Buchhaltungssystem wechseln – Anleitung

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Ihr Buchhaltungssystem sicher und strukturiert wechseln. Sie passt unabhängig davon, von welchem System Sie kommen. Siehe auch den Vergleich ReAI vs. andere Buchhaltungssysteme .

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

  • Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres (1. Januar) – klar empfohlen. Dann können Sie mit einer Eröffnungsbilanz starten, ohne historische Daten im neuen System zu benötigen.
  • Zu Beginn einer MWST‑Periode (Jan–Mär, Apr–Jun, Jul–Sep, Okt–Dez) für MWST‑pflichtige Unternehmen.
  • Zum Monatsende, wenn Sie laufend ohne MWST buchen. Vermeiden Sie einen Wechsel mitten in einer Periode mit vielen Belegen.

Vorbereitungen (Checkliste)

  1. Stimmen Sie die Buchhaltung im alten System bis zum Wechseldatum ab (Bank, Kunden, Lieferanten, MWST, Lohn falls relevant).
  2. Sperren Sie die Periode bis zum Wechseldatum, damit die Zahlen nachträglich nicht verändert werden.
  3. Exportieren Sie die Daten:
    • SAF‑T Finanzbuchhaltung (Standardformat für Transaktionen, Kontenplan, Kunden/Lieferanten usw.).
    • Saldobilanz per Wechseldatum (CSV/PDF) – wird zur Erfassung der Eröffnungsbilanz verwendet.
    • Belege/Anhänge (PDF/JPG/PNG) – in einer Ordnerstruktur nach Monat gegliedert sammeln.
    • Kunden und Lieferanten (CSV/Excel) – falls Sie Stammdaten separat importieren möchten.
    • Produkte/Artikel (optional) – nützlich für die weitere Fakturierung.

MWST‑Perioden und Berichterstattung

  • Schliessen Sie die MWST‑Periode im alten System ab: abstimmen, sperren und MWST‑Abrechnung sichern.
  • Erfassen Sie allfällige MWST‑Korrekturen noch im alten System, bevor Sie wechseln.
  • Starten Sie die neue MWST‑Periode im neuen System nach dem Wechseldatum. Vermischen Sie keine Belege aus zwei Systemen in derselben Periode.

So nutzen Sie die Saldobilanz für den Start im neuen System

  1. Saldobilanz per Wechseldatum aus dem alten System exportieren.
  2. Eröffnungsbilanz im neuen System mit demselben Kontenplan erstellen (oder Konten zuordnen, falls Sie den Kontenplan wechseln).
  3. Kontrollieren, dass die Summe der Aktiven = Summe des Eigenkapitals und der Verbindlichkeiten (die Bilanz geht auf null auf).
  4. Offene Debitorenposten und Kreditorenposten erfassen, falls Sie offene Posten weiterführen möchten.

Belege und Dokumentation (PDFs)

  • Laden Sie alle Anhänge aus dem alten System herunter. Bewahren Sie diese in einem sicheren Archiv auf (das Schweizer Obligationenrecht verlangt dies).
  • Im neuen System können Sie Anhänge für neue Belege hochladen. Historische Anhänge können extern gespeichert werden, sollten aber auffindbar sein.

Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Beim Systemwechsel ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften einzuhalten. Kurz zusammengefasst:

  • Aufbewahrungsfrist: Mindestens 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres (gemäss OR Art. 958f).
  • Was als Buchhaltungsunterlage gilt: Belege/Anhänge, gebuchte Daten (Hauptbuch, Nebenbücher), Saldobilanz, Verträge usw.
  • Format: Kann elektronisch aufbewahrt werden (gescannt/exportiert), muss aber vollständig, lesbar und nachvollziehbar sein.
  • Speicherort und Zugang: Das Material muss sicher gespeichert sein, mit Routinen für Sicherungskopien und Verfügbarkeit bei Kontrollen.
  • Beim Systemwechsel: Stellen Sie den fortgesetzten Zugang zu historischen Daten und Anhängen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicher (exportieren Sie SAF‑T, Berichte und Anhänge, bevor Sie das alte System abschliessen).

Detaillierte und aktuelle Anforderungen finden Sie in den schweizerischen Buchführungsvorschriften gemäss dem Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.).

Vorgehen Schritt für Schritt

  1. Wechseldatum festlegen und Periode im alten System sperren.
  2. Exportieren: SAF‑T, Saldobilanz, Kunden/Lieferanten und Anhänge.
  3. Firma im neuen System anlegen und Kontenplan/MWST‑Codes überprüfen.
  4. Eröffnungsbilanz aus der Saldobilanz erfassen (per Wechseldatum).
  5. Kunden/Lieferanten und allfällige Produkte importieren.
  6. Bankintegration einrichten und Ein-/Auszahlungen testen. Erfahren Sie mehr über Bankintegration via ZTL .
  7. Ersten Beleg im neuen System buchen und Berichte überprüfen (Hauptbuch, Bilanz, Erfolgsrechnung, MWST falls relevant).

Häufige Fehlerquellen

  • Unterschiedlicher Kontenplan oder MWST‑Codes, die nicht korrekt zugeordnet werden.
  • Offene Posten bei Kunden/Lieferanten, die beim Übergang nicht erfasst werden.
  • Belege ohne Anhänge – stellen Sie sicher, dass die Dokumentation archiviert und zugänglich ist.
  • Wechsel mitten in einer MWST‑Periode ohne vorgängige saubere Abstimmung.

Was ist SAF‑T?

SAF‑T ist ein Standardformat (XML) für den Austausch von Buchhaltungsdaten zwischen Systemen und bei Kontrollen. Wenn Sie SAF‑T aus dem alten System exportieren, kann das neue System zentrale Daten einlesen, oder Sie verwenden die Datei als Dokumentation der Historie.

Zusammenfassung

Planen Sie das Wechseldatum, sperren und stimmen Sie das alte System ab, exportieren Sie SAF‑T und Saldobilanz, erfassen Sie die Eröffnungsbilanz im neuen System und führen Sie die Buchhaltung von dort weiter. So wird der Übergang sowohl effizient als auch sicher.