Mitarbeitervorschuesse und Abrechnung
Klare Regeln fuer Vorschuesse verhindern alte offene Mitarbeiterbetraege in der Buchhaltung.
Mitarbeitervorschuesse sind manchmal sinnvoll, werden aber schnell unklar, wenn Abrechnung und Nachweise nicht zeitnah folgen. Fuer KMU in der Schweiz braucht es dafuer eine einfache, aber feste Routine.
Was vorhanden sein sollte
- Vorschuesse werden vor Auszahlung freigegeben
- fuer die Abrechnung gibt es eine klare Frist
- Belege werden direkt dem Vorschuss zugeordnet
- offene Restsalden werden regelmaessig verfolgt
Wo Fehler entstehen
| Bereich | Typisches Problem |
|---|---|
| Nachweis | der Vorschuss bleibt ohne Beleg oder Erklaerung |
| Saldo | offene Vorschuesse bleiben zu lange stehen |
| Abrechnung | Vorschuss und normale Auslagen werden vermischt |
Ein praktikabler Ablauf
- Fuehre Vorschuesse mit derselben Disziplin wie Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung , aber klar getrennt von laufenden Auslagen.
- Verlange Belege nach derselben Logik wie in Belege in der Buchhaltung richtig organisieren .
- Beobachte offene Vorschuesse zusammen mit Liquiditaet fuer KMU , damit sie nicht unsichtbar in der Liquiditaet wirken.
- Wenn nur kleine Restbetraege uebrig bleiben, ordne sie sauber ueber Kleine Restsalden ausbuchen ein.
Kurz gesagt
Vorschuesse bleiben nur dann unproblematisch, wenn sie schnell von der Auszahlung bis zur Abrechnung begleitet werden. So entstehen keine alten offenen Mitarbeitersalden.