Kassenbuch und Kassenführung in der Schweiz

Ein Kassenbuch ist die Grundlage der Bargeldbuchhaltung. Wer in der Schweiz Bargeschäfte tätigt, muss diese vollständig, zeitnah und nachvollziehbar erfassen.

Wer braucht ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist Pflicht für jedes Unternehmen mit nennenswertem Bargeldumsatz, unabhängig von der Rechtsform:

• Restaurants, Cafés, Take-aways
• Detailhandel, Boutiquen, Märkte
• Coiffeursalons, Kosmetikstudios
• Handwerker mit Barausgleich
• Vereine mit Eintrittsgeldern

Bei reinen Online-Geschäften ohne Bargeldfluss ist kein klassisches Kassenbuch erforderlich, aber eine Bargeldkasse für kleine Auslagen oft sinnvoll.

Pflichten nach OR

Aus den Grundsätzen ordnungsmässiger Rechnungslegung (OR Art. 957a) ergeben sich folgende Anforderungen:

Die zugrundeliegenden Bestimmungen stehen in OR Art. 957–963b auf fedlex.admin.ch .

Aufbau eines Kassenbuchs

Ein einfaches Kassenbuch enthält pro Buchung:

• Datum
• Belegnummer
• Beschreibung der Einnahme/Ausgabe
• Betrag in CHF
• MWST-Code, wenn relevant
• Saldo nach Buchung

Der Saldo darf niemals negativ sein. Eine Negativsaldo-Buchung ist ein klares Indiz für Fehlbuchungen oder fehlende Einlagen.

Tagesabschluss als Routine

Eine zuverlässige Kassenführung verlangt einen Tagesabschluss:

1. Kassenbestand körperlich zählen.
2. Vergleich mit dem Kassenbuch-Saldo.
3. Abweichungen dokumentieren und klären.
4. Tageseinnahmen ggf. zur Bank bringen.
5. Z-Bon der Kasse oder POS-Auswertung archivieren.

Mehr zur Routine im Beitrag zum Tagesabschluss von Kassa und Kartenzahlungen und zum Kassenbestand und Barkassenkontrolle .

MWST-Aspekte

Bargeldbuchungen müssen sauber nach MWST-Sätzen aufgeteilt werden. Bei einer Registrierkasse erfolgt dies meist automatisch. Wichtige Punkte:

• Z-Bon mit Steueraufteilung aufbewahren
• Trinkgelder gehören nicht zum Umsatz, wenn sie direkt an Mitarbeitende gehen
• Eigenverbrauch dokumentieren
• bei Vorauszahlungen Periode beachten

Mehr unter MWST-Codes in der Buchhaltung .

Risiken bei mangelhafter Kassenführung

Eine schlampige Kassenführung führt regelmässig zu Steuerschätzungen durch die Steuerverwaltung:

• Umsatzschätzung anhand Branchenkennzahlen
• Aufrechnung von Eigenverbrauch
• Nachzahlung MWST und Gewinnsteuer
• bei vorsätzlicher Hinterziehung Bussen und Strafverfahren

Praxis-Tipps

• Trennung von Geschäfts- und Privatgeld konsequent
• digitale Kassenbuch-Lösungen mit POS-Anbindung nutzen
• mindestens monatliche Übergabe an die doppelte Buchführung
• Aufbewahrung der Belege für zehn Jahre
• bei mehreren Standorten eigene Kassenbücher pro Standort
• klare Vertretungsregelung bei Abwesenheiten

Fazit

Die Kassenführung wirkt einfach, ist aber prüfungsrelevant. Wer den Tagesabschluss zur Routine macht, vermeidet Diskussionen. ReAI integriert Kasse und Buchhaltung nahtlos. Preise ansehen .