Lohnausweis korrekt ausstellen
Anleitung zum Lohnausweis in der Schweiz mit allen Ziffern, Sachbezügen und elektronischer Übermittlung.
Der Lohnausweis ist die zentrale Bescheinigung des Arbeitgebers über das gesamte Jahresentgelt. In der Schweiz wird er nach einem einheitlichen Formular Form. 11 ausgestellt, das die Steuerverwaltung des Wohnsitzkantons des Arbeitnehmers vorschreibt.
Wer stellt den Lohnausweis aus?
Pflichtig sind alle Arbeitgeber, die im Lauf des Kalenderjahres Lohn ausbezahlt haben. Auch bei kurzen Anstellungen oder Praktika ist ein Ausweis zu erstellen.
| Frist | Empfänger |
|---|---|
| bis 31. März | Arbeitnehmer (für die Steuererklärung) |
| auf Verlangen | direkt an die kantonale Steuerverwaltung |
| jährlich | bei Quellensteuerpflichtigen zusätzlich an Quellenstelle |
Aufbau des Formulars
Der Lohnausweis ist in nummerierte Ziffern gegliedert:
- Ziffer 1: ordentlicher Lohn
- Ziffer 2.1–2.3: Gehalts- und Bonuskomponenten
- Ziffer 3: Sachleistungen / Naturalbezüge
- Ziffer 4: Beiträge an gebundene Vorsorge (3a) – Arbeitgeber-Anteil
- Ziffer 7: Andere Leistungen
- Ziffer 9: Beiträge an AHV/IV/EO/ALV/NBU
- Ziffer 10: Beiträge BVG
- Ziffer 11: Quellensteuerabzug
- Ziffer 12: Berufsauslagen, Spesen
- Ziffer 13: Spesenvergütungen
- Ziffer 15: Bemerkungen und Sondersituationen
Die offizielle Wegleitung erscheint jährlich auf estv.admin.ch .
Sachbezüge richtig bewerten
Naturalbezüge sind im Lohnausweis aufzuführen. Beispiele:
- Verpflegung und Unterkunft (Pauschalwerte gemäss Wegleitung)
- Geschäftsfahrzeug zur privaten Nutzung (0.9 % des Kaufpreises pro Monat)
- Mitarbeiteraktien
- Vergünstigungen (Personalrabatte über üblichem Mass)
- privat genutzte IT-Geräte
Die Bewertung folgt der Wegleitung 11/2024 der ESTV.
Spesenreglement und Lohnausweis
Bei genehmigtem Spesenreglement durch die kantonale Steuerverwaltung können Pauschalspesen ohne Detailerfassung eingetragen werden. Mehr dazu im Beitrag zum Spesenreglement Schweiz oder im Ratgeber Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung .
Elektronische Übermittlung
Mehrere Kantone akzeptieren oder verlangen die elektronische Übermittlung über ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren). Vorteile:
- gleichzeitige Meldung an Ausgleichskasse, BVG-Stiftung und Steuerverwaltung
- weniger Erfassungsaufwand
- Fehlerprüfung im Versandprozess
- automatische Versionierung
- klare Bestätigungen
Die Lohnsoftware muss SwissDec-zertifiziert sein.
Praxis-Tipps
- alle Lohnbestandteile ganzjährig systematisch erfassen
- Sachbezüge zeitnah dokumentieren, nicht erst Ende Jahr
- Quellensteuerpflichtige separat abrechnen, siehe Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende
- Verbuchung in der Buchhaltung gegen die Lohnabstimmung vor der Meldung
- Lohnausweise gut aufbewahren (zehn Jahre)
- bei Unsicherheit die kantonale Steuerverwaltung kontaktieren
Fazit
Der Lohnausweis ist eine der wichtigsten Bescheinigungen für Arbeitnehmer und Steuerverwaltung. Wer das Jahr über sauber bucht, erstellt ihn fast automatisch. ReAI generiert SwissDec-konforme Lohnausweise. Preise ansehen .