Kautionen und Sicherheiten in der Buchhaltung
Kautionen und Sicherheiten muessen als gebundene Betraege sichtbar bleiben und regelmaessig geprueft werden.
Kautionen und andere Sicherheiten geraten leicht aus dem Blick, weil sie oft lange ohne Bewegung bestehen. Fuer KMU in der Schweiz ist entscheidend, solche Betraege von laufenden Kosten zu trennen und regelmaessig zu ueberpruefen.
Was vorhanden sein sollte
- der Zweck des Betrags ist klar dokumentiert
- Vertrag und Gegenpartei sind schnell auffindbar
- Zahlung und Rueckzahlung werden getrennt verfolgt
- der Bestand wird bei jedem Abschluss erneut beurteilt
Wo Fehler entstehen
| Bereich | Typisches Problem |
|---|---|
| Klassifikation | die Kaution wird als normaler Aufwand gebucht |
| Kontrolle | niemand prueft, ob der Betrag noch aktiv ist |
| Abschluss | Rueckzahlung oder Verrechnung wird nicht verarbeitet |
Ein praktikabler Ablauf
- Trenne Kautionen klar von normalen Lieferantenposten und beziehe Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung in die Abstimmung ein.
- Nutze dieselbe Denkweise wie bei Anzahlungen an Lieferanten und Kundenanzahlungen , wenn Leistung und Zahlung zeitlich auseinanderfallen.
- Pruefe die Position im Rahmen von Bilanzdurchsicht vor dem Monatsabschluss , damit sie im Abschluss nicht uebersehen wird.
- Vertrag und Nachweise gehoeren mit zu Archivierung von Buchhaltungsunterlagen , damit der Hintergrund spaeter klar bleibt.
Kurz gesagt
Kautionen bleiben beherrschbar, wenn Zweck, Konto und Nachverfolgung bei jedem Abschluss erneut bestaetigt werden.