Freigabe von Einkaeufen und Ausgaben
Klare Freigaben machen Verantwortlichkeiten sichtbar und reduzieren Fehler in der Buchhaltung.
Eine klare Freigabe von Einkaeufen und Ausgaben bringt Ruhe in den Alltag. Fuer KMU in der Schweiz geht es nicht um mehr Buerokratie, sondern darum, wer etwas bestellen, freigeben und in die Buchhaltung uebergeben darf.
Was vorhanden sein sollte
- Rollen und Betraege sind festgelegt
- die Freigabe erfolgt vor oder direkt nach dem Einkauf
- Belege kommen immer an denselben Ort
- Ausnahmen werden sofort festgehalten
Wo Fehler entstehen
| Bereich | Typisches Problem |
|---|---|
| Verantwortung | niemand kann spaeter sagen, wer den Einkauf freigegeben hat |
| Belege | Belege fehlen oder kommen zu spaet |
| Buchung | gleiche Ausgaben werden unterschiedlich behandelt |
Ein praktikabler Ablauf
- Verknuepfe die Freigabe mit Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung und lege fest, welche Einkaeufe Zustimmung brauchen.
- Nimm Belege in der Buchhaltung richtig organisieren als Mindeststandard, bevor etwas gebucht wird.
- Integriere Mitarbeiterauslagen und Einzelkaeufe in dieselbe Logik.
- Pruefe offene Punkte im Rahmen von Monatsabschluss fuer KMU , damit sie nicht liegen bleiben.
Kurz gesagt
Eine gute Freigabe bleibt leichtgewichtig und konsequent. So sinkt die Zahl der Ueberraschungen in der Buchhaltung deutlich.