Ein Spesenreglement regelt, wie Mitarbeitende beruflich veranlasste Auslagen ersetzt bekommen. In der Schweiz lohnt sich ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Reglement, weil dadurch Pauschalspesen vereinfacht werden können.

Warum ein genehmigtes Spesenreglement?

Mit Genehmigung kann der Arbeitgeber:

  • Pauschalspesen ohne Einzelnachweis ausbezahlen
  • die Pauschalen ohne Eintrag in Ziffer 13.2.2 des Lohnausweises aufführen
  • Diskussionen mit der Steuerverwaltung der Mitarbeitenden vermeiden
  • klare interne Regeln schaffen

Ohne Genehmigung gelten Pauschalen oft als Lohnbestandteil und sind voll zu versteuern.

Inhaltsstruktur eines Reglements

AbschnittInhalt
1. Geltungsbereichfür welche Mitarbeitenden, welche Funktionen
2. Effektive SpesenReise, Verpflegung, Übernachtung
3. Pauschalspesenmonatliche oder jährliche Pauschalen pro Funktion
4. Belegpflichtab welchem Betrag, welche Form
5. PrivatanteileGeschäftsfahrzeug, IT-Geräte
6. Genehmigung und AnpassungVerfahren bei Änderungen

Effektive Spesen

Effektive Spesen werden gegen Beleg vergütet. Üblich sind:

  • Bahn, Flug, Mietwagen
  • Hotelübernachtungen
  • geschäftlich veranlasste Verpflegung
  • Kundengeschenke (mit Einschränkungen)
  • Kommunikationskosten (Roaming)
  • Berufsbekleidung (sofern erforderlich)

Belege werden gemeinsam mit der laufenden Buchhaltung archiviert, siehe Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung .

Pauschalspesen mit Genehmigung

Übliche Bandbreiten in der Praxis:

  • Geschäftsleitung: 800 – 1'500 CHF/Monat
  • Mittleres Kader: 400 – 800 CHF/Monat
  • Aussendienst: nach Reisetätigkeit, oft 600 – 1'200 CHF/Monat

Diese Werte sind Richtwerte. Die kantonale Steuerverwaltung prüft die Plausibilität gegen die Funktion und das Lohnniveau.

Geschäftsfahrzeug

Wer ein Geschäftsfahrzeug auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil. Pauschal sind 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (10.8 % pro Jahr) auf dem Lohnausweis (Ziffer 2.2) aufzuführen. Mit Wirkung ab 2022 ist auch der Arbeitsweg mit dem Geschäftsfahrzeug pauschal mit 0.9 % gedeckt.

Genehmigungsverfahren

Der Antrag wird beim Steueramt am Sitzkanton gestellt. Üblicher Ablauf:

  1. Reglement entwerfen.
  2. Antrag mit Personalstruktur und Funktionsbeschreibungen einreichen.
  3. Rückfragen der Steuerverwaltung beantworten.
  4. Genehmigung mit Verfügung erhalten.
  5. Genehmigung im Personaldossier ablegen.
  6. Bei Änderungen erneut zur Genehmigung vorlegen.

Aktuelle Hinweise stehen auf kmu.admin.ch .

Auswirkungen auf den Lohnausweis

  • effektive Spesen: Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2
  • Pauschalspesen mit Genehmigung: Ziffer 13.2.1
  • Pauschalspesen ohne Genehmigung: Ziffer 13.2.2 (Lohnbestandteil)
  • Geschäftsfahrzeug: Ziffer 2.2

Mehr im Beitrag zum Lohnausweis Schweiz .

Praxistipps

  • Reglement so einfach wie möglich, aber so detailliert wie nötig
  • mindestens jährliche Überprüfung
  • Beleggrenze typischerweise bei 50 CHF
  • klare Trennung von privat und geschäftlich
  • Verbindung zur doppelten Buchführung sauber halten

Fazit

Ein genehmigtes Spesenreglement spart Aufwand und schafft Klarheit. ReAI bietet Vorlagen und unterstützt die Verbuchung. Preise ansehen .