Die QR-Rechnung ist seit 1. Oktober 2022 der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr. Sie hat den orangen ESR- und den roten ES-Einzahlungsschein vollständig abgelöst und vereint Empfängerangaben, Betrag und Referenz in einem QR-Code.

Aufbau der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen am unteren Rand der Rechnung:

TeilInhalt
EmpfangsscheinBetrag, Konto, zahlungspflichtige Person
ZahlteilSwiss QR Code, Betrag, Konto, weitere Felder

Der Swiss QR Code enthält strukturierte Daten zur automatisierten Verarbeitung. Aktuelle Spezifikationen stehen unter SIX Group .

IBAN, QR-IBAN und Referenzen

Es gibt zwei IBAN-Varianten und drei Referenzformate:

  • IBAN: für Rechnungen ohne strukturierte Referenz, freitexte Mitteilung möglich
  • QR-IBAN: für Rechnungen mit QR-Referenz (vergleichbar früherem ESR)

Mögliche Referenztypen:

  • QR-Referenz (27 Stellen, mit Prüfziffer) — nur mit QR-IBAN
  • Creditor Reference nach ISO 11649 — mit normaler IBAN
  • Keine Referenz — mit normaler IBAN

Die QR-Referenz erlaubt automatische Verbuchung der eingehenden Zahlungen. Mehr dazu unter Abgleich von Bankfeed-Buchungen .

Pflichtangaben einer QR-Rechnung

Auf jeder QR-Rechnung müssen erscheinen:

  • vollständige Adresse des Zahlungsempfängers
  • Konto (IBAN oder QR-IBAN)
  • Betrag und Währung (CHF oder EUR)
  • Referenznummer (sofern vorhanden)
  • ggf. Mitteilung
  • Empfangsschein als Beleg für die zahlende Person

Die übrigen Rechnungsdetails (Lieferung, Steuer, Gesamtbetrag) gehören in den oberen Teil der Rechnung. Mehr unter Pflichtangaben auf einer Rechnung .

Erstellung in der Praxis

Drei Wege zur QR-Rechnung:

  1. Buchhaltungssoftware mit integrierter QR-Code-Generierung.
  2. Online-Tools für Einzelrechnungen.
  3. Bank-Portal mit Funktion zum Erzeugen einzelner QR-Rechnungen.

Wichtig: Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross gedruckt sein, damit Banken ihn problemlos einlesen. Das Schweizer Wappen muss zentriert eingebettet sein.

Verarbeitung eingehender QR-Rechnungen

Eingehende QR-Rechnungen lassen sich mit dem Smartphone der Bank-App scannen oder im E-Banking importieren. Vorteile:

Praxistipps

  • bei Massengeschäft mit QR-IBAN und QR-Referenz arbeiten
  • bei privaten Rechnungen oft normale IBAN ausreichend
  • Empfangsschein nicht vergessen, auch bei reinen E-Rechnungen
  • Camt.054-Avise von der Bank für die automatische Buchung nutzen
  • Test-QR-Codes vor dem Versand prüfen

Fazit

Die QR-Rechnung ist effizient, fehlerarm und Standard. Wer Software einsetzt, generiert sie ohne Mehraufwand. ReAI integriert QR-Generierung und -Lesen direkt im Workflow. Preise ansehen .