Wiederkehrende Buchungen in der Buchhaltung
Wiederkehrende Buchungen sparen nur dann Zeit, wenn sie regelmaessig ueberprueft werden.
Wiederkehrende Buchungen koennen viel Handarbeit sparen, duerfen aber nicht zur stillen Fehlerquelle werden. Fuer KMU in der Schweiz sollten sie nur fuer wirklich stabile Sachverhalte genutzt und regelmaessig kontrolliert werden.
Was vorhanden sein sollte
- nur echte Wiederholungen werden automatisiert
- Betrag und Konto werden turnusmaessig geprueft
- es gibt eine klare Verantwortung fuer die Pflege
- Vertrags- oder Preisveraenderungen werden schnell erkannt
Wo Fehler entstehen
| Bereich | Typisches Problem |
|---|---|
| Routine | eine alte Buchung laeuft weiter obwohl sich der Sachverhalt geaendert hat |
| Konto | der Automatismus nutzt nicht mehr das richtige Konto |
| Kontrolle | niemand ueberprueft den laufenden Parameter |
Ein praktikabler Ablauf
- Setze wiederkehrende Buchungen nur fuer stabile Vorgänge ein und pruefe sie im Rahmen von Monatsabschluss fuer KMU .
- Dokumentiere die Logik dazu in Abschlussdokumentation fuer Monats- und Jahresabschluss , damit spaeter klar bleibt, warum sie existiert.
- Verbinde sie bei Bedarf mit Miet- und Leasingkosten in der Buchhaltung , wenn feste Vertraege dahinterstehen.
- Wenn die Buchung nicht mehr passt, korrigiere sie sauber ueber Korrekturbuchungen und Umgliederungen statt sie weiterlaufen zu lassen.
Kurz gesagt
Wiederkehrende Buchungen sollen Routinearbeit verkuerzen, nicht kritisches Denken ersetzen. Nur dann bleibt der Zeitgewinn wirklich hilfreich.