrisiko deutlich, weil Sie nie das volle Volumen vorfinanzieren.

Konditionen in den AGB

Damit Ihre Konditionen rechtlich greifen, gehoeren sie in die Allgemeinen Geschaeftsbedingungen (AGB) oder klar in den Vertrag und auf die Rechnung. Wichtig ist, dass die AGB dem Kunden vor Vertragsabschluss bekannt sind. In die AGB gehoeren typischerweise:

Zahlungsziel und Skontoregelung
Verzugszins und Mahngebuehren
Eigentumsvorbehalt bei Warenlieferungen
Gerichtsstand und anwendbares Recht

Die einzelnen Rechnungen muessen ueberdies die Pflichtangaben enthalten. Was darauf nicht fehlen darf, fasst der Beitrag zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung zusammen. Einen Gesamtueberblick liefert der Bereich Rechnung und Zahlung in der Schweiz .

Wirkung auf den Cashflow

Zahlungskonditionen sind ein direkter Hebel auf den Cashflow. Jeder Tag, den eine Rechnung frueher bezahlt wird, verkuerzt die Zeit, in der Sie Ihre eigenen Kosten vorfinanzieren. Drei Stellschrauben wirken zusammen:

Kuerzere Zahlungsziele holen Geld schneller herein.
Skonto beschleunigt Zahlungen, kostet aber Marge.
Kreditlimiten und Bonitaetspruefung senken das Ausfallrisiko.

Bilden Sie diese Effekte in einer rollenden Planung ab. Wie das geht, zeigt der Leitfaden Liquiditaetsplanung erstellen . Wer Konditionen, Limiten und Mahnwesen aufeinander abstimmt, gewinnt finanzielle Stabilitaet, ohne Kunden zu verlieren.